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Das empower docs Menü

In diesem Abschnitt werden alle Funktionen des empower docs Menüs vorgestellt.

Bitte klicken Sie auf den gewünschten Punkt, um direkt zum Artikel zu springen:

Vorlagenbibliothek Adresse einfügen
Vorlagen-Sprache Standortauswahl
Profile Dokument als PDF versenden
Profilverwaltung Zeige Logo
Profildaten anpassen Textelemente
Sprachvarianten Textelemente hinzufügen
Zusätzliche Profile einfügen Textelement-Bibliothek

 

 

Vorlagenbibliothek

Eines der Kernfunktionen von empower docs ist die Vorlagenbibliothek. Hier haben Sie Zugriff auf alle Dokumentenvorlagen, die Ihre Firma zur Verfügung stellt. Rufen Sie die Bibliothek auf, indem Sie auf Vorlagen klicken.

Mit Ihren Ordnern und Unterordnern ist die Ordnerstruktur der Vorlagenbibliothek analog zum Windows Explorer gestaltet. Haben Sie einen Ordner ausgewählt können Sie den Pfeil am unteren Ende des Bibliotheksfensters anklicken um eine Beschreibung einzugeben, bspw. was für ein Inhalt dort enthalten ist. Sobald Sie einen Ordner in der ersten Ebene auswählen wird dessen Inhalt rechts angezeigt. Jedes Dokument wird mit Metadaten versehen, wie bspw. Autor, Erstellungsdatum und wie oft die Vorlage bereits firmenweit genutzt wurde. Diese Informationen werden ebenfalls im unteren Teil des Bibliotheksfensters angezeigt.

Ähnlich der Sortieroption des Windows Explorers haben Sie auch die Möglichkeit, die Inhalte der Vorlagenbibliothek nach bestimmten Kriterien zu sortieren:

  • Dateiname
  • Letzte Änderung
  • Autor
  • Verwendung

Ein Doppelklick auf die Datei oder ein Klick auf Öffnen lädt das Element zum Bearbeiten aus der Bibliothek.

 

 

Vorlagen-Sprache

Mit einem Klick können Sie die voreingestellte Sprache einer geöffneten Vorlage wechseln.

Möchten Sie einen englischen Brief verfassen, wählen Sie die gewünschte Sprache aus dem Dropdown Menü aus. Alle relevanten Elemente werden übersetzt und die Sprache Ihres Dokuments wird an die ausgewählte Sprache angepasst.

Die verfügbaren Sprachen im Dropdown Menü werden von der Rechtsform des ausgewählten Standortes vorgeschrieben. US Englisch ist die Defaultsprache von empower docs. Sofern US Englisch nicht von vornherein als Primärsprache eines Standorts eingestellt ist, ist diese Sprache immer als Sekundärsprache verfügbar, ganz unabhängig davon, welche weiteren Sprachen noch verfügbar sind.

 

 

Profile

In Ihrem Profil sind all Ihre persönlichen Daten gespeichert. Sie können Ihr Profil einem Standardstandort zuweisen, sowie Ihre persönlichen Daten in vorgesehene Eingabefelder eintragen. Sofern vorhanden werden Ihre Daten aus der Active Directory Ihrer Firma entnommen, sowie auch manuell durch Sie eingetragen.

Wenn Sie empower docs das erste Mal öffnen, öffnet sich ein Fenster mit Ihren Profildaten so wie sie in der Active Directory Ihrer Firma eingetragen wurden. Falls erforderlich können Sie die Einträge manuell anpassen oder ergänzen.

Bitte beachten Sie: eine Anpassung dieser Einträge wird die Einträge in der Active Directory nicht überschreiben.

Sobald Sie Ihre Daten zu Ihrer Zufriedenheit angepasst haben, können Sie die Änderungen mit OK speichern. Mit einem Klick auf Profile in der empower docs Menüleiste können Sie entweder ein Profil auswählen, um dieses in eine Vorlage einzufügen oder Sie verwalten Ihre Liste mit verfügbaren Profilen.

  

Profilverwaltung

Ein Klick auf Profile verwalten öffnet ein neues Fenster mit einer Liste an bereits durch Ihren Nutzeraccount hinzugefügter Profile.

Klicken Sie auf das „+“-Symbol um ein weiteres Profil hinzuzufügen.

Eine Suchmaske öffnet sich, in der Sie den Namen des gewünschten Nutzers eingeben können.

Hier durchsuchen Sie die Active Directory nach dem Nutzer. Dessen Profil kann später über ein Dropdownmenü in die Vorlage eingefügt werden. Diese Funktion ist besonders nützlich wenn bspw. eine Sekretärin im Namen eines Geschäftsführers einen Brief verfasst. Weitere Informationen entnehmen Sie Kapitel 2.3.4 Zusätzliche Profile einfügen.

Sobald ein Eintrag gefunden wurde können Sie den Nutzer aus der Liste unterhalb der Suchmaske auswählen und mit OK diesen Ihrer Liste mit Profilen hinzufügen.

 

Profildaten anpassen

Falls erforderlich können Sie Ihre Profildaten anpassen. Dazu wählen Sie das zu editierende Profil aus der Profilliste aus und klicken dann auf das Stift-Symbol unten links.

Ein weiteres Fenster mit Eingabefeldern öffnet sich – identisch zu dem welches sich bei der Ersteinrichtung Ihres Profils öffnet. Hier sind alle Einträge in der Active Directory bereits vorhanden, bei Bedarf können Sie diese anpassen oder ergänzen.

In einem regelmäßigen Intervall wird mit der Active Directory synchronisiert, um eine Aktualität der Profildaten zu gewährleisten. Sobald ein Feld manuell angepasst wurde wird empower docs davon ausgehen, dass dies der aktuellste Eintrag ist. Für dieses Feld erfolgt fortan keine Synchronisation mit der Active Directory. Zu keiner Zeit werden Profildateneinträge zurück in die Active Directory geschrieben.

Jedes Feld mit einem hervorgehobenen AD Button kennzeichnet eine Verbindung zum dazugehörigen Feld der Active Directory. Dies erlaubt, dass eine Änderung in der Active Directory mit dem verbundenen Profildatenfeld von empower docs synchronisiert. Sie können diesen Button anklicken, um den Inhalt des Felds auf den Stand der Active Directory Ihrer Firma zurückzusetzen. Hierbei wird der Eintrag der Profildaten mit dem der Active Directory geladen, es wird jedoch gleichzeitig eine manuelle Änderung in empower docs überschrieben. Ein nicht hervorgehobener AD Button kennzeichnet, dass hier in der Active Directory kein Eintrag vorhanden ist, das Feld ist somit nicht mit einem Feld der Active Directory verbunden und es ist davon auszugehen, dass ein vorhandener Eintrag manuell vorgenommen wurde. Ein Klick auf diesen Button wird diesen Eintrag im Profildatenfeld löschen. Sie werden bei beiden Formen der Zurücksetzung aufgefordert, diese Änderung zu bestätigen.

 

Sprachvarianten

Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, Übersetzungen seiner Profildaten anzulegen, wie bspw. für Namen, Stellenbezeichnung oder Abteilung. Somit kann der Name Müller bei einem Wechsel ins Englische als Mueller abgebildet werden. Um eine weitere Sprachvariante Ihres Profils anzulegen klicken Sie auf das „+“-Symbol in der Anpassungsansicht Ihres Profils.

Es wird von der ersten Zeile Ihrer vorhandenen Einträge – dem Standardeintrag – eine Kopie erstellt, die Sie entsprechend anpassen können. Sobald eine weitere Sprachvariante erstellt wird entsprechen die Eintragungen der ersten Zeile der Sprache US Englisch. Aufgrund der Art und Weise, in der empower docs konfiguriert ist, ist US Englisch die Standard-Sekundärsprache für jeden Standort, der diese Sprache nicht als Primärsprache eingestellt bekommen hat. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus dem linken Dropdownmenü aus. Die verfügbaren Sprachen richten sich nach denen, die in die Datenbank implementiert wurden.

Sobald Sie alle gewünschten Anpassungen durchgeführt haben können Sie diese mit einem Klick auf OK speichern. Um eine Sprachvariante wieder zu löschen wählen Sie diese aus und klicken dann auf das „"-Symbol.

Sobald ein Profil in ein Dokument eingefügt wurde werden die verfügbaren Sprachen über die Rechtsform des ausgewählten Standorts vorgeschrieben – ganz unabhängig davon, wie viele Sprachvarianten Ihres Profils durch Sie angelegt wurden. Alle Anpassungen Ihrer Profildaten inklusive der Sprachvarianten werden auf der Datenbank gespeichert. Somit haben andere Nutzer ebenfalls Zugriff auf diese Änderungen wenn diese nach Ihrem Profil suchen und dieses zu Ihrer Liste hinzufügen.

 

Zusätzliche Profile einfügen

Wenn Sie auf Profile im empower docs Menü klicken und dann Profil auswählen anklicken, wird sich ein Auswahlfenster öffnen. In dieser Liste werden all Profile in einem Dropdownmenü aufgeführt, die bereits Ihrer Liste hinzugefügt wurden. Je nachdem, wie die gewünschte Vorlage konfiguriert wurde haben Sie die Möglichkeit bis zu drei Profile einzufügen.

Sie haben die Möglichkeit einzustellen, dass bei einem Laden einer Vorlage aus der Bibliothek automatisch ausgewählte Profile in ein Dokument eingefügt werden. Diese Option ist besonders hilfreich, wenn Sie immer die gleichen zusätzlichen Profile in ein Dokument einfügen müssen – sofern diese Vorlage dementsprechend eingestellt wurde. Diese Einstellungen nehmen Sie in der Liste hinzugefügter Profile vor.

Unten rechts finden Sie drei Buttons, mit denen Sie Default-, Zweit- und Drittprofil festlegen können. Hierzu selektieren Sie das gewünschte Profil und klicken dann auf den entsprechenden Button.

Eine Ziffer erscheint rechts vom Profil und kennzeichnet damit, was für eine Einstellung dieses Profil erhalten hat. Die Ziffer zeigt gleichzeitig an, in welcher Reihenfolge die Profile in das Dokument eingefügt werden. Um die Einstellung wieder rückgängig zu machen, wählen Sie das entsprechende Profil noch einmal aus und klicken ein weiteres Mal auf den Button im unteren Teil des Auswahlfensters.

 

 

Adresse einfügen

Hat Ihre Vorlage ein Adressfeld für einen Empfänger, können Sie die Adresse einfach über Adresse einfügen einfügen.

Diese Funktion greift auf Ihre Outlook® Kontaktordner zu. Sobald Sie diese Schaltfläche anklicken können Sie die synchronisierten Kontaktordner über ein Dropdownmenü auswählen.

Falls erforderlich können Sie nun die Adresse anpassen und fügen danach mit Einfügen die Adresse in das Adressfeld ein.

Bitte beachten Sie: empower docs speichert keine Kontaktinformationen. Um Ihre Kontaktordner synchronisieren und eine Adresse einfügen zu können muss Outlook® geöffnet sein.

 

 

Standortauswahl

Über Standort auswählen können Sie den ausgewählten Standort ändern, wobei die Firmendaten in Kopf- und Fußzeile dementsprechend angepasst werden. Eine zentrale Verwaltung all dieser Firmendaten bezweckt, dass diese immer auf dem neusten Stand sind.

Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich eine Liste mit allen Firmen und deren Standorten, die aktuell gepflegt sind. Die Firmen sind nach Land gruppiert, um eine schnellere Suche zu ermöglichen. Sobald eine Firma ausgewählt wurde, werden deren Standorte in der rechten Liste angezeigt.

Alle Firmendaten im Zusammenhang eines Standortes wie bspw. rechtliche Informationen, Bankdaten und juristische Einheiten in der Fußzeile werden nach Auswahl des Standortes automatisch in die vorgesehene Fußzeile eingefügt. Eine Suche nach der richtigen Vorlage mit den aktuellsten Firmendaten gehört fortan der Vergangenheit an.

 

 

Dokument als PDF versenden

Mit dieser Funktion können Sie direkt aus empower docs ein Dokument als Emailanhang versenden – alles fertig als PDF exportiert mit nur einem Klick. Dateien abspeichern und über den Emailclient durch Ordner navigieren, um diese Datei im Anschluss zu suchen, ist nun nicht mehr erforderlich.

Sobald Sie diesen Button anklicken öffnet sich ein neues Emailfenster Ihres Outlook®. Standardmäßig ist das Format der Email in Plain Text. Wünschen Sie, dass Sie eine E-Mail mit Signatur mit graphischen Elementen versenden können, so wechseln Sie bitte das Format der Email über Text formatieren  in HTML um.

Alles was noch zu tun ist, ist die Eingabe des Empfängers und dann können Sie die E-Mail auf Ihren Weg schicken.

 

 

Zeige Logo

Ein Klick auf diesen Button erlaubt Ihnen, alle Logos ein- bzw. auszublenden. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie Ihren Brief auf Firmenpapier drucken möchten.

Alle graphischen Elemente einer Vorlage können individuell eingestellt werden, um mit dieser Funktion ausgeblendet zu werden. Somit können Sie ein und das selbe Template für gedruckt und elektronisch versendete Briefe nutzen, ohne dass unterschiedliche Versionen notwendig sind.

 

 

Textelemente

Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Textelement- Bibliothek. Hier können Sie Standardtexte wie ein Firmenprofil, Produktinformationen oder andere Textmodule schnell in Ihr Dokument einfügen.

 

Textelemente hinzufügen

Eine Vielzahl an Inhalten können als Textelement gespeichert werden, sofern sie durch Word® genutzt werden können. Solche Elemente sind bspw.:

  • Tabellen
  • Diagramme
  • Bilder
  • Texte
  • Icons

Sobald Sie Ihre Anpassungen an ein Textelement zu Ihrer Zufriedenheit vorgenommen haben, ist es soweit in die Bibliothek gespeichert zu werden. Hierzu markieren Sie das komplette Element und klicken in der Menüleiste auf In Bibliothek speichern. Bitte wählen Sie dann Textelement aus, um das Element in der vorgesehenen Bibliothek abzulegen.

Wenn Sie das erste Mal ein Textelement speichern, werden Sie dazu aufgefordert, einen neuen Ordner auszuwählen. Dies tun Sie, indem Sie auf den Neuer Ordner Button unten links in der Bibliotheksansicht klicken.

Nachdem Sie den richtigen Ordner ausgewählt haben und einen passenden Dateinamen eingegeben haben können Sie nun das Textelement mit OK in der Bibliothek ablegen. Nachdem der empower Sync komplett durchlaufen ist und sich mit der Datenbank synchronisiert hat, werden Sie auch eine Vorschau des Elements in der Bibliothek sehen können. Somit müssen Sie nicht erst das Element herunterladen um zu sehen um was genau es sich handelt.

Alle Einstellungen und Formatierungen inkl. Schriftfarbe, –größe und –art, sowie Fettdruck und Zeilenabstand werden so übernommen, wie sie bei Ablage in die Bibliothek eingestellt waren. Um ein Textelement in ein Dokument einzufügen, wählen Sie es aus und klicken entweder auf Einfügen oder üben einen Doppelklick auf das Element aus.

Sie haben auch die Möglichkeit eine Split Screen Ansicht auszuwählen:

 

Mit dieser Ansicht können Sie die Textelemente- Bibliothek direkt neben Ihr Dokument platzieren und so Ihr Dokument schnell mit unterschiedlichen Textelementen erstellen, ohne dass Sie jedes Mal den Button für die Bibliothek anklicken müssen.

 

Textelement-Bibliothek

Die Textelement-Bibliothek ist ähnlich wie die Vorlagenbibliothek gestaltet; mit einer Ordnerstruktur, Sortieroptionen und Metadaten der Elemente. Zusätzlich zu einer firmenweiten Textelemente- Bibliothek gibt es auch eine Nutzerbibliothek, in die jeder Nutzer seine eigenen Textelemente für die schnelle Erstellung von Dokumenten ablegen kann.

Jeder Nutzer kann diese Ordner mit seinen Kollegen teilen und an sie individuelle Rechte vergeben. Nutzer können so zusammen arbeiten und einen Ordner mit gemeinsam genutzten Textelementen verwalten bspw. wenn gemeinsam an einem Projekt gearbeitet wird.

Um weitere Nutzer für einen Ordner zu berechtigen oder um die Rechte von vorhandenen Nutzern anzupassen, klicken Sie bei dem ausgewählten Ordner auf das Zahnrad unten links in der Textelemente-Bibliothek.

In dieser ersten Übersicht können Sie einsehen, welche Nutzer mit welchen Rechten auf diesem Ordner berechtigt sind.

Hier können Sie einen weiteren Nutzer hinzufügen, indem Sie das „+“-Symbol anklicken. Ein Fenster, welches identisch zum Fenster zur Suche zusätzlicher Profile ist, öffnet sich. Sobald der gewünschte Nutzer gefunden wurde, können Sie eines von vier Rechtstypen vergeben:

  • Administrator
  • Editor
  • Autor
  • Leser

Ein Administrator kann Ordner und Unterordner löschen und hinzufügen, Berechtigungen an andere Nutzer vergeben und entziehen. Gleichzeitig kann ein Administrator Inhalte erstellen, anpassen und löschen.

Ein Editor kann Inhalte eines Ordners lesen und gleichzeitig neue Inhalte hinzufügen, anpassen und löschen.

Ein Autor kann Inhalte lesen und neue Inhalte hinzufügen, jedoch nur die Elemente anpassen und löschen, die durch ihn selbst erstellt wurden. Inhalte anderer Nutzer kann ein Autor lediglich lesen und nutzen.

Ein Leser kann alle Ordnerinhalte lesen und nutzen, jedoch keine Änderungen vornehmen.

Sobald die erforderlichen Einstellungen durchgeführt wurden, können Sie den Nutzer einfach mit OK hinzufügen. Den Rechtstyp eines Nutzers können Sie jederzeit über das Dropdownmenü auf der rechten Seite ändern. Informationen zu den unterschiedlichen Rechtstypen werden Ihnen angezeigt wenn Sie mit Ihrem Cursor über das Fragezeichensymbol in der oberen rechten Ecke fahren.

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Ändern Sie den Rechtstypen eines vorhandenen Nutzers, indem Sie den Nutzer auswählen und dann unter Rechtstyp eine andere Einstellung wählen.

Bitte beachten Sie: Die Berechtigungen auf einen Ordner werden an die enthaltenen Unterordner „vererbt“. Wenn Sie wünschen, dass Berechtigungen nur an einen bestimmter Ordner einer kompletten Ordnerstruktur vergeben werden sollen, müssen Sie diesen separat ablegen.

Standardmäßig erhalten alle Nutzer Leserechte und diese Option ist nur möglich und notwendig wenn nicht alle Nutzer über Leserechte verfügen dürfen. Bitte kontaktieren Sie Ihre IT Abteilung wenn Sie wünschen, dass dies möglich ist.

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