Charts-Daten bearbeiten

Integrierte Excel®-Tabelle

Wie bei einem üblichen PowerPoint®-Diagramm können Sie die Daten eines Charts mithilfe einer im Chart eingebetteten Excel®-Tabelle bearbeiten.

Klicken Sie dazu auf den Aktionspunkt Daten editieren auf der Aktionsleiste oberhalb des ausgewählten Charts. Wie gewohnt öffnet sich nun die integrierte Excel®-Tabelle und Sie können die Daten bearbeiten, hinzufügen, entfernen sowie die jeweiligen Bereiche selektieren.

Dieses Excel®-Fenster wurde so entwickelt, dass es sehr schnell geladen werden kann, außerdem bietet es einfachen Zugriff auf Funktionen wie das Sortieren, Formatieren und Transponieren von Daten sowie das Einfügen und Löschen von Spalten in der Tabelle. Die Position und Größe dieses Excel®-Fensters wird gespeichert und beim erneuten Öffnen von Excel® wieder übernommen. Wenn Sie das Standard-Excel® öffnen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf das Excel-Symbol oben im Fenster klicken (1). Beim Bearbeiten von Diagrammdaten im Excel®-Fenster ist die Kopfzeile der Tabelle für neue Datendiagramme standardmäßig ausgeschaltet. Dies ermöglicht Ihnen, die erste Zeile als Datumsachse zu formatieren oder mit Formeln in der ersten Zeile zu arbeiten. Die Kopfzeile kann auch wieder eingeschaltet werden (2).

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Sie können nun Daten bearbeiten, hinzufügen und entfernen. Der im Diagramm angezeigte Datenbereich wird durch die Größe der Tabelle bestimmt.

Darüber hinaus ist es möglich, die von den empower® charts Datenzeilen angezeigten Daten zeilenweise oder spaltenweise in der eingebetteten Excel®-Tabelle neu zu ordnen. Im externen Excel®-Fenster können Sie die Daten auf verschiedene Weise bearbeiten können:

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  • Zeilenreihenfolge umkehren (1)
  • Spaltenreihenfolge umkehren (2)
  • Zeilen/Spalten transponieren (3)
  • Zeilen sortieren (4)
  • Spalten sortieren (5)

Standardmäßig ist die anfängliche Sortieroption aufsteigend. Wenn Sie ein zweites Mal auf eine Schaltfläche klicken, wird die umgekehrte Aktion ausgeführt.

Bitte beachten Sie:

Soweit möglich, werden die in der Tabelle enthaltenen Formeln beibehalten. Die Optionen für 'transponieren' und 'sortieren' konvertieren alle in der Tabelle enthaltenen Formeln in Werte.

Während eines Kopier- oder Ausschneidevorgangs (Zelle enthält einen Auswahlrahmen) ist ein Einfügen von Zellen oder Spalten nicht möglich.

 

Externe Excel®-Daten

Neben der Nutzung integrierter Daten können Sie mithilfe von empower® charts auf externe Excel®-Datenquellen zurückgreifen. Klicken Sie hierzu unter dem Aktionspunkt Daten auf Excel Link. Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem Sie entweder Daten aus einer Excel®-Datei (lokal oder auf einem Netzlaufwerk) oder aus einer Excel®-Datei aus Ihrem SharePoint/OneDrive öffnen können.

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Möchten Sie eine lokale Excel®-Datei öffnen, dann wählen Sie Lokale Datei öffnen. Sofern Sie bereits eine oder mehrere Excel®-Arbeitsmappen geöffnet haben, wird diese/werden diese Ihnen in der Liste angezeigt und Sie können die Dateien mit einem Klick öffnen. Sofern Sie auf keine der geöffneten Excel®-Arbeitsmappen zurückgreifen wollen (oder Sie keine geöffnet haben), klicken Sie auf Durchsuchen. Es öffnet sich nun der Windows Explorer, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen können.

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Um eine Excel®-Datei aus Ihrem SharePoint zu öffnen, wählen Sie die Option SharePoint URL öffnen aus. Fügen Sie nun in das Eingabefeld den Link zu der gewünschten Datei ein. Zum Kopieren des Links klicken Sie bitte im SharePoint rechts neben der Excel®-Datei auf die Schaltfläche Menü öffnen (dies ist die Schaltfläche mit drei Punkten; der Name kann je nach Version abweichen) und kopieren Sie den Link je nach Version unmittelbar aus dem sich öffnenden Menü oder klicken Sie zunächst auf Link kopieren. Nach dem Einfügen klicken Sie bitte auf den Button Link öffnen. Daraufhin wird eine Verbindung zu der ausgewählten Datei hergestellt. Dies kann gegebenenfalls eine kurze Zeit dauern und erfordert unter Umständen die Eingabe Ihrer SharePoint Anmeldedaten.

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empower® charts unterstützt sowohl SharePoint als auch Dateien, die sich auf OneDrive oder Microsoft Teams befinden. Es wird empfohlen, die Excel-Datei zuerst zu öffnen und sie dann mit dem Diagramm zu verknüpfen (Lokal / Offene Dateien), da dies deutlich einfacher ist als den Link zu kopieren.

Sobald Sie eine Excel®-Arbeitsmappe öffnen, erscheint sie auf der rechten Seite. Wählen Sie nun den gewünschten Datenbereich innerhalb der Excel® Tabelle aus, welchen Sie mithilfe eines Charts darstellen wollen; empower® charts . In der Excel®-Arbeitsmappe ist ein Fenster geöffnet, welches den ausgewählten Bereich anzeigt und in dem Sie diesen mit einem Klick auf OK bestätigen können.

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Sie können nicht nur einen gesamten Bereich auswählen, sondern auch partielle Bereiche miteinander verbinden. So können Sie zum Beispiel bestimmte Spalten aus der Quelldatei von der Integration in das Chart ausschließen. Hierfür verwenden Sie Ihren Cursor um einen Bereich auszuwählen, halten dann Strg gedrückt und wählen einen weiteren Bereich aus. Auch hier bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK.

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Nachdem Sie den gewünschten Datenbereich ausgewählt haben, sollten Sie direkt festlegen, ob Ihre Serien in der Excel-Datei in Zeilen oder in Spalten vorliegen. Weiter können Sie definieren, ob die Daten dieser Verlinkung bei jedem Öffnen der PowerPoint-Datei aktualisiert werden sollen und ob eine relative Verlinkung erstellt werden soll.

Um das Diagramm mit der Excel®-Tabelle zu verknüpfen, klicken Sie erneut auf OK. Die Daten der Excel®-Arbeitsmappe sollten nun im Chart angezeigt werden.

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Daten automatisch beim Öffnen aktualisieren

Haben Sie ein Chart mit einer externen Datenquelle verknüpft, können Sie einstellen, ob sich das Chart (bzw. die dahinterliegenden Daten) beim Öffnen der Präsentation aktualisieren soll oder nicht. Betätigen Sie entsprechend den Schalter Aktualisiere Daten automatisch beim Öffnen indem Sie diesen auf Nein oder Ja stellen.

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Relative Pfade verwenden

Haben Sie ein Chart mit einer externen Datenquelle verknüpft, können Sie einstellen, ob Sie die Funktion Relative Pfade nutzen wollen. Anstelle eines festen Pfades berücksichtigt diese Einstellung den relativen Pfad der entsprechenden PowerPoint®- und Excel®-Datei. Wenn Sie bspw. eine PowerPoint®- und eine Excel®-Datei (die Charts in der PPT Datei sind mit der Excel®-Datei verknüpft) per E-Mail an eine Kollegin schicken wollen, kann die Kollegin beide Dateien lokal speichern. Obwohl nun der Verknüpfungspfad des Charts auf einen für die Kollegin nicht zugänglichen Pfad verweist, kann eine Verbindung zu den Excel®-Daten aufgrund der relativen Verknüpfung hergestellt werden. Vorausgesetzt ist allerdings, dass die Dateien relativ im gleichen Verhältnis zueinander abgelegt werden. Wenn sich also beispielsweise die Ursprungdateien in dem gleichen Ordner befinden, ist es notwendig, dass die Dateien ebenfalls lokal in dem gleichen Ordner abgespeichert werden.

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Bitte beachten Sie:

Wenn Sie die Funktion Relative Pfade aktivieren, muss darauf geachtet werden, dass sich die angezeigte Pfadangabe nicht ändert.

 

Externe Datenquellen nachträglich bearbeiten

Wollen Sie die externe (Excel®-Daten-)Anbindung eines Charts entfernen, klicken Sie auf den Aktionspunkt Daten in der Aktionsleiste oberhalb des Charts und dann auf Link entfernen. Möchten Sie die Excel-Verknüpfung nachträglich bearbeiten, wählen Sie die Option Link bearbeiten. Mit einem Klick auf Verlinkungsquelle öffnen können Sie die verknüpfte Datei auch direkt öffnen und die Daten für das Chart anpassen.

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Sofern Sie mehrere externe Excel®-Verknüpfungen in Ihrer Präsentation benutzen, können Sie zum Verwalten der Links den Excel Link Manager über die Funktion Excel Links nutzen, welche sich in der PowerPoint® Menüleiste im Bereich empower® charts befindet.

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Haben Sie den Excel Link Manager geöffnet, sehen Sie eine Übersicht über alle mit Excel®-Dateien verknüpften Charts in Ihrer Präsentation. Auf der linken Seite wird angezeigt, auf welcher Folie sich die Verknüpfung befindet. Sie sehen den Speicherort der Ursprungsdatei und können diese einfach mit einem Klick auf den Pfad öffnen. Indem Sie mehrere oder alle Einträge markieren, können Sie die ausgewählten Charts auf einmal aktualisieren oder Ihre Verknüpfungen löschen. Rechts haben Sie noch die Möglichkeit, Automatische Aktualisierung beim Öffnen sowie Relative Pfade verwenden zu aktivieren bzw. deaktivieren. Zudem können Sie die Ursprungsdatei für einzelne oder mehrere Verknüpfungen gleichzeitig austauschen. Dazu selektieren Sie einfach die entsprechenden Verknüpfungen und klicken auf Neue Excel®-Datei auswählen. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie die zu verlinkende Datei auswählen können.

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Serienbezug

Sie können bestimmen, ob die Datenreihen des Charts nach den Zeilen oder Spalten der eingebetteten Excel®-Tabelle sortiert werden sollen. Klicken Sie hierfür auf Daten und dann entweder auf Serienbezug nach Zeilen oder nach Spalten.

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