Updates

In diesem Abschnitt wird die grundsätzliche Systematik der Update-Funktion von empower erklärt.

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Was sind Updates? Update Center
Wie entstehen Updates? Updates in der Bibliothek verwalten
Wann erhalte ich eine Update-Meldung? Updates in der Bibliothek verwalten
Grundsätzliche Update-Einstellungen Update-Assistent

 

 

Was sind Updates?

Updates beschreiben alle Änderungen an den unterschiedlichen Elementen der empower Bibliothek, also z.B. Änderungen an Folien, Präsentationen oder Formen, die inhaltliche oder designtechnische Auswirkungen auf andere Elemente haben. empower bietet entsprechend eine umfassende Update-Funktion, die je nach den individuellen Anforderungen und der individuellen Arbeitsweise definiert werden kann.

Grundsätzlich gibt es vier Aktionen, die ein Update initiieren:

  • Inhaltliche Anpassungen an einem Element (z.B. der Text auf einer Folie wird aktualisiert)
  • das Löschen eines Elements,
  • das Hinzufügen eines Elements (z.B. wird eine zusätzliche Folie in eine Präsentation eingefügt)
  • und Änderungen an einer Mastervorlage.

Updates stehen für jede Elementart zur Verfügung:

  • Folien-Updates,
  • Formen-Updates,
  • Präsentations-Updates
  • und Master-Updates.

 

 

Wie entstehen Updates?

Beim ersten Speichern eines Elements in der empower Bibliothek werden zusätzliche Informationen an das Element angehangen, die eine eindeutige Identifizierung des Elements ermöglichen. Das Element bekommt eine individuelle ID-Nummer und einen Zeitstempel zugeordnet.

Wird dieses Element nun in einem anderen Kontext wiederverwendet und dupliziert, entsteht eine Verbindung zwischen dem Ursprungselement und seiner Kopie – sie bilden einen Update-Verbund. Wenn Sie z.B. eine einzelne Folie in den Folienpool der Unternehmensbibliothek speichern und diese dann zusätzlich an anderer Stelle in empower abspeichern, sind die Ursprungsfolie und die Kopie miteinander verbunden. Beide Elemente, Ursprungsfolie und Kopie, haben jetzt in der Element-Vorschau ein Ketten-Symbol, welches diese Verbindung anzeigt.

 

Wenn jetzt zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen an der Ursprungsfolie vorgenommen werden und diese anschließend in der Bibliothek aktualisiert wird, kann empower dies anhand des Zeitstempels erkennen und die Kopie der Folie erhält eine Update-Meldung. An dem orangenen Update-Symbol in der Element-Vorschau erkennen Sie, dass für dieses Element ein oder mehrere Updates vorliegen und Sie können die Updates mit einem Rechtsklick auf das Element direkt in der Bibliothek verwalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 4.6 Updates in der Bibliothek verwalten.

 

Wenn Sie die Kopie der Folie jetzt in eine Präsentation einfügen, öffnet sich außerdem der Update-Assistent, der Ihnen verschiedene Handlungsoptionen für den Umgang mit diesem Update zeigt. Weitere Informationen zum Update-Assistenten finden Sie im Kapitel 4.7.

Ein Update-Verteiler entsteht nicht nur bei Elementen, die in der empower Bibliothek gespeichert werden, sondern auch, wenn die Kopie des Ursprungselements lokal gespeichert wird. Wenn Sie die Kopie lokal speichern, werden die angehängte ID und der Zeitstempel mitgespeichert. Wird die Kopie zu einem späteren Zeitpunkt erneut geöffnet, erkennt empower daran die Verbindung zur Ursprungsfolie und initiiert ebenfalls eine Update-Meldung.

Ein Update-Verteiler kann natürlich aus einer Vielzahl von Elementen bestehen. Wird z.B. eine Folie in vier verschiedenen Präsentationen (lokal und/oder in der empower Bibliothek abgespeichert) verwendet, bilden die Ursprungsfolie und alle vier Kopien einen Update-Verteiler. Änderungen an der Ursprungsfolie führen zu Update-Meldungen bei allen vier Kopien.

 

 

Wann erhalte ich eine Update-Meldung?

Um eine Update-Meldung zu erhalten müssen drei Bedingungen erfüllt sein: 

  1. Sie verwenden ein Element, das ursprünglich aus der empower Bibliothek stammt.
  2. Es gab eine Änderung an einem aktuellen Vorgängerelement.
  3. Sie haben Schreibrechte (Editor oder Ordner Administrator) auf dem Ordner, aus dem Sie ein nicht aktuelles Element nutzen.

Sollten Sie in der Element-Vorschau das Update-Symbol sehen und beim Einfügen des Elements dennoch keine Update-Meldung erhalten, haben Sie keine Schreibrechte im aktuellen Ordner. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass das Element noch in der bestehenden Version verwendet werden soll. Weitere Informationen zu den Berechtigungsarten finden Sie im Kapitel 3.11.

 

 

Grundsätzliche Update-Einstellungen

Bei Elementen, die mit anderen Elementen in einem Update-Verteiler verbunden sind, kann für jedes Element einzeln eingestellt werden, wie es sich im Falle von Updates verhalten soll – vorausgesetzt Sie haben die dafür erforderlichen Rechte. Mit einem Rechtsklick auf das Element in der Bibliothek öffnet sich ein Menü, in dem unter „Update“ verschiedene Aktionen zu den Updates durchgeführt und unter „Update-Nachrichten konfigurieren“ die Update-Verteilung konfiguriert werden kann.

Standardmäßig ist hier eingestellt, dass ein Element nur Update-Meldungen von seinem Vorgänger empfängt. Wenn man das Ursprungselement als Mutterelement betrachtet und jedes davon kopierte Element als Tochterelement, würde mit dieser Einstellung nur das Tochterelement Updates vom Mutterelement erhalten, aber nicht umgekehrt.

Wenn die Option „Alle verfügbaren Updates anzeigen“ ausgewählt wird, erhält das Element eine Update-Meldung, egal an welchem Element des Update-Verteilers etwas geändert wird. Mit dieser Einstellung würde also auch das Mutterelement Updates von seinen Tochterelementen erhalten.

Sie können auch entscheiden, dass für ein Element keine (temporären) Updates angezeigt werden sollen. Das Element erhält dann keine Update-Meldungen mehr aus dem Update-Verteiler, sendet aber trotzdem Update-Meldungen an andere Elemente, wenn an ihm etwas geändert wird. Die Update-Anzeige kann jedoch jederzeit wieder aktiviert werden, in dem Sie eine der zuvor vorgestellten Einstellungen auswählen.

Mit der Funktion „Aus diesem Update-Verteiler entfernen“ wird das Element schließlich gänzlich aus dem Update-Verteiler entfernt. D.h. jegliche Verbindung zu den anderen Elementen wird getrennt – es werden weder Update-Meldungen von dem Element gesendet noch empfangen. Das Element ist wieder ein unverbundenes Einzelelement mit einer neuen, eindeutigen ID und einem Zeitstempel.

Wenn Sie ein Element nachträglich wieder in einen Update-Verteiler hinzufügen wollen, können Sie dies direkt in der Bibliothek über das Kontextmenü, das sich mit Rechtsklick auf das Element öffnet, vornehmen. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 4.6.

 

 

Update Center

Mithilfe des Update Centers erhalten Sie einen Überblick über alle Elemente eines Update-Verbunds und ihren jeweiligen Versionsstand. So können Sie bspw. sicherstellen, dass die von Ihnen vorgenommenen Änderungen an einer zentralen Folie für alle verbundenen Folien direkt übertragen werden.

 

Mit einem Rechtsklick auf ein Element können Sie unter „Updates“ das Update Center öffnen. Dieses enthält die Update-Historie des ausgewählten Elements.

Das Update Center zeigt die verschiedenen Versionsstände des Elements mit dem dazugehörigen Datum und Uhrzeit an. Jede Version kann natürlich an verschiedenen Orten in der Bibliothek abgelegt sein. Deswegen wird zusätzlich der Pfad der verschiedenen Versionen angezeigt. Wenn Sie mit dem Cursor darüberfahren, erscheint der komplette Pfad. Sie können also mithilfe des Update Centers nachvollziehen, welche Version eines Elements wo verwendet wird.

 

Außerdem können für jedes Element einzeln die jeweiligen Updateeinstellungen konfiguriert werden. Dazu wählen Sie einfach rechts neben dem Pfad das gewünschte Updateverhalten aus. Die Einstellungen entsprechen den grundsätzlichen Einstellungen aus Kapitel 4.4.

Zusätzlich können Sie eine oder mehrere Versionen auswählen und mit einem Klick über den „Aktualisieren“-Button unten links auf den neusten Stand bringen oder über „Update-Verbund verlassen“ aus dem Update-Verbund entfernen.

 

 

Updates in der Bibliothek verwalten

Wenn Sie bereits genau wissen, wie Sie mit einem bestimmten Update verfahren wollen, können Sie dieses auch direkt in der Bibliothek verwalten.

In dem Kontextmenü, das sich mit Rechtsklick auf ein Element mit einer Updatemeldung öffnet, können Sie unter „Updates“ z.B. ein Element mit einem Klick auf „Update annehmen“ direkt annehmen, ohne den Weg über das Update Center oder den Update-Assistenten zu gehen. Über einen Klick auf „Diese Version auf alle verbundenen Elemente anwenden“ können Sie die Version des aktuell ausgewählten Elements auch automatisch auf alle Elemente, die sich mit diesem Element in einem Update-Verbund befinden, anwenden. D.h. Änderungen, die Sie z.B. an einer Folie vorgenommen haben, werden dann auf allen verbundenen Folien in empower automatisch aktualisiert. Über „Gehe zu direktem Vorgänger“ können Sie sich den direkten Vorgänger des Elements im Update-Verbund in der Bibliothek anzeigen lassen.

Des Weiteren können Sie auch direkt in der Bibliothek Update-Verbünde erstellen bzw. ein Element zu einem bestehenden Update-Verbund hinzufügen. Klicken Sie dazu auf ein Element und wählen Sie im Kontextmenü „Für Update-Verteiler merken“. Anschließend wählen Sie ein zweites Element aus, mit dem ein Update-Verbund hergestellt werden soll, und klicken im Kontextmenü auf „Update-Verteiler mit XY erstellen“, wenn sich das Element noch nicht in einem Update-Verbund befindet, bzw. „XY in diesen Update-Verteiler aufnehmen“, wenn das Element in einen bestehenden Update-Verbund aufgenommen wird.

Wenn in empower die Standardeinstellung für das Erhalten von Updates „Nur Updates vom Vorgänger“ ist, erscheint anschließend ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie den Update-Modus für diesen Update-Verbund einstellen können. Dies ist notwendig, da durch das Ersellen des Update-Verteilers direkt in der Bibliothek kein eindeutiges Mutter- bzw. Tochterelement festgelegt wird.

 

Wählen Sie „Keine Updates erhalten“, erhalten die Elemente keine Update-Meldungen aus dem Update-Verteiler, senden aber trotzdem Update-Meldungen an andere Elemente, wenn an ihnen etwas geändert wird. Wählen sie „Alle Updates erhalten“, erhalten die Elemente eine Update-Meldung, egal an welchem Element des Update-Verteilers etwas geändert wird.

 

 

Update-Assistent

Der Update-Assistent zeigt eine Übersicht aller Updates, die in einer aktuell geöffneten Präsentation vorliegen, und gibt Ihnen die Möglichkeit, diese einzeln oder gesamt zu verwalten. Wenn Elemente mit Update-Meldungen aus der Bibliothek in eine aktuell geöffnete Präsentation eingefügt werden oder eine Präsentation geöffnet wird, für die Update-Meldungen vorliegen, öffnet empower automatisch die Update-Übersicht.

 

Hier sehen Sie die Anzahl der Update-Meldungen in der aktuellen Präsentation und können mit einem Klick auf „Updates anzeigen“ den Update-Assistenten öffnen oder mit einem Klick auf den „Erweitert“-Button für alle Updates auf einmal eine der folgenden zwei Aktionen wählen: entweder werden alle Updates in der aktuellen Präsentation ausgeführt oder es wird gar kein Update ausgeführt und die Update-Meldung wird auch nicht noch einmal erscheinen.

 

Ein Klick auf „Updates anzeigen“ öffnet ebenfalls den Update-Assistenten, in dem jedes Update der Reihe nach einzeln aufgeführt wird. Je nach Art des Updates stehen dann verschiedene Optionen zur Verfügung. Wurde eine inhaltliche Anpassung an einem Element vorgenommen oder etwas hinzugefügt (z.B. eine weitere Folie in eine Präsentation eingefügt), wird im Update-Assistenten auf der linken Seite die alte und rechts die aktuelle Version des jeweiligen Elements angezeigt. Zur schnellen Identifikation der Änderungen werden diese gelb hinterlegt.

 

Für jedes Update können Sie dann eine der folgenden Optionen auswählen:

  • Jetzt nicht updaten“: Das Update wird nicht angewendet. Beim nächsten Öffnen des Elements wird das Update jedoch erneut angezeigt.
  • Nur dieses Update ignorieren“: Das Update wird nicht angewendet und auch beim nächsten Öffnen des Objektes nicht mehr angezeigt. Zukünftige Updates, d.h. spätere Änderungen an dem Element werden dann wieder angezeigt.
  • Nicht updaten und nie mehr anzeigen“: Das Update wird nicht angewendet und auch zukünftige Updates werden nicht mehr angezeigt. Das Element wird aus seinem Update-Verteiler entfernt und ist anschließend ein unverbundenes Einzelelement. (Diese Option entspricht der Funktion „Aus dem Update-Verteiler entfernen“ aus Kapitel 4.)
  • Folie updaten“: Das Update wird angewendet.
  • Updaten und alte Version behalten“: Das Update wird angewendet und in der Bibliothek gespeichert. Zusätzlich bleibt die alte Version des Elements in der aktuellen Präsentation bestehen und kann so z.B. lokal archiviert werden.
  • Alle Instanzen updaten“: Alle Updates einer Elementart werden ausgeführt.

Wird ein Element aus der Bibliothek gelöscht (z.B. eine überflüssige Folie wird aus einer Präsentation entfernt), zeigt der Update-Assistent vier Optionen an, wie mit dem Lösch-Update umgegangen werden kann:

 

  • Jetzt nicht löschen“: Das Update wird nicht angewendet, d.h. das Element wird nicht gelöscht. Beim nächsten Öffnen des Elements wird das Update jedoch erneut angezeigt.
  • Folie löschen“: Das Update wird angewendet und das Element wird gelöscht.
  • Nicht löschen und nie mehr anzeigen“: Das Update wird nicht angewendet, d.h. das Element wird nicht gelöscht. Auch zukünftige Updates werden nicht mehr angezeigt. Das Element wird aus seinem Update-Verteiler entfernt und ist anschließend ein unverbundenes Einzelelement. (Diese Option entspricht der Funktion „Aus dem Update-Verteiler entfernen“ aus Kapitel 4.)
  • Alle Instanzen löschen“: Alle Lösch-Updates in der aktuell geöffneten Präsentation werden ausgeführt, d.h. alle Elemente mit Lösch-Updates werden entfernt.

Wenn der Master in der Bibliothek aktualisiert wird, erhalten alle Folien bzw. Präsentationen eine Update-Meldung. Im Update-Assistenten stehen bei einem Master-Update die gleichen Optionen wie bei inhaltlichen Änderungen zur Verfügung:

  • Jetzt nicht updaten“: Der neue Master wird nicht angewendet. Beim nächsten Öffnen des Elements wird das Master-Update jedoch erneut angezeigt.
  • Nur dieses Update ignorieren“: Der Master wird nicht angewendet und das Update auch beim nächsten Öffnen des Objektes nicht mehr angezeigt. Zukünftige Updates, d.h. spätere Änderungen, werden allerdings wieder angezeigt.
  • Nicht updaten und nie mehr anzeigen“: Der Master wird nicht angewendet und auch zukünftige Updates werden nicht mehr angezeigt. Das Element wird aus seinem Update-Verteiler entfernt und ist anschließend ein unverbundenes Einzelelement. (Diese Option entspricht der Funktion „Aus dem Update-Verteiler entfernen“ aus Kapitel 4.)
  • Master updaten“: Der Master wird angewendet.
  • Alle Instanzen updaten“: Alle Master-Updates werden ausgeführt.
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