Eine vorhandene Signatur-Vorlage bearbeiten

In der ersten Rubrik haben Sie die Möglichkeit, alle Vorlagen zu verwalten, die den Nutzern in der Signaturverwaltung zur Verfügung gestellt werden. Sie sehen hier eine Übersicht über alle Vorlagen, die aktuell im Gebrauch sind. Im ersten Schritt möchte ich vorerst erklären, wie Sie vorhandene Vorlagen bearbeiten, hinterher gehen Sie noch einen Schritt weiter, wenn ich Ihnen erkläre, wie Sie eine komplett neue Vorlage erstellen.

Um eine der Vorlagen zu bearbeiten, wählen Sie diese aus und klicken dann auf das Stift Symbol. Innerhalb der Design-Ansicht können Sie nun rechts im Fenster unterhalb Name den Anzeigenamen der Vorlage ändern. Ich werde in diesem Fall eine vorhandene Signatur-Vorlage duplizieren, indem ich auf Vorlage kopieren klicke. Es öffnet sich praktisch das gleiche Fenster, wie wenn ich auf Vorlage bearbeite klicken würde, nur würde ich in diesem Falle nichts kaputtmachen.

 

 

Des Weiteren können Sie, falls die Vorlage bestimmte Elemente wie die Grußformel, Slogans oder einen Haftungsausschluss in einer bestimmten Sprache enthält, die verfügbaren Sprachen unter Sprache einschränken einstellen. Hierfür stellen Sie bitte den Button auf Ja um, und bekommen nun eine Übersicht aller in der Datenbank verfügbaren Sprachen, aus der Sie die gewünschten Sprachen auswählen können. Sollten Sie sehr viele Sprachen anbieten, können Sie ferne über die Buttons Alles auswählen und Alles abwählen schneller bestimmte Sprachen zulassen oder ausklammern. Der Nutzer kann sich die Signatur später nur in diesen freigegebenen Sprachen einrichten.

 

 

Auf gleicher Weise haben Sie die Möglichkeit, die Vorlage nur für eine oder mehrere Firmen freizugeben. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie mehrere Tochterfirmen haben. Somit haben Nutzer anderer Tochterfirmen keinen Zugriff auf Vorlagen, die nicht für sie vorgesehen sind.

 

 

Nun können Sie rechts über Vorlage in Word anpassen die tatsächliche Signatur-Vorlage öffnen. Lassen Sie sich nicht von den ganzen Fenstern und Platzhaltern verunsichern – dieses Thema gehen Sie als nächstes an. Sie können nun die gewünschten Elemente anpassen – bspw. Schriftart, - größe und -farbe, oder Slogan, oder Sie wollen nun werblich Ihre Social-Media-Kanäle mit eintragen. Oder Sie wollen eine spezielle Sprachvariante anlegen und ändern bspw. die Grußformel. Haben Sie nun die Anpassungen gemäß Ihren Wüschen umgesetzt können Sie das Word-Dokument speichern und schließen. Die Anpassungen können Sie direkt in der Vorschau noch einmal kontrollieren, und dann mit Speichern und schließen die Anpassung der Signatur-Vorlage abschließen. Sobald dies geschehen ist, werden diese Anpassungen an alle Nutzer verteilt, und ihre Signatur-Vorlagen werden im vorgesehenen Synchronisationsintervall automatisch aktualisiert.

 

 

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