Externe Excel®-Daten

Neben der Nutzung integrierter Daten können Sie mithilfe von empower charts auf externe Excel®-Datenquellen zurückgreifen. Klicken Sie hierzu unter dem Aktionspunkt Daten auf Excel Link.

Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem Sie entweder eine lokale Excel®-Datei oder eine Datei aus Ihrem SharePoint öffnen können.

Möchten Sie eine lokale Excel®-Datei öffnen, dann wählen Sie Lokale Datei öffnen.

Sofern Sie bereits eine oder mehrere Excel®-Arbeitsmappen geöffnet haben, wird diese/werden diese Ihnen in der Liste angezeigt und Sie können die Dateien mit einem Klick öffnen. Sofern Sie auf keine der geöffneten Excel®-Arbeitsmappen zurückgreifen wollen (oder Sie keine geöffnet haben), klicken Sie auf Dursuchen. Es öffnet sich nun der Windows Explorer, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen können.

Um eine Excel®-Datei aus Ihrem SharePoint zu öffnen, wählen Sie die Option SharePoint URL öffnen aus.

Fügen Sie nun in das Eingabefeld den Link zu der gewünschten Datei ein. Zum Kopieren des Links klicken Sie bitte im SharePoint rechts neben der Excel®-Datei auf die Schaltfläche Menü öffnen (dies ist die Schaltfläche mit drei Punkten; der Name kann je nach Version abweichen) und kopieren Sie den Link je nach Version unmittelbar aus dem sich öffnenden Menü oder klicken Sie zunächst auf Link kopieren. Nach dem Einfügen klicken Sie bitte auf den Button Link öffnen. Daraufhin wird eine Verbindung zu der ausgewählten Datei hergestellt. Dies kann gegebenenfalls eine kurze Zeit dauern und erfordert unter Umständen die Eingabe Ihrer SharePoint Anmeldedaten.

Sobald Sie eine Excel®-Arbeitsmappe öffnen, erscheint sie auf der rechten Seite. Wählen Sie nun den gewünschten Datenbereich innerhalb der Excel® Tabelle aus, welchen Sie mithilfe eines Charts darstellen wollen. In der Excel®-Arbeitsmappe ist ein Fenster geöffnet, welches den ausgewählten Bereich anzeigt und in dem Sie diesen mit einem Klick auf OK bestätigen können (Abbildung 9). Um das Chart mit der Excel®-Tabelle zu verknüpfen, klicken Sie erneut auf OK. Die Daten der Excel®-Tabelle werden nun automatisch vom Chart übernommen.

 

Daten automatisch beim Öffnen aktualisieren

Haben Sie ein Chart mit einer externen Datenquelle verknüpft, können Sie einstellen, ob sich das Chart (bzw. die dahinterliegenden Daten) beim Öffnen der Präsentation (lokal oder aus empower heraus) aktualisieren soll oder nicht. Betätigen Sie entsprechend den Schalter Aktualisiere Daten automatisch beim Öffnen indem Sie diesen auf Nein oder Ja stellen.

Relative Pfade verwenden

Haben Sie ein Chart mit einer externen Datenquelle verknüpft, können Sie einstellen, ob Sie die Funktion Relative Pfade nutzen wollen.

Anstelle eines festen Pfades berücksichtigt diese Einstellung den relativen Pfad der entsprechenden PowerPoint®- und Excel®-Datei. Wenn Sie bspw. eine PowerPoint®- und eine Excel®-Datei (die Charts in der PPT Datei sind mit der Excel®-Datei verknüpft) per E-Mail an eine Kollegin schicken wollen, kann die Kollegin beide Dateien lokal speichern. Obwohl nun der Verknüpfungspfad des Charts auf einen für die Kollegin nicht zugänglichen Pfad verweist, kann eine Verbindung zu den Excel®-Daten aufgrund der relativen Verknüpfung hergestellt werden. Vorausgesetzt ist allerdings, dass die Dateien relativ im gleichen Verhältnis zueinander abgelegt werden. Wenn sich also beispielsweise die Ursprungdateien in dem gleichen Ordner befinden, ist es notwendig, dass die Dateien ebenfalls lokal in dem gleichen Ordner abgespeichert werden.

Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie die Funktion Relative Pfade aktivieren, sich die angezeigte Pfadangabe nicht ändert.

Externe Datenquellen nachträglich bearbeiten

Wollen Sie die externe (Excel®-Daten-)Anbindung eines Charts bearbeiten, klicken Sie auf den Aktionspunkt Link bearbeiten auf der Aktionsleiste oberhalb des Charts. Mit einem Klick auf Verlinkungsquelle öffnen können Sie die verknüpfte Datei auch direkt öffnen und die Daten für das Chart anpassen.

Sofern Sie mehrere externe Excel®-Verknüpfungen in Ihrer Präsentation benutzen, können Sie zum Verwalten der Links den Excel Link Manager über die Funktion Excel Links nutzen, welche sich in der PowerPoint® Menüleiste im Bereich empower Charts befindet.

Haben Sie den Excel Link Manager geöffnet, sehen Sie eine Übersicht über alle mit Excel®-Dateien verknüpften Charts in Ihrer Präsentation.

Auf der linken Seite wird angezeigt, auf welcher Folie sich die Verknüpfung befindet. Sie sehen den Speicherort der Ursprungsdatei und können diese einfach mit einem Klick auf den Pfad öffnen. Indem Sie mehrere oder alle Einträge markieren, können Sie die ausgewählten Charts auf einmal aktualisieren oder Ihre Verknüpfungen löschen. Rechts haben Sie noch die Möglichkeit, Automatische Aktualisierung beim Öffnen sowie Relative Pfade verwenden zu aktivieren bzw. deaktivieren. Zudem können Sie die Ursprungsdatei für einzelne oder mehrere Verknüpfungen gleichzeitig austauschen. Dazu selektieren Sie einfach die entsprechenden Verknüpfungen und klicken auf Neue Excel®-Datei auswählen. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie die zu verlinkende Datei auswählen können.

Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.