Profile

In Ihrem Profil sind all Ihre persönlichen Daten gespeichert. Sie können Ihr Profil einem Standardstandort zuweisen, sowie Ihre persönlichen Daten in vorgesehene Eingabefelder eintragen. Sofern vorhanden werden Ihre Daten aus der Active Directory Ihrer Firma entnommen, sowie auch manuell durch Sie eingetragen.

Wenn Sie empower docs das erste Mal öffnen, öffnet sich ein Fenster mit Ihren Profildaten so wie sie in der Active Directory Ihrer Firma eingetragen wurden. Falls erforderlich können Sie die Einträge manuell anpassen oder ergänzen.

Bitte beachten Sie: eine Anpassung dieser Einträge wird die Einträge in der Active Directory nicht überschreiben.

Sobald Sie Ihre Daten zu Ihrer Zufriedenheit angepasst haben, können Sie die Änderungen mit OK speichern. Mit einem Klick auf Profile in der empower docs Menüleiste können Sie entweder ein Profil auswählen, um dieses in eine Vorlage einzufügen oder Sie verwalten Ihre Liste mit verfügbaren Profilen.

Profilverwaltung

Ein Klick auf Profile verwalten öffnet ein neues Fenster mit einer Liste an bereits durch Ihren Nutzeraccount hinzugefügter Profile.

Klicken Sie auf das „+“-Symbol um ein weiteres Profil hinzuzufügen.

Eine Suchmaske öffnet sich, in der Sie den Namen des gewünschten Nutzers eingeben können.

Hier durchsuchen Sie die Active Directory nach dem Nutzer. Dessen Profil kann später über ein Dropdownmenü in die Vorlage eingefügt werden. Diese Funktion ist besonders nützlich wenn bspw. eine Sekretärin im Namen eines Geschäftsführers einen Brief verfasst. Weitere Informationen entnehmen Sie Kapitel Zusätzliche Profile einfügen.

Sobald ein Eintrag gefunden wurde können Sie den Nutzer aus der Liste unterhalb der Suchmaske auswählen und mit OK diesen Ihrer Liste mit Profilen hinzufügen.

 

Profildaten anpassen

Falls erforderlich können Sie Ihre Profildaten anpassen. Dazu wählen Sie das zu editierende Profil aus der Profilliste aus und klicken dann auf das Stift-Symbol unten links.

Ein weiteres Fenster mit Eingabefeldern öffnet sich – identisch zu dem welches sich bei der Ersteinrichtung Ihres Profils öffnet. Hier sind alle Einträge in der Active Directory bereits vorhanden, bei Bedarf können Sie diese anpassen oder ergänzen.

In einem regelmäßigen Intervall wird mit der Active Directory synchronisiert, um eine Aktualität der Profildaten zu gewährleisten. Sobald ein Feld manuell angepasst wurde wird empower docs davon ausgehen, dass dies der aktuellste Eintrag ist. Für dieses Feld erfolgt fortan keine Synchronisation mit der Active Directory. Zu keiner Zeit werden Profildateneinträge zurück in die Active Directory geschrieben.

Jedes Feld mit einem hervorgehobenen AD Button kennzeichnet eine Verbindung zum dazugehörigen Feld der Active Directory. Dies erlaubt, dass eine Änderung in der Active Directory mit dem verbundenen Profildatenfeld von empower docs synchronisiert. Sie können diesen Button anklicken, um den Inhalt des Felds auf den Stand der Active Directory Ihrer Firma zurückzusetzen. Hierbei wird der Eintrag der Profildaten mit dem der Active Directory geladen, es wird jedoch gleichzeitig eine manuelle Änderung in empower docs überschrieben. Ein nicht hervorgehobener AD Button kennzeichnet, dass hier in der Active Directory kein Eintrag vorhanden ist, das Feld ist somit nicht mit einem Feld der Active Directory verbunden und es ist davon auszugehen, dass ein vorhandener Eintrag manuell vorgenommen wurde. Ein Klick auf diesen Button wird diesen Eintrag im Profildatenfeld löschen. Sie werden bei beiden Formen der Zurücksetzung aufgefordert, diese Änderung zu bestätigen.

 

Sprachvarianten

Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, Übersetzungen seiner Profildaten anzulegen, wie bspw. für Namen, Stellenbezeichnung oder Abteilung. Somit kann der Name Müller bei einem Wechsel ins Englische als Mueller abgebildet werden. Um eine weitere Sprachvariante Ihres Profils anzulegen klicken Sie auf das „+“-Symbol in der Anpassungsansicht Ihres Profils.

Es wird von der ersten Zeile Ihrer vorhandenen Einträge – dem Standardeintrag – eine Kopie erstellt, die Sie entsprechend anpassen können. Sobald eine weitere Sprachvariante erstellt wird entsprechen die Eintragungen der ersten Zeile der Sprache US Englisch. Aufgrund der Art und Weise, in der empower docs konfiguriert ist, ist US Englisch die Standard-Sekundärsprache für jeden Standort, der diese Sprache nicht als Primärsprache eingestellt bekommen hat. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus dem linken Dropdownmenü aus. Die verfügbaren Sprachen richten sich nach denen, die in die Datenbank implementiert wurden.

Sobald Sie alle gewünschten Anpassungen durchgeführt haben können Sie diese mit einem Klick auf OK speichern. Um eine Sprachvariante wieder zu löschen wählen Sie diese aus und klicken dann auf das „"-Symbol.

Sobald ein Profil in ein Dokument eingefügt wurde werden die verfügbaren Sprachen über die Rechtsform des ausgewählten Standorts vorgeschrieben – ganz unabhängig davon, wie viele Sprachvarianten Ihres Profils durch Sie angelegt wurden. Alle Anpassungen Ihrer Profildaten inklusive der Sprachvarianten werden auf der Datenbank gespeichert. Somit haben andere Nutzer ebenfalls Zugriff auf diese Änderungen wenn diese nach Ihrem Profil suchen und dieses zu Ihrer Liste hinzufügen.

 

Zusätzliche Profile einfügen

Wenn Sie auf Profile im empower docs Menü klicken und dann Profil auswählen anklicken, wird sich ein Auswahlfenster öffnen. In dieser Liste werden all Profile in einem Dropdownmenü aufgeführt, die bereits Ihrer Liste hinzugefügt wurden. Je nachdem, wie die gewünschte Vorlage konfiguriert wurde haben Sie die Möglichkeit bis zu drei Profile einzufügen.

Sie haben die Möglichkeit einzustellen, dass bei einem Laden einer Vorlage aus der Bibliothek automatisch ausgewählte Profile in ein Dokument eingefügt werden. Diese Option ist besonders hilfreich, wenn Sie immer die gleichen zusätzlichen Profile in ein Dokument einfügen müssen – sofern diese Vorlage dementsprechend eingestellt wurde. Diese Einstellungen nehmen Sie in der Liste hinzugefügter Profile vor.

Unten rechts finden Sie drei Buttons, mit denen Sie Default-, Zweit- und Drittprofil festlegen können. Hierzu selektieren Sie das gewünschte Profil und klicken dann auf den entsprechenden Button.

Eine Ziffer erscheint rechts vom Profil und kennzeichnet damit, was für eine Einstellung dieses Profil erhalten hat. Die Ziffer zeigt gleichzeitig an, in welcher Reihenfolge die Profile in das Dokument eingefügt werden. Um die Einstellung wieder rückgängig zu machen, wählen Sie das entsprechende Profil noch einmal aus und klicken ein weiteres Mal auf den Button im unteren Teil des Auswahlfensters.

Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.