Profilauswahl

Grundsätzlich ist Ihre Signaturen aus Daten zusammengesetzt, die zum einen aus Standort-Informationen – bspw. Adresse, Registergericht, juristische Einheiten – und zum anderen aus Ihrem Profil – bspw. persönliche Daten wie Name, Kontaktdaten und Abteilung – bestehen. Damit die Signatur auch die gewünschten Daten abbildet, müssen Sie noch Ihr Profil auswählen. Dafür klicken Sie nun auf Profil auswählen. Hier erhalten Sie rechts eine Preview Ihrer Signatur und können überprüfen, ob Ihre persönlichen Daten richtig sind. Profildaten werden standardmäßig aus dem Active Directory Ihrer Firma übernommen und darüber auch i.d.R. regelmäßig aktualisiert.

 

 

Sollten in Ihren Profildaten falsche oder fehlende Daten vorhanden sein, können diese kurzfristig angepasst werden. Hierzu klicken Sie bitte auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie Ihr Profil bearbeiten können. Der blau hervorgehobene Link-Button kennzeichnet, dass hier eine direkte Verknüpfung zum AD-Feld besteht. Stellen Sie fest, dass hier Daten nicht richtig sind, können Sie diese anpassen, indem Sie einfach in das Datenfeld klicken und die Daten anpassen. Die Verbindung zum AD-Feld wird dadurch gekappt, gekennzeichnet dadurch, dass das Link-Symbol nicht mehr hervorgehoben ist.

 

 

 

Bitte beachten Sie:

Ziel sollte es jedoch sein, dass das Active Directory Ihrer Firma stets allen Stellen die richtigen Daten enthält, also sollten Sie sich ein ToDo machen, und Ihren IT Administrator darum bitten, entsprechende Daten anzupassen, worauf Sie dann die Verknüpfung zum AD Feld wieder herstellen sollten. Sie können die Verbindung später wiederherstellen, indem Sie auf den Link-Button noch einmal klicken. Dadurch wird der Eintrag im verbundenen AD-Feld wieder eingetragen – dieser sollte ggf. nun den der richtige Wert stehen.

 

Sie haben auch die Möglichkeit, Übersetzungen für Ihre Profildaten anzulegen, falls dies. im Falle der Stellenbezeichnung, Abteilung oder bei einem Umlaut in Ihrem Namen der Fall ist. Eine neue Sprachvariante Ihres Profils fügen Sie hinzu, wenn Sie das +-Symbol anklicken. Sie können nun aus allen im Rahmen der Produkteinführung geforderten Sprachen auswählen, und die erforderlichen Änderungen durchführen.

 

 

Bitte beachten Sie:

Falls zusätzliche Sprachen erforderlich sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Corporate Design Administrator.

 

Wenn Sie die Sprache für Ihre Signatur später auswählen, wird entsprechend diese Sprachvariante des Profils angezeigt – natürlich gesetzt dem Falle Ihr Administrator hat diese Sprache für das freigegebene Signatur-Template vorgesehen. Stellen Sie keine Übersetzung Ihres Profils ein, wird immer das Standard-Profil oben links eingefügt. Möchten Sie eine Sprachvariante Ihres Profils wieder entfernen möchten, wählen Sie dieses aus und klicken dann auf das X-Symbol bzw. auf Ausgewählte Sprache löschen.

 

 

Wenn Sie zusätzlich das Word-Addin empower® docs von Made in Office nutzen, und dort bereits Ihr Profil eingerichtet haben, müssen Sie nichts weiter tun – es handelt sich hier um ein und dasselbe Profil.

Sie können weiterhin auch mehrere Profile in dieser Liste hinzufügen, bspw. wenn Sie in Vertretung für einen Kollegen oder bei delegierter Korrespondenz. Bei der Auflistung von mehreren Profilen haben Sie weiter noch die Möglichkeit, eines der Profile als Standard zu setzen – somit Wird dieses direkt ausgewählt, wenn Sie das nächste Mal eine Signatur einrichten.

 

 

Natürlich können Sie auch hinzugefügte Profile aus Ihrer Liste wieder entfernen, indem Sie auf das x-Symbol bzw. auf Entfernen klicken. Eine Preview der Signatur mit den Daten einer bestimmten Person können Sie übrigens auch erhalten, indem Sie oben rechts in das Suchfeld einen Namen eingeben.

 

 

 

 

Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.