Ordnerrechte in Vorlagenbibliothek

Analog zur Textelement-Bibliothek kann ein hinreichend berechtigter Nutzer auch individuellen Nutzern Rechte an Ordnern in der Vorlagenbibliothek vergeben. Damit dies möglich ist muss empower docs entsprechend konfiguriert werden. Standardmäßig verfügt jeder Nutzer über den Rechtstyp „Leser“. Somit kann jeder Nutzer auf alle Ordner der Firmenbibliothek zugreifen. Bitte setzen Sie sich mit Ihrer IT Abteilung in Verbindung wenn Sie über die Active Directory individuell oder über AD Gruppen Rechte vergeben möchten.

In der Vorlagenbibliothek haben Sie die Möglichkeit, Nutzer mit individuellen Bearbeitungs- und Administratorrechten zu versehen. Um weitere Nutzer für einen Ordner zu berechtigen oder um die Rechte von vorhandenen Nutzern anzupassen, klicken Sie bei dem ausgewählten Ordner auf das Zahnrad unten links in der Bibliotheksansicht.

In dieser ersten Übersicht können Sie einsehen, welche Nutzer mit welchen Rechten auf diesem Ordner berechtigt sind.

Sie können einen von vier Rechtstypen an einen Nutzer vergeben:

  • Administrator
  • Editor
  • Autor
  • Leser

Ein Administrator kann Ordner und Unterordner löschen und hinzufügen, Berechtigungen an andere Nutzer vergeben und entziehen. Gleichzeitig kann ein Administrator Inhalte erstellen, anpassen und löschen.

Ein Editor kann Inhalte eines Ordners lesen und gleichzeitig neue Inhalte hinzufügen, anpassen und löschen.

Ein Autor kann Inhalte lesen und neue Inhalte hinzufügen, jedoch nur die Elemente anpassen und löschen, die durch ihn selbst erstellt wurden. Inhalte anderer Nutzer kann ein Autor lediglich lesen und nutzen.

Ein Leser kann alle Ordnerinhalte lesen und nutzen, jedoch keine Änderungen vornehmen.

Informationen zu den unterschiedlichen Rechtstypen werden Ihnen angezeigt wenn Sie mit Ihrem Cursor über das Fragezeichensymbol in der oberen rechten Ecke fahren.

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Ändern Sie den Rechtstypen eines vorhandenen Nutzers, indem Sie den Nutzer auswählen und dann unter Rechtstyp eine andere Einstellung wählen. Um einen neuen Nutzer zu berechtigen, wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken dann auf das „+“-Symbol unten rechts. Sie können nun die Active Directory durchsuchen – analog zum Prozess des Hinzufügens weiterer Profile für Ihre persönliche Liste. Sobald ein Eintrag gefunden wurde, können Sie den gewünschten Nutzer aus der Ergebnisliste auswählen, die erforderliche Berechtigung einstellen und mit OK den Prozess abschließen.

Um bestehende Berechtigungen eines Nutzers wieder zu entziehen wählen Sie den Nutzer aus und entfernen diesen mit dem „-“-Button. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

Es ist nicht nur möglich, an einzelne Nutzer Rechte zu vergeben, Sie können diese auch an ganze Active Directory Gruppen vergeben. Gehen Sie vor wie beim Hinzufügen einzelner Nutzer, jedoch geben Sie alternativ den Gruppennamen im Anzeigename Feld ein. Sie können auch auswählen, ob die individuellen Gruppenmitglieder angezeigt werden sollen.

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Bitte beachten Sie: Die Berechtigungen auf einen Ordner werden an die enthaltenen Unterordner „vererbt“. Wenn Sie wünschen, dass Berechtigungen nur an einen bestimmten Ordner einer kompletten Ordnerstruktur vergeben werden sollen, müssen Sie diesen separat ablegen.

Standardmäßig erhalten alle Nutzer Leserechte und diese Option ist nur möglich und notwendig wenn nicht alle Nutzer über Leserechte verfügen dürfen. Bitte kontaktieren Sie Ihre IT Abteilung wenn Sie wünschen, dass dies möglich ist.

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