Standortdaten

In Firmen verwalten haben Sie die Möglichkeit, weitere Firmen- und Standortdaten über Eingabefelder einzupflegen. Um die Firmenverwaltung zu öffnen, gehen Sie über Customizing auf Firmen verwalten. Firmen werden nach Land sortiert. All deren Standorte werden in der Übersicht auf der rechten Seite aufgelistet, ganz unabhängig ob Standorte noch in anderen Ländern existieren oder nicht. In der Adressen Spalte sehen Sie alle Standorte der ausgewählten Firma in einer Liste für eine schnelle Ortung und Auswahl.

Um eine weitere Firma hinzuzufügen klicken Sie das „+“-Symbol unterhalb der Firmenspalte (1). Klicken Sie nun das „+“-Symbol rechts neben dem Eingabefeld oder drücken auf Ihrer Tastatur „Enter“. Da bislang noch kein Land eingegeben wurde, wird diese Firma vorerst als nicht zugewiesen in der Liste aufgeführt.

Um einen Standort dieser oder einer bereits eingetragenen Firma anzulegen, wählen Sie diese aus und klicken dann das „+“-Symbol unterhalb der Adress-Spalte (2). Eine leere Eingabemaske öffnet sich, in die Sie die gewünschten Informationen eingeben können. Die Einstellung der Rechtsform schreibt vor, welche Sprachen verfügbar sind. Wechseln Sie die Sprache der Eingabefelderbezeichnungen, indem Sie diese im Dropdownmenü auswählen (3). Die Eingabe, die Sie im Feld für das Land eingeben, wird in der Firmenspalte links aufgeführt. Unter diesem Land wird die Firma fortan gelistet. Nachdem alle Daten eingegeben wurden klicken Sie Speichern.

Manche Standorte verfügen über mehr als zwei Sprachen (primär und sekundär) – je nachdem welche Rechtsform für diese eingestellt wurde. In diesem Fall hat ein Administrator die Möglichkeit, eine Standardsprache über die Firmenverwaltung einzustellen. Hierfür öffnen Sie das Firmen verwalten Fenster und wählen den gewünschten Standort aus. Oberhalb der Eingabefelder können Sie die Standardsprache über das vorgesehene Dropdownmenü Standardsprache setzen auswählen.

Bestätigen Sie alle Einstellungen, indem Sie das Fenster mit OK schließen.

 

Firmenlogo

Ein Administrator kann auch ein Firmenlogo mit den Standortdaten abspeichern. Somit kann die gleiche Vorlage für mehrere Firmen genutzt werden, ohne dass die Notwendigkeit für unterschiedliche Versionen mit individuellen Logos besteht.

Um ein Firmenlogo abzulegen, wählen Sie einfach die gewünschte Firma aus und klicken auf das „+“-Symbol in der oberen rechten Ecke des Fensters.

Wählen Sie die gewünschte Bilddatei von Ihrer Festplatte aus.

 

Sprachversionen von Logos

Manche Logos unterscheiden sich von Sprache zu Sprache, oftmals weil ein Untertitel oder anderer Text zusammen mit dem Logo abgebildet wird. In empower docs haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Sprachversionen eines Logos abzulegen, welche dann bei Auswahl der betreffenden Sprache abgebildet werden.

Hierfür scrollen Sie bitte in der Eingabemaske der Firmendaten eines ausgewählten Standortes ganz nach unten.

Klicken Sie auf Logo auswählen wird sich der File Explorer öffnen. Wählen Sie von Ihrer Festplatte das gewünschte Logo aus. Scrollen Sie nun wieder ganz nach oben um die Sprache der Felderbezeichnungen zu wechseln.

Scrollen Sie nun wieder nach unten um eine Version des Logos in der ausgewählten Sprache zu speichern. Wiederholen Sie diese Schritte für alle verfügbaren Sprachen für diesen Standort. Sobald alle Logos hinzugefügt wurden, speichern Sie die Einstellungen mit OK.

Bitte beachten Sie: Logos werden in ihrer Ursprungsgröße eingefügt um ein Verzerren zu vermeiden. In manchen Fällen kann dies dazu führen, dass bei einem Wechsel das Logo an einer unerwünschten Stelle eingefügt wird. Um dieses Phänomen zu vermeiden muss vor dem Speichern einer Vorlage in die Bibliothek eine Dokumentenvariable darin implementiert werden:

ActiveDocument.Variables.Add "Empower docsFixedLogoSize", "true“

Dazu müssen Sie das VBA Fenster öffnen, indem Sie entweder alt + F11 drücken oder zum Entwickler-Tab navigieren und dann auf Visual Basic klicken. Es kann sein, dass es erforderlich ist, den Entwickler-Tab in den Optionen von Word® erst zu aktivieren.

Unbenannt.PNG

Wenn Sie das VBA Fenster geöffnet haben, navigieren Sie zum Direktfenster indem Sie STRG + G drücken. Geben Sie die Dokumentenvariable wie oben angegeben ein.

Als letzten Schritt können Sie nun das VBA Fenster schließen indem Sie wieder alt + F11 drücken; speichern Sie die Vorlage lokal ab bevor Sie sie in der Vorlagenbibliothek ablegen.

Bitte beachten Sie: Die Größe des bei Upload auf der Vorlage befindlichen Logos wird als Referenz genutzt, nach dem sich alle eingefügten Logos richten. Für die erfolgreiche Umsetzung dieser Schritte müssen alle Logos die gleiche Größe haben. Ist dies nicht der Fall könnten eingefügte Logos gestaucht werden.

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