Textelemente

Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Textelement- Bibliothek. Hier können Sie Standardtexte wie ein Firmenprofil, Produktinformationen oder andere Textmodule schnell in Ihr Dokument einfügen.

 

Textelemente hinzufügen

Eine Vielzahl an Inhalten können als Textelement gespeichert werden, sofern sie durch Word® genutzt werden können. Solche Elemente sind bspw.:

  • Tabellen
  • Diagramme
  • Bilder
  • Texte
  • Icons

Sobald Sie Ihre Anpassungen an ein Textelement zu Ihrer Zufriedenheit vorgenommen haben, ist es soweit in die Bibliothek gespeichert zu werden. Hierzu markieren Sie das komplette Element und klicken in der Menüleiste auf In Bibliothek speichern. Bitte wählen Sie dann Textelement aus, um das Element in der vorgesehenen Bibliothek abzulegen.

Wenn Sie das erste Mal ein Textelement speichern, werden Sie dazu aufgefordert, einen neuen Ordner auszuwählen. Dies tun Sie, indem Sie auf den Neuer Ordner Button unten links in der Bibliotheksansicht klicken.

Nachdem Sie den richtigen Ordner ausgewählt haben und einen passenden Dateinamen eingegeben haben können Sie nun das Textelement mit OK in der Bibliothek ablegen. Nachdem der empower Sync komplett durchlaufen ist und sich mit der Datenbank synchronisiert hat, werden Sie auch eine Vorschau des Elements in der Bibliothek sehen können. Somit müssen Sie nicht erst das Element herunterladen um zu sehen um was genau es sich handelt.

Alle Einstellungen und Formatierungen inkl. Schriftfarbe, –größe und –art, sowie Fettdruck und Zeilenabstand werden so übernommen, wie sie bei Ablage in die Bibliothek eingestellt waren. Um ein Textelement in ein Dokument einzufügen, wählen Sie es aus und klicken entweder auf Einfügen oder üben einen Doppelklick auf das Element aus.

Sie haben auch die Möglichkeit eine Split Screen Ansicht auszuwählen:

 

Mit dieser Ansicht können Sie die Textelemente- Bibliothek direkt neben Ihr Dokument platzieren und so Ihr Dokument schnell mit unterschiedlichen Textelementen erstellen, ohne dass Sie jedes Mal den Button für die Bibliothek anklicken müssen.

 

Textelement-Bibliothek

Die Textelement-Bibliothek ist ähnlich wie die Vorlagenbibliothek gestaltet; mit einer Ordnerstruktur, Sortieroptionen und Metadaten der Elemente. Zusätzlich zu einer firmenweiten Textelemente- Bibliothek gibt es auch eine Nutzerbibliothek, in die jeder Nutzer seine eigenen Textelemente für die schnelle Erstellung von Dokumenten ablegen kann.

Jeder Nutzer kann diese Ordner mit seinen Kollegen teilen und an sie individuelle Rechte vergeben. Nutzer können so zusammen arbeiten und einen Ordner mit gemeinsam genutzten Textelementen verwalten bspw. wenn gemeinsam an einem Projekt gearbeitet wird.

Um weitere Nutzer für einen Ordner zu berechtigen oder um die Rechte von vorhandenen Nutzern anzupassen, klicken Sie bei dem ausgewählten Ordner auf das Zahnrad unten links in der Textelemente-Bibliothek.

In dieser ersten Übersicht können Sie einsehen, welche Nutzer mit welchen Rechten auf diesem Ordner berechtigt sind.

Hier können Sie einen weiteren Nutzer hinzufügen, indem Sie das „+“-Symbol anklicken. Ein Fenster, welches identisch zum Fenster zur Suche zusätzlicher Profile ist, öffnet sich. Sobald der gewünschte Nutzer gefunden wurde, können Sie eines von vier Rechtstypen vergeben:

  • Administrator
  • Editor
  • Autor
  • Leser

Ein Administrator kann Ordner und Unterordner löschen und hinzufügen, Berechtigungen an andere Nutzer vergeben und entziehen. Gleichzeitig kann ein Administrator Inhalte erstellen, anpassen und löschen.

Ein Editor kann Inhalte eines Ordners lesen und gleichzeitig neue Inhalte hinzufügen, anpassen und löschen.

Ein Autor kann Inhalte lesen und neue Inhalte hinzufügen, jedoch nur die Elemente anpassen und löschen, die durch ihn selbst erstellt wurden. Inhalte anderer Nutzer kann ein Autor lediglich lesen und nutzen.

Ein Leser kann alle Ordnerinhalte lesen und nutzen, jedoch keine Änderungen vornehmen.

Sobald die erforderlichen Einstellungen durchgeführt wurden, können Sie den Nutzer einfach mit OK hinzufügen. Den Rechtstyp eines Nutzers können Sie jederzeit über das Dropdownmenü auf der rechten Seite ändern. Informationen zu den unterschiedlichen Rechtstypen werden Ihnen angezeigt wenn Sie mit Ihrem Cursor über das Fragezeichensymbol in der oberen rechten Ecke fahren.

Unbenannt.PNG

Ändern Sie den Rechtstypen eines vorhandenen Nutzers, indem Sie den Nutzer auswählen und dann unter Rechtstyp eine andere Einstellung wählen.

Bitte beachten Sie: Die Berechtigungen auf einen Ordner werden an die enthaltenen Unterordner „vererbt“. Wenn Sie wünschen, dass Berechtigungen nur an einen bestimmter Ordner einer kompletten Ordnerstruktur vergeben werden sollen, müssen Sie diesen separat ablegen.

Standardmäßig erhalten alle Nutzer Leserechte und diese Option ist nur möglich und notwendig wenn nicht alle Nutzer über Leserechte verfügen dürfen. Bitte kontaktieren Sie Ihre IT Abteilung wenn Sie wünschen, dass dies möglich ist.

Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.