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Administration

In diesem Abschnitt wird erklärt, welche grundsätzlichen Einstellungen in empower vorgenommen werden können. Diese Einstellungen sind nötig, um sicherzustellen, dass die PowerPoint®-Anwender Ihres Unternehmens nur mit vorgegebenen Schriftgrößen, Farben usw. arbeiten, sodass jede Präsentation den Corporate Design-Vorgaben entspricht.

 

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empower Customizing Einstellungen Startup und Master Aufbau Ordnerstruktur Best Practice
Designs Features Feedback und Fehler melden
Farben Rechtschreibprüfung Die empower Auflistungsfunktion
Schriftarten und Schriftgrößen Branding Beim Design Check ignorieren
Corporate Design Check CD Admins Layout-Schutz einrichten
Upload und Update Ersteinrichtung Logo-Schutz einrichten
VersionierungMehrsprachigkeit Smart Objects anpassen Masterfelder einrichten
  Agenda anpassen Logo einbinden

 

empower Customizing Einstellungen

In den „Einstellungen“ unter „empower Customizing“ können Sie als Administrator die grundlegenden Einstellungen von empower verwalten. Bitte beachten Sie, dass sich alle Änderungen, die Sie hier vornehmen, für alle empower-Nutzer im gesamten Unternehmen auswirken.

 

Haben Sie Änderungen im empower Customizing-Bereich vorgenommen, können Sie diese mit „Anwenden“ speichern und anschließend weitere Änderungen vornehmen. Klicken Sie auf „OK“, werden alle Änderungen gespeichert und das empower Customizing Fenster schließt sich.

Je nachdem, welche Änderungen Sie vorgenommen haben, müssen Sie empower neu starten, bevor die Änderungen umgesetzt werden.

 

Designs

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, mehrere Corporate Designs zu hinterlegen. Ein Corporate Design kann einer oder mehreren Master-Vorlagen zugewiesen werden und beinhaltet vordefinierte Farben, Schriften und eine oder mehrere Agenda-Vorlagen. Optional können auch für jedes Design eigene Corporate Design Vorlagenordner angelegt werden.

Wenn Sie einen 4:3- und einen 16:9-Master haben, können Sie hierfür z.B. zwei Designs anlegen, um jeweils eine eigene Agenda zu verwenden und separate Text-Elemente bereitzustellen. Haben Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Marken, dann können Sie pro Master und Marke ein Design anlegen.

Das jeweilige Design wird immer dann aktiv, wenn ein Master in Verwendung ist, der sich auf dieses Design bezieht. D.h. in der empower-Leiste werden unter „Schrift und Farben“ nur die für dieses Design freigegebenen Schriftarten, Schriftgrößen und Farben angezeigt. Auch im Agenda-Editor stehen nur diejenigen Agenda-Layouts zur Verfügung, die für dieses Design angelegt wurden. Wenn für dieses Design auch spezielle Ordner in der Vorlagenbibliothek angelegt wurden, werden diese beim Öffnen der Vorlagenordner in der Schnellzugriffsleiste automatisch angezeigt. Der Design Check prüft pro Folie immer nach den Vorgaben des jeweiligen Designs.

In den „Einstellungen“ finden Sie unter „Designs“ eine Übersicht aller in empower hinterlegten Corporate Designs.

 

Hier können Sie bestehende Designs bearbeiten oder löschen und neue Designs hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen eines Designs auch die dazugehörigen Ordner in der Vorlagenbibliothek inklusive ihres Inhalts gelöscht werden. Dasselbe gilt auch, wenn einzelne Vorlagenordner im Design abgewählt werden.

Die Einstellungen zu Farben, Schriftarten und Schriftgrößen der unterschiedlichen Designs können Sie in den Einstellungen unter der jeweiligen Rubrik für jedes Design einzeln einstellen.

Um ein neues Design anzulegen, speichern Sie am besten den dazugehörigen Master wie gewohnt über den Button „In Bibliothek speichern“ in der Bibliothek. Nachdem Sie links einen Zielordner ausgewählt haben, in dem der Master gespeichert werden soll, und dem Master einen entsprechenden Namen gegeben haben, klicken Sie auf „OK“. Anschließend erscheint eine Abfrage zu den erweiterten Einstellungen des Masters. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie in Kapitel 5.2. Klicken Sie auf „Anwenden“ und es erscheint ein Fenster, in dem Sie diesem Master ein Design zuweisen können. Wenn Sie hier ein Design auswählen, würden Sie den Master einem der bestehenden Designs zuordnen. Da aber ein neues Design anlegt werden soll, wählen Sie „+“.

 

Anschließend können Sie dem Design einen Namen geben und festlegen, ob und wenn ja welche Corporate Design Vorlagenordner speziell für dieses Design angelegt werden sollen. Wählen Sie dazu die entsprechenden Ordner aus – z.B. Folienvorlagen. In der Vorlagenbibliothek wird dann im Ordner „Folien“ jeweils ein eigener Unterordner mit dem Titel des Designs angelegt. Darunter können Sie festlegen, ob die Farben, Schriftarten und Schriftgrößen des Masters direkt mit in das neue Design übernommen werden sollen.

 

Anschließend steht Ihnen das neu angelegte Design zur Verfügung und Sie können den Master dem neuen Design zuweisen.

 

Farben

In der Rubrik „Farben“ können Sie für jedes Design einzeln die dazugehörigen Farben definieren. Nachdem Sie oben das gewünschte Design ausgewählt haben, können Sie zunächst entscheiden, ob Sie überhaupt eine Einschränkung der Farbpalette durch empower wünschen oder nicht.

 

Wenn ja, können Sie hier alle Farben definieren, die dem Benutzer von empower für das ausgewählte Design zur Verfügung stehen sollen.

 

Sie können zusätzliche Farben anlegen oder nicht gewünschte Farben wieder löschen. Mit den Pfeilen können Sie die Reihenfolge der Farben verändern.

 

Klicken Sie auf „Farbe hinzufügen“, um eine neue Farbe anzulegen, und geben Sie zunächst die RGB-Werte ein.

 

Anschließend können Sie der Farbe einen Namen geben und die Anwendbarkeit der Farbe als Füll-, Schrift- oder Linienfarbe beschränken. Wählen Sie z.B. nur Füllfarbe aus, kann diese Farbe nur als Füllfarbe, nicht als Linien- oder Schriftfarbe benutzt werden. Sie wird dann auch nur im Farbpicker der Füllfarben angezeigt.

 

Zusätzlich können Sie erlauben, dass diese Farbe auch mit Transparenz eingesetzt werden darf und einstellen, ob die Farbe den Nutzern auch im Farbpicker zur Verfügung stehen soll. Wenn Sie eine Farbe mit einem Klick auf das Augen-Symbol  für die Auswahl deaktivieren, wird diese Farbe zwar vom Design Check berücksichtigt, steht den Nutzern aber nicht zur Anwendung in empower zur Verfügung. D.h. sie wird in der empower-Leiste nicht in den entsprechenden Farbpickern angezeigt.

 

Um eine Farbe zu löschen, wählen Sie diese einfach aus und klicken auf „Entfernen“. Bitte beachten Sie, dass Sie das Löschen einer Farbe nach dem Klicken auf „OK“ oder „Anwenden“ nicht mehr rückgängig machen können.

 

Um die Farben in den Farbpickern in der empower-Leiste möglichst übersichtlich darzustellen, können Sie außerdem Überschriften und leere Platzhalter zwischen den Farbfeldern einfügen. Um eine Überschrift einzufügen klicken Sie auf „Überschrift hinzufügen“ und geben entsprechend einen Text in das graue Feld ein.

 

Beim Anlegen der Farben sollten Sie beachten, dass eine Überschrift immer unter den bereits bestehenden Farbfeldern eingefügt wird und mit den Pfeiltasten nur vor oder hinter die bereits angelegten Farben verschoben werden kann, nicht dazwischen. Über „Leeren Platzhalter hinzufügen“ können Sie außerdem einen Platzhalter in Form eines Farbfeldes hinzufügen. Je nachdem, ob Sie den Platzhalter als Füll-, Schrift- oder Linienfarbe ‚aktivieren‘, erscheint er in den entsprechenden Farbpickern. Der Platzhalter wird dort als leere Stelle angezeigt und kann so die Verteilung der Farben in den Farbpickern auf eine bestimmte Spaltenzahl unterstützen.

Unter „Farb-Layouts“ können Sie dann die Spaltenzahl der Farbpicker für Füll-, Schrift- und Linienfarben einstellen und eine Vorschau sehen.

 

 

 

Schriftarten und Schriftgrößen

In der Rubrik „Schriftarten und Schriftgrößen“ haben Sie die Möglichkeit für jedes Design einzeln einzustellen, welche Schriftarten und Schriftgrößen in empower zur Verfügung stehen sollen. Nachdem Sie das gewünschte Design ausgewählt haben, können Sie zunächst festlegen, ob Sie grundsätzlich eine Einschränkung von Schriftarten und Schriftgrößen in empower wünschen.

 

 

Wenn ja, können Sie hier jeweils Schriftarten und -größen hinzufügen. Um eine Schriftart hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Schrift aus und klicken auf „Hinzufügen“.

 

Um eine Schriftgröße hinzuzufügen, tragen Sie diese ein und klicken anschließend auf „Hinzufügen“ oder drücken „Enter“.

 

Ist das Feld „Zeige Vorschau“ aktiviert, können Sie sehen, wie die jeweilige Schriftart in den verschiedenen Schriftgrößen aussieht.

 

 

 

Corporate Design Check

Unter „Corporate Design Check“ können Sie Einstellungen zum Design Check in empower vornehmen.

 

Zunächst können Sie auswählen, ob Elemente nur nach einem erfolgreichen Design Check in die Bibliothek gespeichert werden können. Wählen Sie hier “An“ aus, können nur Elemente, die Ihrem Corporate Design entsprechen, in der Bibliothek abgelegt werden.

So vermeiden Sie, dass Ihre Mitarbeiter Inhalte hochladen, die gegen das Corporate Design verstoßen. Bitte beachten Sie, dass dann wirklich nur CD-konforme Inhalte hochgeladen werden können, Inhalte von Kunden können beispielsweise nicht mehr abgelegt werden.

Beim Öffnen oder Speichern von Präsentationen kann mit Hilfe der folgenden Optionen automatisch ein Design Check durchgeführt werden. Der automatisierte Design Check verhindert dabei weder das Speichern, Öffnen oder Schließen von Präsentationen.

 

 

 

Wählen Sie „Design Check beim Speichern“ aus, wird der Design Check jedes Mal automatisch durchgeführt, wenn Sie eine Präsentation in der Bibliothek speichern. Sollte die Präsentation Design Check Verstöße enthalten, erhalten Sie rechts im Speichern-Dialog einen Hinweis dazu.

 

Wählen Sie „Design Check beim Öffnen“ aus, wird der Design Check automatisch beim Öffnen einer Präsentation durchgeführt. Wenn die Präsentation Verstöße gegen das Corporate Design enthält, erscheint eine entsprechende Benachrichtigung.

 

Außerdem können Sie pro Design einstellen, welche der folgenden Parameter der Design Check generell überprüfen soll:

  • Titelplatzhalter
  • Logoschutz
  • Layout-Schutz
  • Schriftarten
  • Schriftgrößen
  • Schriftfarben
  • Füllfarben
  • Linienfarben
  • Farben in Aufzählungszeichen
  • Stil von Aufzählungszeichen

 

Upload und Update

In der Rubrik „Upload und Update“ können Einstellungen zum Hochladen von Elementen, zum Update-Assistenten, zum Ablaufdatum und zum grundsätzlichen Verhalten von Updates vorgenommen werden.

 

 

Indem Sie die oben aufgeführte Funktion auswählen, ermöglichen Sie den Nutzern mehrere Folien auf einmal als Folienset in die Bibliothek hochzuladen. Ist diese Option nicht ausgewählt, steht im „Speichern unter“-Dialog trotz Auswahl mehrerer Folien die Option „Folienset“ nicht zur Verfügung. Bei einem Foliensatz, der als „Folienset“ in der Bibliothek gespeichert wird, wird Ihnen in der Bibliothek immer nur die erste Folie angezeigt und Sie können in der Bibliothek auch nicht auf die einzelnen Folien zugreifen. Wenn Sie das „Folienset“ in eine Präsentation einfügen, stehen Ihnen aber wieder alle Folien zur Verfügung. Diese Option bietet sich immer dann an, wenn es eine Gruppe von Folien gibt, die immer nur zusammen verwendet werden sollen. Mit dem „Folienset“ verhindern Sie, dass ein Nutzer nur eine Folie des Sets zweckentfremdet benutzt.

 

Mit der Option „Aktualisierungsassistent öffnet automatisch“ können Sie festlegen, wie der Nutzer von empower über Updates informiert werden soll. Standardmäßig startet immer sofort der Aktualisierungsassistent, sollte ein Element mit veraltetem Inhalt geöffnet werden. Ist die Option deaktiviert, wird über eine Benachrichtigungsleiste informiert, wenn Elemente mit veraltetem Inhalt geöffnet werden. Generell kann die Aktualisierungsroutine auch manuell gestartet werden, indem Sie auf den „Updates“-Button im Bereich Bibliothek klicken.

 

Über die Einstellung „Ablaufdatum aktivieren“ können Sie die gleichnamige Funktion aktivieren. Ist die Funktion aktiv, kann für die Elemente in der Bibliothek ein Datum festgelegt werden, nach dessen Ablauf das jeweilige Element automatisch in den Papierkorb verschoben wird.

Unter „Einstellungen für Verbindungen“ kann das Standardverhalten beim Erhalten und Verteilen von Updates innerhalb eines Update-Verbunds konfiguriert werden.

 

Die Standardeinstellung für das Erhalten von Updates ist i.d.R. „Nur Updates vom Vorgänger“, d.h. ein Element erhält Updates nur vom direkten Vorgänger im Update-Verbund.

Eine weitere Option ist, dass ein Element in der Bibliothek Updates von allen Elementen innerhalb eines Update-Verbundes erhält, unabhängig davon, an welcher Stelle eine Aktualisierung durchgeführt wurde. Ist „Keine Updates erhalten“ aktiviert, erhalten die Elemente in der Bibliothek grundsätzlich keine Updates.

Über die „An/Aus“-Schalter können diese Optionen auch generell aktiviert bzw. deaktiviert werden. Wird eine Option deaktiviert, steht sie im Kontextmenü, das sich mit Rechtsklick auf ein Element in der Bibliothek öffnet, nicht zur Verfügung. In der Bibliothek können Sie die Standardeinstellungen nämlich für ein oder mehrere Elemente verändern. Bitte beachten Sie, dass diese Änderung dann nur für das ausgewählte Element bzw. die ausgewählten Elemente gelten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 4.4.

 

Bezüglich des Standardverhaltens für das Verteilen von Updates stehen jeweils fünf Optionen zur Verfügung, die separat für die Aktionen „Speichern“ bzw. „Speichern unter“ von Elementen in der Bibliothek ausgewählt werden können:

  • Wählen Sie die Option „Update erzwingen“ aus, wird bei der Aktualisierung von einem Element diese Änderung auch automatisch auf alle Elemente im Update-Verbund angewandt. Es erscheint keine Update-Meldung mehr, stattdessen wird das Update automatisch durchgeführt.
  • Update verteilen“ bedeutet, dass alle Elemente standardmäßig Updates verteilen.
  • Update nicht verteilen“ bedeutet, dass die Elemente zwar innerhalb der empower Bibliothek keine Updates verteilen, aber lokal abgelegte Elemente des Update-Verbunds beim Öffnen eine Update-Meldung angezeigt bekommen.
  • Update deaktivieren“ deaktiviert das Verteilen von Updates sowohl für Elemente in der Bibliothek als auch für lokal gespeicherte Elemente. (Bei diesen beiden Optionen verbleiben die Elemente im Gegensatz zur folgenden Option in einem Update-Verbund und zeigen das Ketten-Symbol, obwohl keine Updates verteilt werden.)
  • Mit der Einstellung „Aus dem Update-Verteiler entfernen“ werden standardmäßig überhaupt keine Verbindungen erstellt. Alle Elemente werden als unverbundene Einzelelemente ohne Update-Verbund in der Bibliothek abgelegt. Es werden weder Updates verteilt noch empfangen. Die Update-Funktion wird hiermit quasi deaktiviert!

Die Option „Update erzwingen“ kann für das Verteilen von Updates beim „Speichern unter“ zusätzlich auch deaktiviert werden. Wird diese Funktion deaktiviert, steht sie im „Speichern unter“-Dialog für den Nutzer nicht zur Verfügung.

Weitere Informationen zur Updatefunktion von empower finden Sie im Kapitel 4.

 

Versionierung

In der Rubrik „Versionierung“ kann grundsätzlich eingestellt werden, ob in empower alte Versionen von Elementen in der Unternehmensbibliothek oder der Benutzerbibliothek gespeichert werden sollen oder nicht.

 

Wenn Sie die Versionierung in der Unternehmensbibliothek nutzen möchten, aktivieren Sie die Funktion mit einem Klick auf „Ja“. Anschließend können Sie die Anzahl der gespeicherten Versionen pro Element begrenzen. Dadurch können Sie den benötigten Speicherplatz auf der Datenbank ggf. erheblich reduzieren. Wenn die Anzahl der Versionen eingeschränkt werden soll, wählen Sie „Ja“ aus und geben dann die gewünschte Anzahl ein.

 

Die gleichen Einstellungen können analog auch für die Versionierung in der Benutzerbibliothek vorgenommen werden.

 

 

Mehrsprachigkeit

In der Rubrik „Mehrsprachigkeit“ kann das Feature „Mehrsprachigkeit“ aktiviert und verwaltet werden.

 

Wenn Sie das Feature in empower verwenden möchten, aktivieren Sie es mit einem Klick auf „Ja“. Anschließend kann in der Übersicht eingestellt werden, welche Sprachen für das Feature „Mehrsprachigkeit“ zur Verfügung stehen sollen. In der linken Übersicht können Sie die gewünschte(n) Sprache(n) auswählen und diese über einen Klick auf „Hinzufügen“ aktivieren. Um eine Sprache zu deaktivieren, wird diese auf der rechten Seite ausgewählt und mit einem Klick auf „Entfernen“ deaktiviert. Über die Buttons „Nach oben“ und „Nach unten“ kann die Reihenfolge der Sprachen verändert werden.

 

 

Startup und Master

Unter „Startup und Master“ können Sie das Verhalten von empower beim Öffnen von PowerPoint®, dem Speichern von Mastern und bezüglich des „Offline-Modus“ konfigurieren.

 


Wählen Sie die Option „Master-Auswahl beim Start erzwingen“, öffnet sich nach dem Start von PowerPoint® ein Fenster, in dem Sie dazu aufgefordert werden, einen in empower hinterlegten Master auszuwählen bevor PowerPoint® geöffnet wird. D.h. PowerPoint® kann nur noch mit einer zentral freigegebenen Master-Vorlage geöffnet werden. Dies hat den Vorteil, dass die Nutzer von empower nicht mehr die Möglichkeit haben auf einer Blanko-Vorlage zu arbeiten und so Präsentationen zu erstellen, die nicht dem Corporate Design entsprechen. Deswegen ist diese Option auch standardmäßig ausgewählt. Um trotzdem nicht bei jedem Start von PowerPoint® eine Masterauswahl treffen zu müssen, können Sie einen Master als Standard-Vorlage definieren. Die Anleitung dazu finden Sie im Kapitel 2.2.

Wenn die Option „Master-Auswahl beim Start erzwingen“ deaktiviert ist, öffnet sich PowerPoint® wie gewohnt mit einer Blanko-Vorlage.

Mit den folgenden zwei Optionen können Sie einstellen, in welchen Bereichen der Bibliothek Master abgespeichert werden können. Grundsätzlich können Master nur in der Vorlagen-Bibliothek im Master-Vorlagen-Ordner abgespeichert werden – vorausgesetzt der jeweilige Nutzer hat die dafür erforderlichen Rechte. Mit der ersten Option können Sie zusätzlich das Ablegen von Mastern in der Unternehmensbibliothek erlauben, mit der zweiten Option das Speichern von Mastern in der Benutzerbibliothek.

 

Über „Kopf- und Fußzeilenfelder in den Präsentationseinstellungen anzeigen“ können Sie die Einstellungen für die Kopf- und Fußzeilenfelder unter dem Button „Präsentationseinstellungen“ in der empower Leiste aktivieren. Ist die Funktion deaktiviert, können Sie unter dem Button „Präsentationseinstellungen“ nur die Sprache der aktuell geöffneten Präsentation einstellen.

 

Unter „Offline“ können Sie festlegen, in welchem Modus empower starten soll. Grundsätzlich können Sie unter der ersten Option einstellen, ob empower im Offline- oder Online-Modus starten soll. Wählen Sie hier „An“ aus, damit empower immer im „Offline-Modus“ startet. Diese Option ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Kapazität Ihres Intranets bereits stark ausgelastet ist. empower arbeitet im Offline-Modus zunächst nur lokal und benötigt nur dann Kapazitäten, wenn die Daten mit der empower Datenbank synchronisiert werden. Ansonsten startet empower im „Online-Modus“.

 

Ist die Option „Online-/ Offline-Modus wiederherstellen“ aktiv, wählt empower den Offline-bzw. Online-Status immer nach der vorangegangenen Sitzung aus. Haben Sie also in der vorherigen Sitzung offline gearbeitet, öffnet sich empower das nächste Mal auch im „Offline-Modus“. Ist diese Einstellung aktiv, wird die Einstellung der ersten Option nur für den ersten Start von empower genutzt. Weitere Informationen zum „Offline-Modus“ finden Sie im Kapitel 3.13.

 

Mit der dritten Option können Sie zusätzlich festlegen, dass alle Ordner der Unternehmensbibliothek automatisch für alle Nutzer offline verfügbar sind. Diese Einstellung kann jedoch von Administratoren auf den jeweiligen Unterordnern wieder überschrieben werden. Weitere Informationen zu den Berechtigungen innerhalb von empower finden Sie im Kapitel 3.11.

 

 

Features

In der Rubrik „Features“ können Sie die Verfügbarkeit von Funktionen verwalten, die dem Benutzer in der empower-Leiste zur Verfügung stehen sollen. Ist eine Funktion aktiviert, erscheint sie in der Menüleiste von empower.

 

Rechts sehen Sie alle Funktionen, die bereits aktiviert sind und in der empower-Leiste zur Verfügung stehen. Links sind Funktionen, die zurzeit nicht aktiv sind. Um eine Funktion zu aktivieren oder deaktivieren, wählen Sie die gewünschte Funktion aus und drücken Sie entweder „Aktivieren“, wenn Sie eine Funktion hinzufügen möchten, oder „Deaktivieren“, wenn Sie eine Funktion entfernen möchten.

Unter der Rubrik „Hilfe“ finden Sie den Unterpunkt „External Link“. Diese Funktion erstellt in der empower-Leiste einen personalisierbaren Button. Dieser Button kann mit einem beliebigen Ordner, einem Programm oder auch einer Website verknüpft werden, sodass sich diese per Knopfdruck öffnen lässt. Der Nutzer hat somit die Möglichkeit schnell zu einem häufig benutzten Ordner, Programm oder einer Website zu gelangen ohne unnötige Zeit mit der Suche danach zu verschwenden. Um diese Verknüpfung zu erstellen, müssen Sie den Link zum gewünschten Programm in das Eingabefeld „Externer Link“ unten einfügen und die Änderung mit „OK“ bestätigen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, mithilfe des Eingabefensters „Externer Link-Beschriftung“ dem Button einen personalisierten Namen zu geben.

 

Unter „Corporate Design Vorlagen“ wird eingestellt, welche Vorlagen-Ordner in der Schnellzugriffleiste angezeigt werden sollen. Folgende Ordner stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Slide Templates
  • Text Elements
  • Icons
  • Chart Templates
  • Table Templates
  • Images
  • SmartArt Templates
  • Presentation Templates
  • Videos

 

Mit den „Platzhalter Einstellungen“ legen Sie fest, welches Verhalten ausgelöst wird, wenn Benutzer die Platzhalter Funktion verwenden. D.h. wenn Benutzer in einem Platzhalter eine der unten aufgeführten Schaltflächen betätigen.

 

 

Für jede der sechs Einfüge-Optionen können Sie zwischen drei Funktionen wählen: bei „integriert“ öffnet sich die normale PowerPoint® Auswahl. Wählen Sie „deaktiviert“ aus, erscheint eine Meldung, dass die Anwendung nicht zur Verfügung steht. Bei „empower“ öffnet sich der entsprechende Ordner (sofern er über die Feature-Liste aktiviert ist) in der Schnellzugriffsleiste, in der Ihre auf das Corporate Design abgestimmten Vorlagen abgelegt sind. Bei ClipArt/Onlinegrafiken öffnet sich bei der Einstellung „empower“ der Bilder-Ordner.

 

 

Rechtschreibprüfung

In der Rubrik „Rechtschreibprüfung“ können Sie festlegen, welche Sprachen ganz oben bei der Auswahl für die Rechtschreibprüfung erscheinen sollen.

 

Um eine Sprache hinzuzufügen wählen Sie diese links aus, klicken auf „Hinzufügen“ und schieben sie mit den Pfeil-Buttons an die gewünschte Position.

 

 

Möchten Sie eine Sprache wieder entfernen, wählen Sie diese aus und klicken auf „Entfernen“.

 

 

 

Branding

In der Rubrik „Branding“ können Sie das Design von empower individuell an ihr Unternehmen anpassen.

 

 

Unter „Ribbon Name“ können Sie einen Namen, z.B. den Namen Ihres Unternehmens, eingeben, der über der empower-Leiste erscheint.

 

Außerdem können Sie eine „Branding Farbe“ einstellen, die die empower-Standardfarbe Orange, also z.B. die Farbe der Schnellzugriffsleiste, ersetzt. Geben Sie dazu einfach den RGB-Wert ein.

 

 

CD Admins

In der Rubrik „CD Admins“ können Corporate Design Administratoren hinzugefügt oder entfernt werden.

 

Ein Corporate Design Administrator hat Zugriff auf alle Bearbeitungsmöglichkeiten unter dem Menü „empower Customizing“, d.h. er kann sowohl die grundlegenden und unternehmensweit gültigen Einstellungen in empower verändern, als auch die Agenda und die Smart Objects (Prozesskette, Ampel, Harvey Ball und Stempel) anpassen.

Um einen Nutzer als Corporate Design Administrator hinzuzufügen, suchen Sie diesen über eines der Kriterien (Nachname, Vorname, Anzeigename oder Accountname) in der Active Directory. Anschließend wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus der Ergebnisliste aus und fügen ihn mit einem Klick auf „Hinzufügen“ als CD Admin hinzu. Um einen Nutzer aus der Liste zu entfernen, wählen Sie rechts den entsprechenden Nutzer aus und entfernen ihn mit einem Klick auf „Entfernen“.

 

 

 

Ersteinrichtung

Mithilfe des Customizing Wizards können Sie in wenigen Klicks die Ersteinrichtung von empower selbst vornehmen.

 

Der Wizard führt Sie dabei Schritt für Schritt durch die Einrichtung von empower.

Zunächst werden Sie aufgefordert, eine Präsentationsvorlage auszuwählen, die Ihren Master enthält und dem Unternehmensdesign entspricht. Aus dieser Vorlage zieht sich empower automatisch alle Informationen wie Schriftarten, Schriftfarben, Füllfarben und Linienfarben. Der Master dieser Präsentationsvorlage wird außerdem fortan als zentrale Mastervorlage in empower hinterlegt.

 

Nach Auswahl der passenden Vorlage werden zunächst alle im Master hinterlegten Farben, Schriftarten und Schriftgrößen angezeigt. Sollen die Schriftarten und Schriftgrößen in empower nicht eingeschränkt werden, kann diese Funktion deaktiviert werden, indem Sie „Alle Schriftarten zulassen“ bzw. „Alle Schriftgrößen zulassen“ auf „An“ stellen. Über die Einstellungen von empower können auch im Nachhinein jederzeit zusätzliche Farben, Schriftarten und Schriftgrößen hinzugefügt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 6.3 und Kapitel 6.4.

Im nächsten Schritt können Sie den Namen der empower-Leiste ändern und eine Branding-Farbe einstellen. Wählen Sie bei „Branding Farbe aktivieren“ „An“ aus, können Sie eine Farbe für das empower Design aus dem Master auswählen oder selbst eine Farbe definieren. Die Branding-Farbe ersetzt die Standard-Farbe der empower-Menüfenster und -leisten, wie z.B. der Schnellzugriffsleiste.

 

Mit dem Klick auf „Weiter“ wird der Customizing Wizard ausgeführt, was einige Minuten dauern kann.

Nach dem Ausführen des Customizing Wizards muss empower neu gestartet werden, damit die Änderungen angezeigt werden. Sollten die Änderungen nicht direkt umgesetzt werden, schließen Sie PowerPoint® erneut und betätigen dann den empower Sync einmal manuell mit einem Klick auf „Jetzt synchronisieren“. Nach Ablauf des Synchronisationsvorgangs können Sie PowerPoint® wieder öffnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 3.15.

 

Smart Objects anpassen

Das Design der Smart Objects: Prozesskette, Ampel, Harvey Ball und Stempel können Sie unter „empower Customizing“ ändern.

 

Dazu laden Sie das jeweilige Objekt herunter, passen es an und laden es wieder hoch.

 

Wenn z.B. das Design des Stempels verändert werden soll, klicken Sie auf „Herunterladen“ und der Stempel wird auf der aktuellen Folie eingefügt. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, die gewünschten Änderungen an dem Objekt durchzuführen. Um die Änderungen zu speichern, muss das Objekt markiert und mit einem Klick auf „Hochladen“ wieder hochgeladen werden.

Speziell beim Stempel fragt empower vor dem Hochladen, ob der Beispieltext im Stempel entfernt werden soll. Klicken Sie auf ja, wenn ein Blind-Text beim Herunterladen des Stempels angezeigt werden soll. Ansonsten bleibt der Beispieltext bestehen, den Sie im Stempel eingetragen haben. Nachdem der Stempel erfolgreich hochgeladen wurde, kann der aktualisierte Stempel über die „Smart Objects“ einfügt werden.

 

Über die Funktion „Vordefinierte Texte bearbeiten“ können Sie festlegen, welche Stempel-Texte grundsätzlich in empower hinterlegt sein sollen. Fügen Sie hier einen Text hinzu oder löschen Sie nicht benötigte Texte.

 

 

Die Prozesskette, die Ampel und den Harvey Ball können Sie auf die gleiche Weise anpassen. Beachten Sie bei allen Anpassungen, dass keine Gruppierungen der Elemente gelöscht oder hinzugefügt werden dürfen. Zum Hochladen müssen außerdem immer alle Elemente des Objekts markiert sein.

Bei der Ampel sollten Sie außerdem darauf achten, immer die richtige Variante unter der angegebenen Farbe zu speichern.

 

Agenda anpassen

Unter „empower Customizing“ können Sie neue Agenden in empower hinzufügen, bestehende Agenden anpassen und alte Agenden löschen.

 

Um eine bestehende Agenda anzupassen, wählen Sie unter „empower Customizing“ und „Herunterladen“ die gewünschte Agenda aus. empower fügt dann in die aktuell geöffnete Präsentation das Agenda-Template ein, auf dem Ihre Agenda basiert.

 

Mit diesem Template können Sie alle notwendigen Informationen zur Agenda festlegen, auf deren Basis der Agenda-Editor dann später die individuellen Agenden in Ihren Präsentationen erstellt. Allen Elementen dieses Templates wurde ein spezifischer „Tag“ zugewiesen, den Sie mit Rechtsklick auf ein Element unter „Agenda Tags“ einsehen können.

 

Das erste Element ohne Highlight definiert alle Agenda-Punkte auf erster Ebene, die in einer Präsentation aktuell nicht besprochen werden.

Das erste Element mit Highlight definiert den Agenda-Punkt auf erster Ebene, der in einer Präsentation aktuell verwendet und in der Regel farblich hervorgehoben wird.

 

Das Unterelement ohne Highlight definiert alle Unterpunkte der Agenda, die gerade nicht ausgewählt sind.

Das Unterelement mit Highlight definiert den Unterpunkt, der gerade aktuell verwendet und in der Regel farblich hervorgehoben wird. Die Elemente auf der dritten Ebene folgen derselben Logik.

 

Außerdem werden für jedes Element einzeln die Felder für das Aufzählungszeichen, die Seitenzahl und – bei Agenda-Punkten auf erster Ebene – das Feld für Dauer und Referent definiert. Darüber hinaus kann das Titelfeld der Agenda angepasst werden.

Bei all diesen Feldern handelt es sich um Textboxen, die Sie nach Ihren Wünschen gestalten können. So kann z.B. die Schriftfarbe angepasst und den Feldern eine andere Füllfarbe zugeteilt werden.

Beachten Sie dabei, dass auf keinen Fall Gruppierungen von mehreren Elementen erstellt werden dürfen. Dadurch werden die Tags, die an den Feldern hängen, gelöscht und die Agenda funktioniert nicht mehr richtig. Auch ein nachträgliches Aufheben der Gruppierung kann diesen Effekt nicht wieder rückgängig machen. Sie können die Tags der Elemente allerdings nachträglich über die Auswahlliste wieder vergeben. Dennoch sollten Sie darauf achten keine Elemente zu löschen oder zu gruppieren.

Die Abstände zwischen den einzelnen Agenda-Punkten liest empower einfach von den Abständen der Elemente auf diesem Template aus. Der Abstand, den das erste Element ohne und das erste Element mit Highlight auf diesem Template zueinander haben, ist also auch der Abstand, den zwei Agenda-Punkte auf erster Ebene später in der Agenda haben.

Das Textfeld mit dem Tag „AGENDA_BREADCRUMP“ definiert das Design des Feldes mit den Kapitelüberschriften. Auch hier können Sie Schriftart, -größe und -farbe, sowie die Position und Größe des Feldes anpassen.

 

Auch für die Navigation können Sie Anpassungen analog vornehmen. Für die Navigation gibt es allerdings zwei Textfelder: ein hervorgehobenes (für den aktuellen Agenda-Punkt) und eines ohne Highlight (für die restlichen Agenda-Punkte).

 

Auch diese Felder können Sie wie alle anderen in der Schriftart, -größe und -farbe sowie der Position und Größe des Feldes anpassen.

Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, können Sie das angepasste Agenda-Template wieder hochladen. Dafür muss die Agenda-Folie ausgewählt sein. Unter „Hochladen“ können Sie jetzt eine bestehende Agenda überschreiben oder über „Neu hinzufügen“ die Agenda zusätzlich zu den bestehenden in empower hinterlegen.

 

Bevor das neue Agenda-Template gespeichert wird, erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie weitere grundlegende Einstellungen für die Agenda auswählen können.

 

Wählen Sie zunächst das Design aus, dem die Agenda zugeordnet werden soll. Wenn Sie kein Design auswählen, steht die Agenda grundsätzlich immer zur Verfügung – unabhängig davon, welcher Master gerade verwendet wird.  Anschließend können Sie der Agenda einen Namen geben.

Wenn Sie die Funktion „Deckblatt mit Highlight“ aktivieren, werden auf dem Deckblatt der Agenda alle Agenda-Punkte mit Highlight dargestellt.

 

Wenn Sie die Funktion „Titel editierbar“ aktivieren, können Sie im Agenda-Editor einen individuellen Titel für die jeweilige Agenda eingeben. Ist die Funktion deaktiviert, wird standardmäßig „AGENDA“ als Titel eingefügt.

 

Ist die Funktion „Highlights für Unterpunkte“ aktiviert, wird auch bei Unterpunkten der aktuelle Agenda-Punkt mit Highlight dargestellt.

 

Ist die Funktion „Highlight für Unterpunkte bei Hauptpunkten“ aktiviert, werden auf den Agenda-Folien, bei denen ein Hauptpunkt gehighlightet ist, auch dessen Unterpunkte mit Highlight dargestellt.

 

Um im Agenda-Editor die Seitenzahlen auf den Agenda-Folien anwählen zu können, muss die Funktion hier aktiviert werden.

 

Die Aktivierung der Funktion „Kein Highlight für Ober- und Unterpunkte“ führt dazu, dass bei einem gehighlighteten Unterpunkt der Hauptpunkt nicht mit Highlight dargestellt wird.

 

Über die Funktion „Zwei Spalten“ kann ein Agenda-Template für eine zweispaltige Agenda hochgeladen werden. Hierfür muss zuvor allerdings ein spezielles Template angelegt werden.

   

In den Feldern „Format String“ kann das Format der Aufzählungszeichen für die Agenda-Punkte pro Ebene definiert werden. Standardmäßig werden arabische Zahlen ohne Aufzählungspunkt angezeigt (Bsp. 1, 2, 2.1, 2.2, …). Um einen Aufzählungspunkt zu setzen, können Sie hier „%1%.“ (ohne Anführungszeichen) einsetzen. Alternativ können Sie die folgenden Formeln verwenden:

  • %a% für Kleinbuchstaben
  • %A% für Großbuchstaben
  • %i% für kleine Römische Zahlen
  • %I% für große Römische Zahlen

 

Nachdem Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „OK“ und das Template wird in empower gespeichert. Über den Agenda-Editor können Sie jetzt eine Agenda im neuen Design erstellen.

Wenn Sie eine alte Agenda löschen möchten, gehen Sie einfach in das empower Customizing Menü und wählen Sie unter „Löschen“ die entsprechende Agenda aus. Beachten Sie jedoch, dass dieser Vorgang nicht wieder rückgängig gemacht und die Agenda nicht wiederhergestellt werden kann.

 

Aufbau Ordnerstruktur Best Practice

Wie in Kapitel 3 beschrieben umfasst das Folienmanagement neben der Vergabe von Berechtigungen auch das Anlegen einer, für Ihr Unternehmen sinnvollen, Ordnerstruktur und die zentrale Pflege der Inhalte in empower. Nur so kann garantiert werden, dass alle Mitarbeiter stets mit den aktuellsten Inhalten arbeiten und die Vorteile von empower optimal genutzt werden können.

Bevor Sie eine Ordnerstruktur für Ihre Unternehmensbibliothek anlegen, sollten Sie sich also Gedanken machen, wie die Inhalte, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen wollen, sinnvoll gegliedert werden können. Generell empfehlen wir einen zentralen Folienpool anzulegen, in dem einzelne Folien abgelegt werden, die bereits fertig gestaltet und zur Verwendung freigegeben sind. Diese Folien können in verschiedenen Ordnern je nach Themengebiet gegliedert und in der Unternehmensbibliothek hinterlegt werden. Die Inhalte aller Folien im Folienpool sollten nur zentral angepasst werden. Auf diese Weise garantieren Sie, dass die Folien jederzeit aktuell und CD-konform sind. Hierzu sollten Sie die Administratorrechte für diese Ordner bei einem kleinen Team bündeln, das für die Pflege der Folien zuständig ist.

In weiteren Ordnern können dann Präsentationen zur Verfügung gestellt werden, die aus den Folien des Folienpools zusammengestellt sind. So wird sichergestellt, dass auch die Inhalte der Präsentationen zentral gepflegt werden und immer aktuell sind. Dies funktioniert wie folgt: Sobald eine Folie aus dem Pool, die auch in einer Präsentation verwendet wird, zentral angepasst wurde, erscheint beim Öffnen der Präsentation eine Updatemeldung. empower informiert Sie darüber, dass eine Folie der Präsentation nicht mehr aktuell ist und gibt Ihnen die Möglichkeit diese zu aktualisieren.

 

 

Feedback und Fehler melden

Um empower kontinuierlich zu verbessern und optimal an Ihre Wünsche und Bedürfnisse anzupassen, sind Ihre Erfahrungen mit empower und Ihre Meinung zu dem Produkt und den einzelnen Funktionen für uns von großer Bedeutung. Aus diesem Grund hat jeder empower-Nutzer die Möglichkeit, schnell und einfach ein Feedback an den empower Support zu senden oder eventuell auftretende Fehler direkt zu melden.

Um ein Feedback zu senden klicken Sie in der Rubrik „Hilfe“ auf den „empower Hilfe“-Button und wählen Sie die Funktion „Feedback senden“ aus. Es öffnet sich eine an den empower Support adressierte E-Mail, in die Sie ihr Feedback schreiben können. Sie haben jedoch auch jeder Zeit die Möglichkeit uns direkt via empower-support@madeinoffice.com zu kontaktieren.

 

Wenn Sie einen Fehler in empower melden möchten, nutzen Sie ebenfalls den „empower Hilfe“-Button und wählen Sie die Funktion „Einen Fehler melden“. Auch hier öffnet sich eine bereits an den empower Support adressierte E-Mail, an welche automatisch alle Log-Dateien von empower angehangen werden. Diese Dateien ermöglichen es dem empower Support den aufgetretenen Fehler nachvollziehen und beheben zu können. Bitte beschreiben Sie in der E-Mail kurz das aufgetretene Verhalten und geben Sie, wenn möglich, die einzelnen Schritte an, die zum Auftreten des Fehlers geführt haben.

 

 

 

Die empower Auflistungsfunktion

In empower gibt es eine erweiterte Funktion zur Verwendung von Auflistungszeichen in PowerPoint®. Dabei wird die Standardfunktion von PowerPoint® um folgende Funktionen erweitert: Es können Bilder als Auflistungszeichen im Master definiert werden und mit Hilfe der empower Auflistungsfunktion können die im Master definierten Auflistungszeichen auch auf Textelemente angewandt werden.

 

Bei der Nutzung der empower Auflistungsfunktion ist zu beachten, dass nur ein Bild eingebunden werden kann. Sie können jedoch dieses Bild auf unterschiedlichen Ebenen verwenden (bspw. auf Ebene 2 und Ebene 3).

Die empower Auflistungsfunktion kann in zwei Schritten eingerichtet werden: Zunächst müssen Sie das gewünschte Bild im Master einbinden und anschließend noch einmal in die Auflistungsfunktion von empower.

Wenn Sie die Auflistungszeichen grundsätzlich für alle Layouts bestimmen wollen, gehen Sie in der „Masteransicht“ auf das oberste (Mutter-)Layout (siehe Bild unten). Hier können Sie nun Ihre Auflistungszeichen definieren. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, wirken sich auf alle Platzhalter auf den folgenden Layouts aus.

 

Hier müssen Sie jetzt mit Hilfe der Standardfunktion von PowerPoint® das Bild-Auflistungszeichen einbinden. Selektieren Sie dazu die gewünschte Ebene auf dem Platzhalterbereich, welcher sich auf dem Mutterlayout befindet, und wechseln Sie von dem Reiter „Folienmaster“ zu dem Reiter „Start“. Dort können Sie unter dem Bereich „Absatz“ die bekannte Aufzählungszeichenfunktion von PowerPoint® aufrufen und anschließend in den Bereich „Nummerierung und Aufzählungszeichen…“ wechseln.

  

Innerhalb des Fensters „Nummerierung und Aufzählungszeichen“ können Sie nun auf „Bild“ klicken. Sie werden anschließend gebeten, eine Bilddatei von einem Speichermedium (z.B. ein Nutzerordner auf Ihrem lokalen Rechner) auszuwählen. Nachdem Sie dies getan haben, klicken Sie im Fenster „Nummerierung und Aufzählungszeichen“ auf „OK“.

Anschließend müssen Sie nun dasselbe Bild mit der empower-Funktion „Auflistungsbild setzen“ einbinden. Diese Funktion finden Sie unter dem Menü „Folienmaster“ rechts neben dem Button „Masteransicht schließen“.

Wenn Sie auf den „Auflistungsbild setzen“-Button klicken, werden Sie sofort gebeten, eine Bilddatei von einem Speichermedium zu wählen. Wählen Sie nun dasselbe Bild aus, welches Sie auch zuvor verwendet haben.

Nun haben Sie ein Bild erfolgreich als Auflistungszeichen festgelegt. Fahren Sie folgend mit einer weiteren Ebene fort, oder verlassen Sie die Masteransicht und speichern Sie den Master z.B. in empower.

 

Beim Design Check ignorieren

Corporate Design Administratoren können einzelne Elemente in Präsentationen oder dem Master vom Design Check ausschließen. Wenn beispielsweise in einer Präsentation rote Hinweispfeile verwendet werden, um beim gemeinsamen Arbeiten mit Kollegen auf zu bearbeitende Elemente aufmerksam zu machen, können diese vom Design Check ausgenommen werden. Die Signalfarbe Rot soll nicht generell in empower zur Verfügung gestellt werden, die Pfeile aber nicht jedes Mal vom Design Check angemerkt werden.

Um ein Element vom Design Check auszunehmen, gehen Sie mit einem Rechtsklick darauf und wählen „Beim Design Check ignorieren“. Wie bei jeder Änderung speichern Sie anschließend die Präsentation/ die Folie/ das Element (bzw. den Master, wenn Sie ein Element im Master bearbeitet haben) in die Bibliothek.

 

 

Layout-Schutz einrichten

Mit Hilfe des Layout-Schutzes können Sie sicherstellen, dass Elemente auf Folien immer nur innerhalb der Platzhalter bzw. eines vorgegebenen Bereichs liegen und nicht darüber hinausragen. Dadurch erhalten Ihre Präsentationen ein einheitliches Design.

Der Layout-Schutz wird im Master aktiviert und eingerichtet. Dazu speichern Sie den Master zunächst in der Bibliothek, bzw. speichern ihn erneut ab und überschreiben ihn, falls er schon in der Bibliothek hinterlegt war. Bei den Masterinformationen setzen Sie dann den Layout-Schutz auf „An“.

 

Wenn der Layout-Schutz aktiv ist, sind automatisch alle Platzhalter auf den Layouts des Masters als Layout-Schutzraum definiert. Wenn jetzt eine Form auf einer Folie eingefügt wird, die über den Platzhalter hinausragt, wird diese Form vom Design Check als Verstoß gegen den Layout-Schutzraum angezeigt.

In fast jedem Master gibt es aber auch Layouts, auf denen keine oder nur wenige Platzhalter liegen. Auf dem „Nur Titel“- oder auch „Leer“-Layout beispielsweise sollen Elemente frei angeordnet werden können. Bei aktiviertem Layout-Schutz würde der Design Check allerdings bei jedem Element, das auf der Folie abgelegt wird, einen Verstoß gegen den Layout-Schutzraum anzeigen.

Um die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten nicht einzuschränken, lassen sich - zusätzlich zu den Platzhaltern - benutzerdefinierte Layout-Schutzbereiche definieren.  Dazu fügen Sie einfach eine Form auf dem gewünschten Layout ein, mit dem Sie den Bereich markieren, in dem Elemente auf der Folie liegen dürfen.

 

 

Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element und wählen „Layout-Schutz festlegen“ aus.

 

Jetzt ist der Bereich des Elements für dieses Layout als Layout-Schutz definiert. Auf die gleiche Art und Weise lässt sich auch auf Layouts mit Platzhaltern der Layout-Schutz um weitere Bereiche erweitern.

Damit das graue Element, das den Layout-Schutz-Bereich markiert, später auf den Folien nicht zu sehen ist, können Sie es über einen Rechtsklick auf das Element und  „Design Check Objekte ausblenden“ ausblenden. Wenn Sie das Element später noch einmal bearbeiten möchten, gehen Sie einfach mit einem Rechtsklick auf das Layout und wählen „Design Check Objekte einblenden“.

Um die Änderungen zu speichern, muss der Master abschließend wieder in der Bibliothek gespeichert werden.

 

Logo-Schutz einrichten

Analog zum Layout-Schutz können Sie mit dem Logo-Schutz sicherstellen, dass keine Elemente im Bereich eines Logos liegen oder dieses überdecken.
Um den Logo-Schutz einzurichten, öffnen Sie den Master und wechseln in die Masteransicht. Anschließend fügen Sie auf dem gewünschten Layout eine Form ein, die den Logo-Schutz-Bereich markieren soll. Um den Logo-Schutz-Bereich besser einstellen zu können, können Sie die Füllfarbe der Form auf transparent einstellen. So können Sie die Form über das Logo legen und die genaue Größe des Bereichs festlegen. Anschließend gehen Sie mit einem Rechtsklick auf das Element und wählen „Logo-Schutz festlegen“.

 

Wenn Sie den Logo-Schutz auf allen Layouts einheitlich einrichten möchten, können Sie die Form einfach kopieren und auf den restlichen Layouts einfügen. Mit einem Rechtsklick auf eins der Elemente und einem Klick auf „Design Check Elemente ausblenden“ werden alle Elemente ausgeblendet, damit Sie in den fertigen Präsentationen nicht mehr zu sehen sind. Abschließend muss der Master in der Bibliothek gespeichert werden und der Logo-Schutz ist eingerichtet.

 

Masterfelder einrichten

Masterfelder können Textfelder oder Formen sein, die im Master hinterlegt sind und über die „Präsentationseinstellungen“ in der empower-Leiste je nach Definition mit einem Text gefüllt bzw. generell in der Präsentation an-/abgewählt werden können. Masterfelder erscheinen, wenn aktiviert, auf allen Folien einer Präsentation – so kann eine Präsentation beispielsweise mit wenigen Klicks als ‚vertraulich‘ gekennzeichnet werden.

Um ein Masterfeld einzurichten müssen Sie zunächst über den Reiter „Ansicht“ in der PowerPoint®-Leiste in die „Folienmaster“-Ansicht wechseln. Anschließend fügen Sie auf das erste, große Layout im Master (Mutter-Layout) ein Textfeld ein, das Sie als Masterfeld definieren möchten. Ziehen Sie das Feld an die gewünschte Position und formatieren Sie es wie gewünscht (z.B. Schriftart/-farbe/-größe). Anschließend markieren Sie das Feld und klicken in der PowerPoint®-Leiste (immer noch Rubrik „Folienmaster“), rechts oben auf „Masterfeld definieren“.

 

Hier haben Sie drei grundsätzliche Typen für das Masterfeld zur Auswahl: „Masterfeld für Text“, „Masterfeld für Optionen“, „Festes Masterfeld“.

 

Wählen Sie „Masterfeld für Text“ können Sie in das Masterfeld später einen Text frei eingeben. Unter „Name“ sollten Sie dem Feld eine Bezeichnung geben, die später im Menü „Präsentationseinstellungen“ angezeigt wird. Dazu können Sie auch eine Beschreibung zu dem Masterfeld eingeben, die ebenfalls im Menü „Präsentationseinstellungen“ unter dem Namen des Feldes erscheint. Das Masterfeld kann zudem auch einer Sprache zugewiesen werden, standardmäßig ist hier „Für alle Sprachen definieren“ ausgewählt. In diesem Fall erscheint das Masterfeld unabhängig davon, welche Sprache für die aktuelle Präsentation eingestellt ist. Wenn das Masterfeld einer bestimmten Sprache zugewiesen wird, ist es in der Präsentation auch nur dann verfügbar, wenn diese ebenfalls in der entsprechenden Sprache eingestellt ist. So können Sie ein Masterfeld mehrfach anlegen und pro Sprache den Namen und ggf. die Beschreibung in der entsprechenden Übersetzung zur Verfügung stellen. Wählen Sie die Option „Dieses Feld ist ein Pflichtfeld“, öffnen sich die „Präsentationseinstellungen“ automatisch, wenn eine Präsentation mit diesem Master geöffnet wird. 

Über ein „Masterfeld für Optionen“ können Sie eine Auswahl an Texten vorgeben, die der Anwender später aus einer Drop-down-Liste auswählen kann. Um eine Option hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Zeichen und geben den gewünschten Text ein. Über das Minus-Symbol können Sie Einträge aus der Liste löschen und über die Pfeil-Buttons die Reihenfolge ändern.

  

Als dritte Option können Sie ein „festes Masterfeld“ einstellen. Hier gibt es nur die Option, das Masterfeld über eine Checkbox in den Präsentationseinstellungen in die Präsentation einzufügen oder daraus zu entfernen. Diese Option eignet sich, wenn das Masterfeld nur optional eingefügt bzw. nur ein fester Text verwendet werden soll. Sie können diese Funktion aber beispielsweise auch dazu nutzen, eine bestimmte Form oder ein Symbol/Logo optional in die Präsentation einfügen zu können.

 

Nachdem Sie das Masterfeld definiert haben, sollten Sie es über „Masterfelder ausblenden“ ausblenden und die Änderungen im Master in der Bibliothek speichern. Über „Masterfelder einblenden“ können Sie sich das Feld jederzeit zur erneuten Bearbeitung wieder anzeigen lassen.

 

Wenn Sie jetzt eine Präsentation mit diesem Master öffnen, können Sie in den „Präsentationseinstellungen“ das Masterfeld für die aktuelle Präsentation bearbeiten.

 

Logo einbinden

Mit der Logo-Funktion von empower können Sie über die Präsentationseinstellungen in ein und denselben Master mit einem Klick ein Logo an einem fest definierten Platz einfügen und austauschen. Auf diese Weise können Sie z.B. unternehmensweit mit nur einem Master arbeiten, obwohl Sie für verschiedene Tochtergesellschaften unterschiedliche Logos innerhalb Ihrer Präsentationen verwenden.

Um die Logo-Funktion nutzen zu können, muss diese zunächst in den empower Customizing Einstellungen unter „Features“ aktiviert werden. Dazu öffnen Sie die Rubrik „Präsentationseinstellungen“, wählen „Logoplatzhalter“ aus und klicken dann auf „Aktivieren“.

 

Anschließend können Sie die Logo-Funktion einrichten, d.h. es müssen zunächst die gewünschten Logos in der Vorlagenbibliothek unter „Bilder“ im „Logo“-Ordner abgelegt und in Ihrem Master Logo-Platzhalter definiert werden. Damit die Logo-Funktion den betroffenen Ordner zuordnen kann, muss dessen Ordner-ID in der Bibliothek in die empower Datenbank eingetragen werden. Dazu führen Sie einen Rechtsklick auf den Ordner aus und klicken dann auf Link in Zwischenablage kopieren.

emp://library/Logos?guid=94de45ff-cd83-4503-85d4-b11007b197a6

Die ID wird nun ab dem Gleichheitszeichen (=) kopiert und muss nun in der Datenbank in tbl_SettingsPlain unter LogoFolder eingetragen werden.

Ein Logo-Platzhalter zeigt an, auf welchem Layout und an welcher Position das dazugehörige Logo eingefügt werden soll. Die Verbindung zwischen Logoplatzhalter und Logo wird durch eine einheitliche Bezeichnung von Logoplatzhalter und dazugehörigem Logo mit einem Hashtag definiert.

Um ein Logo zu speichern, fügen Sie es auf einer Folie ein, positionieren es an der gewünschten Stelle und klicken dann auf „In Bibliothek speichern“. Anschließend wählen Sie links unter „Bilder“ den Logo-Ordner aus. Jetzt müssen Sie dem Logo einen Namen geben, der folgender Logik entspricht: Name des Logos#Name des Logoplatzhalters. Also zum Beispiel „empower slides#rechts unten“ für das empower slides-Logo, das rechts unten auf einer Folie angezeigt werden soll. Mit einem Klick auf „OK“ wird das Logo dann mit im „Logo“-Ordner gespeichert.

 

Wenn Sie direkt mehrere Logos auf einmal speichern wollen, markieren Sie einfach alle Logos auf der Folie und wählen im Speichern-Dialog „Mehrere Objekte“ und dann „Speichern unter“ aus. Über einen Klick auf „Erweitert“ können Sie dann beim Hochladen von mehreren Logos den einzelnen Logos jeweils einen eigenen Namen geben.

  

Wechseln Sie jetzt in der PowerPoint®-Leiste in den Reiter „Ansicht“ und von dort in die „Folienmaster“-Ansicht.

 

In der Masteransicht fügen Sie dann über die empower-Leiste eine beliebige Form auf dem Layout ein, auf dem später das Logo über die Logo-Funktion angezeigt werden soll. Positionieren Sie den Platzhalter in Größe und Position exakt so wie das Logo.

 

Dann markieren Sie die Form auf dem Layout und klicken anschließend, in der Folienmasteransicht, auf den Button „Logoplatzhalter“ und dann auf „Logoplatzhalter festlegen“.

 

Dadurch wird die Form als Logoplatzhalter definiert. Jetzt muss der Platzhalter noch durch eine eindeutige Bezeichnung dem dazugehörigen Logo zugewiesen werden. Dazu öffnen Sie den Auswahlbereich von PowerPoint®, den Sie in den Layout Tools unter der Rubrik „Auswahl“ finden.

 

Im Auswahlfenster werden Ihnen nun alle Elemente auf dem Layout angzeigt. Darunter ist auch die Form, die Sie als Logoplatzhalter definiert haben, mit der Bezeichnung „MIO_LOGOPLACEHOLDER#“. Diese Bezeichnung muss jetzt noch hinter dem Hashtag mit dem Namen des Platzhalters ergänzt werden, den Sie auch dem dazugehörigen Logo vergeben haben. In unserem Beispiel sähe die Bezeichnung also so aus: MIO_LOGOPLACEHOLDER#rechts unten.

 

Jetzt können Sie den Logoplatzhalter, d.h. die Form auf dem Layout, kopieren und auf allen weiteren Layouts einfügen, auf denen das entsprechende Logo über die Logofunktion eingefügt werden soll.

Wenn Sie einen Logoplatzhalter auf einem Layout über einen Bildplatzhalter legen, müssen Sie zusätzlich einen zweiten Logoplatzhalter auf dem Bildplatzhalter anlegen, damit das Logo später in der Präsentationsansicht automatisch immer über dem Bildplatzhalter liegt! Fügen Sie dazu einfach eine weitere beliebige Form auf dem Layout ein und legen diese ebenfalls auf den Bildplatzhalter. Über einen Klick auf „Logoplatzhalter festlegen“ aktivieren Sie jetzt auch diesen Platzhalter. Anschließend müssen Sie im Auswahlfenster den Platzhalter benennen, wobei Sie diesmal „USE_PLACEHODER#“ vor dem Namen des Logoplatzhalters ergänzen: MIO_LOGOPLACEHOLDER#USE_PLACEHODER#rechts unten.

 

Bevor Sie den Master nun erneut in der Bibliothek speichern, sollten Sie alle Logoplatzhalter über „Logoplatzhalter ausblenden“ ausblenden. Über „Logoplatzhalter einblenden“ können Sie sich die Formen jederzeit erneut anzeigen lassen und ggf. löschen, falls die Logo-Funktion deaktiviert werden soll.

 

Um diese Änderungen am Master zu sichern, sollten Sie den Master nun in der Bibliothek speichern. Klicken Sie dazu in der empower-Leiste auf „In Bibliothek speichern“ und wählen „Master“ aus. Über „Speichern unter“ können Sie den alten Master jetzt im Master-Vorlagen-Ordner überschreiben oder den Master als zusätzlichen neuen Master hinzufügen.

Ab jetzt können Sie bei diesem Master über die „Präsentationseinstellungen“ das gewünschte Logo in die aktuell geöffnete Präsentation einfügen. Es wird auf allen Layouts des Masters eingefügt, auf denen Sie den entsprechenden Logoplatzhalter angelegt haben und erscheint daher auch auf den entsprechenden Folien der Präsentation.

 

Bitte beachten Sie, dass ein Logo auf Folien bzw. Layouts, bei denen die Funktion „Hintergrundgrafiken ausblenden“ aktiviert ist, dementsprechend nicht angezeigt wird.

Wenn Sie mehrere Logos mit demselben Namen aber unterschiedlichen Hashtags, also Namen für den  Logoplatzhalter, speichern, wird in den Präsentationseinstellungen nur ein Logo angezeigt. empower fügt trotzdem auf den Layouts entsprechend jeweils das passende Layout zum Logoplatzhalter ein.

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