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Administration

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Standortdaten pflegen und Firmenlogos hinterlegen können. Außerdem wird der Aufbau der Vorlagen, Updates und die Berechtigungen auf Ordnern in der Vorlagenbibliothek erklärt.

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Standortdaten Vorlagen Ordnerrechte in Vorlagenbibliothek
Firmenlogo Allgemeiner Aufbau  
Sprachversionen von Logos Vorlagen Updates  

 

 

Standortdaten

In Firmen verwalten haben Sie die Möglichkeit, weitere Firmen- und Standortdaten über Eingabefelder einzupflegen. Um die Firmenverwaltung zu öffnen, gehen Sie über Customizing auf Firmen verwalten. Firmen werden nach Land sortiert. All deren Standorte werden in der Übersicht auf der rechten Seite aufgelistet, ganz unabhängig ob Standorte noch in anderen Ländern existieren oder nicht. In der Adressen Spalte sehen Sie alle Standorte der ausgewählten Firma in einer Liste für eine schnelle Ortung und Auswahl.

Um eine weitere Firma hinzuzufügen klicken Sie das „+“-Symbol unterhalb der Firmenspalte (1). Klicken Sie nun das „+“-Symbol rechts neben dem Eingabefeld oder drücken auf Ihrer Tastatur „Enter“. Da bislang noch kein Land eingegeben wurde, wird diese Firma vorerst als nicht zugewiesen in der Liste aufgeführt.

Um einen Standort dieser oder einer bereits eingetragenen Firma anzulegen, wählen Sie diese aus und klicken dann das „+“-Symbol unterhalb der Adress-Spalte (2). Eine leere Eingabemaske öffnet sich, in die Sie die gewünschten Informationen eingeben können. Die Einstellung der Rechtsform schreibt vor, welche Sprachen verfügbar sind. Wechseln Sie die Sprache der Eingabefelderbezeichnungen, indem Sie diese im Dropdownmenü auswählen (3). Die Eingabe, die Sie im Feld für das Land eingeben, wird in der Firmenspalte links aufgeführt. Unter diesem Land wird die Firma fortan gelistet. Nachdem alle Daten eingegeben wurden klicken Sie Speichern.

Manche Standorte verfügen über mehr als zwei Sprachen (primär und sekundär) – je nachdem welche Rechtsform für diese eingestellt wurde. In diesem Fall hat ein Administrator die Möglichkeit, eine Standardsprache über die Firmenverwaltung einzustellen. Hierfür öffnen Sie das Firmen verwalten Fenster und wählen den gewünschten Standort aus. Oberhalb der Eingabefelder können Sie die Standardsprache über das vorgesehene Dropdownmenü Standardsprache setzen auswählen.

Bestätigen Sie alle Einstellungen, indem Sie das Fenster mit OK schließen.

 

Firmenlogo

Ein Administrator kann auch ein Firmenlogo mit den Standortdaten abspeichern. Somit kann die gleiche Vorlage für mehrere Firmen genutzt werden, ohne dass die Notwendigkeit für unterschiedliche Versionen mit individuellen Logos besteht.

Um ein Firmenlogo abzulegen, wählen Sie einfach die gewünschte Firma aus und klicken auf das „+“-Symbol in der oberen rechten Ecke des Fensters.

Wählen Sie die gewünschte Bilddatei von Ihrer Festplatte aus.

 

Sprachversionen von Logos

Manche Logos unterscheiden sich von Sprache zu Sprache, oftmals weil ein Untertitel oder anderer Text zusammen mit dem Logo abgebildet wird. In empower docs haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Sprachversionen eines Logos abzulegen, welche dann bei Auswahl der betreffenden Sprache abgebildet werden.

Hierfür scrollen Sie bitte in der Eingabemaske der Firmendaten eines ausgewählten Standortes ganz nach unten.

Klicken Sie auf Logo auswählen wird sich der File Explorer öffnen. Wählen Sie von Ihrer Festplatte das gewünschte Logo aus. Scrollen Sie nun wieder ganz nach oben um die Sprache der Felderbezeichnungen zu wechseln.

Scrollen Sie nun wieder nach unten um eine Version des Logos in der ausgewählten Sprache zu speichern. Wiederholen Sie diese Schritte für alle verfügbaren Sprachen für diesen Standort. Sobald alle Logos hinzugefügt wurden, speichern Sie die Einstellungen mit OK.

Bitte beachten Sie: Logos werden in ihrer Ursprungsgröße eingefügt um ein Verzerren zu vermeiden. In manchen Fällen kann dies dazu führen, dass bei einem Wechsel das Logo an einer unerwünschten Stelle eingefügt wird. Um dieses Phänomen zu vermeiden muss vor dem Speichern einer Vorlage in die Bibliothek eine Dokumentenvariable darin implementiert werden:

ActiveDocument.Variables.Add "Empower docsFixedLogoSize", "true“

Dazu müssen Sie das VBA Fenster öffnen, indem Sie entweder alt + F11 drücken oder zum Entwickler-Tab navigieren und dann auf Visual Basic klicken. Es kann sein, dass es erforderlich ist, den Entwickler-Tab in den Optionen von Word® erst zu aktivieren.

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Wenn Sie das VBA Fenster geöffnet haben, navigieren Sie zum Direktfenster indem Sie STRG + G drücken. Geben Sie die Dokumentenvariable wie oben angegeben ein.

Als letzten Schritt können Sie nun das VBA Fenster schließen indem Sie wieder alt + F11 drücken; speichern Sie die Vorlage lokal ab bevor Sie sie in der Vorlagenbibliothek ablegen.

Bitte beachten Sie: Die Größe des bei Upload auf der Vorlage befindlichen Logos wird als Referenz genutzt, nach dem sich alle eingefügten Logos richten. Für die erfolgreiche Umsetzung dieser Schritte müssen alle Logos die gleiche Größe haben. Ist dies nicht der Fall könnten eingefügte Logos gestaucht werden.

 

 

Vorlagen

Allgemeiner Aufbau

Alle Dokumente, die in der Bibliothek abgelegt werden, werden als Vorlage bezeichnet. Diese unterscheiden sich in ihrem Aufbau, je nachdem welche Funktion und Features sie haben, sowie welche Schritte durchgeführt wurden, um diese Vorlagen für den Gebrauch mit empower docs vorzubereiten. Dies beinhaltet immer eine mehrzeilige Tabelle in der Fußzeile, welche Platzhalter zum Einfügen von Informationen, die in der Fußzeile angezeigt werden sollen. Wie viele Zeilen diese Tabelle hat hängt von der Anzahl der Rechtsformen ab, die von dieser Vorlage Gebrauch machen. Sobald eine Vorlage heruntergeladen wird, wird diese Tabelle nicht in Ihrer Vollständigkeit angezeigt, da alle nicht benötigten Zeilen automatisch gelöscht wurden.

Alle Vorlagen enthalten eine Tabelle in deren Fußzeile, völlig unabhängig ob in dieser Fußzeile Informationen stehen sollen oder nicht; die Tabelle muss mindestens die Tags, welche die Vorlage zu einem bestimmten Standort bindet, enthalten. Dies ist beispielsweise wichtig, um ein korrektes Arbeiten der Übersetzungsfunktion zu gewährleisten: Der ausgewählte Standort schreibt vor, welche Sprache verfügbar sein soll. Für weitere Informationen s. Kapitel 2.2 Vorlagen Sprache.

 

Vorlagen Updates

Eine Vorlage, die aus der Vorlagenbibliothek heruntergeladen wurde, erhält eine ID mit der empower docs deren Aktualität überprüfen kann, wenn die Vorlage lokal abgespeichert und nach längerer Zeit wieder geöffnet wird. Wenn eine Änderung festgestellt wird, erscheint eine Meldung. Zwei Updatemeldungen sind möglich:

Standortdaten:  Wenn sich Daten in der Firmenverwaltung ändern, wie bspw. neuer Name oder Adresse, ist empower docs in der Lage zu erkennen, dass die geöffnete Vorlage nicht mehr aktuell ist.

Wenn Sie Ja anklicken wird die Fußzeile mit den aktuellsten Daten aktualisiert.

Layout Updates: empower docs kann auch Layout-Neuerungen erkennen, wie bspw. die Position der Fußzeile, des Logos oder anderer Layoutelemente der existierenden Vorlage.

Hier haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, entweder mit der veralteten Vorlage fortzufahren so wie sie zuletzt abgespeichert wurde, oder laden die neuste Version der Vorlage herunter.

Bitte beachten Sie: Updatemeldungen bzgl. Standortdaten können auch für Vorlagen geschaltet werden, obwohl auf diesen Vorlagen ebensolche nicht abgebildet werden. Dies hängt damit zusammen, dass jedes Mal wenn ein Nutzer eine Vorlage herunterlädt, diese entweder mit dessen Standardstandort oder einem nach dem Download ausgewählten Standort verbunden wird.

 

 

Ordnerrechte in Vorlagenbibliothek

Analog zur Textelement-Bibliothek kann ein hinreichend berechtigter Nutzer auch individuellen Nutzern Rechte an Ordnern in der Vorlagenbibliothek vergeben. Damit dies möglich ist muss empower docs entsprechend konfiguriert werden. Standardmäßig verfügt jeder Nutzer über den Rechtstyp „Leser“. Somit kann jeder Nutzer auf alle Ordner der Firmenbibliothek zugreifen. Bitte setzen Sie sich mit Ihrer IT Abteilung in Verbindung wenn Sie über die Active Directory individuell oder über AD Gruppen Rechte vergeben möchten.

In der Vorlagenbibliothek haben Sie die Möglichkeit, Nutzer mit individuellen Bearbeitungs- und Administratorrechten zu versehen. Um weitere Nutzer für einen Ordner zu berechtigen oder um die Rechte von vorhandenen Nutzern anzupassen, klicken Sie bei dem ausgewählten Ordner auf das Zahnrad unten links in der Bibliotheksansicht.

In dieser ersten Übersicht können Sie einsehen, welche Nutzer mit welchen Rechten auf diesem Ordner berechtigt sind.

Sie können einen von vier Rechtstypen an einen Nutzer vergeben:

  • Administrator
  • Editor
  • Autor
  • Leser

Ein Administrator kann Ordner und Unterordner löschen und hinzufügen, Berechtigungen an andere Nutzer vergeben und entziehen. Gleichzeitig kann ein Administrator Inhalte erstellen, anpassen und löschen.

Ein Editor kann Inhalte eines Ordners lesen und gleichzeitig neue Inhalte hinzufügen, anpassen und löschen.

Ein Autor kann Inhalte lesen und neue Inhalte hinzufügen, jedoch nur die Elemente anpassen und löschen, die durch ihn selbst erstellt wurden. Inhalte anderer Nutzer kann ein Autor lediglich lesen und nutzen.

Ein Leser kann alle Ordnerinhalte lesen und nutzen, jedoch keine Änderungen vornehmen.

Informationen zu den unterschiedlichen Rechtstypen werden Ihnen angezeigt wenn Sie mit Ihrem Cursor über das Fragezeichensymbol in der oberen rechten Ecke fahren.

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Ändern Sie den Rechtstypen eines vorhandenen Nutzers, indem Sie den Nutzer auswählen und dann unter Rechtstyp eine andere Einstellung wählen. Um einen neuen Nutzer zu berechtigen, wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken dann auf das „+“-Symbol unten rechts. Sie können nun die Active Directory durchsuchen – analog zum Prozess des Hinzufügens weiterer Profile für Ihre persönliche Liste. Sobald ein Eintrag gefunden wurde, können Sie den gewünschten Nutzer aus der Ergebnisliste auswählen, die erforderliche Berechtigung einstellen und mit OK den Prozess abschließen.

Um bestehende Berechtigungen eines Nutzers wieder zu entziehen wählen Sie den Nutzer aus und entfernen diesen mit dem „-“-Button. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

Es ist nicht nur möglich, an einzelne Nutzer Rechte zu vergeben, Sie können diese auch an ganze Active Directory Gruppen vergeben. Gehen Sie vor wie beim Hinzufügen einzelner Nutzer, jedoch geben Sie alternativ den Gruppennamen im Anzeigename Feld ein. Sie können auch auswählen, ob die individuellen Gruppenmitglieder angezeigt werden sollen.

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Bitte beachten Sie: Die Berechtigungen auf einen Ordner werden an die enthaltenen Unterordner „vererbt“. Wenn Sie wünschen, dass Berechtigungen nur an einen bestimmten Ordner einer kompletten Ordnerstruktur vergeben werden sollen, müssen Sie diesen separat ablegen.

Standardmäßig erhalten alle Nutzer Leserechte und diese Option ist nur möglich und notwendig wenn nicht alle Nutzer über Leserechte verfügen dürfen. Bitte kontaktieren Sie Ihre IT Abteilung wenn Sie wünschen, dass dies möglich ist.

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