Folienmanagement

In diesem Abschnitt werden alle wichtigen Vorgehensweisen für ein sinnvolles Folienmanagement vorgestellt. Unter Folienmanagement verstehen wir das Arbeiten innerhalb der Bibliothek sowie das Verwalten der darin gespeicherten Inhalte.

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Bibliothek (Vollbibliothek) Label-Funktion empower Sync
Ordnerstruktur anlegen Versionsverlauf Updates-Button
Speichern innerhalb der Bibliothek Mehrsprachigkeitsfunktion In Bibliothek anzeigen
Einstellungen beim Speichern Berechtigungen Ablaufdatum
Präsentationen innerhalb der Bibliothek erstellen Designs empower Link
Suche und Filter Offline-Modus  
Checkout-Funktion Offline-Ordner erstellen  

  

Bibliothek (Vollbibliothek)

Über die Funktion „Bibliothek“ erhalten Sie Zugriff auf die gesamten, zentral verfügbaren PowerPoint®-Inhalte. empower bietet grundsätzlich zwei Wege, wie Sie mit der Bibliothek arbeiten können: entweder öffnen Sie die Bibliothek in einer Vollansicht über den „Bibliothek“-Button in der empower-Leiste oder Sie nutzen den Schnellzugriff auf der rechten Seite.

 

Wenn Sie die Bibliothek über den „Bibliothek“-Button öffnen, erscheint ein Dialogfenster. Hier sehen Sie auf der linken Seite die Ordnerstruktur der Bibliothek, die analog zum Explorer von Microsoft® aufgebaut ist. Die Bibliothek gliedert sich dabei in die drei Bereiche Unternehmensbibliothek, Benutzerbibliothek und Vorlagenbibliothek.

 

Die Unternehmensbibliothek sollte Folien und Präsentationen mit fertigen Inhalten enthalten, die dem gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen sollen. Idealerweisen haben alle Mitarbeiter hier zumindest Leserechte, um Zugriff auf diese zentralen Unternehmensinhalte zu haben.

Die Benutzerbibliothek hingegen ist nutzerspezifisch. Jeder Nutzer hat in empower seine eigene Benutzerbibliothek, in der er eigene Folienbibliotheken anlegen und verwalten kann. Hier werden Projekte gespeichert, die noch in Bearbeitung sind und noch nicht dem gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden sollen. Nur wenn Sie Kollegen über die „Einstellungen“ für einzelne Ordner Rechte zuweisen, können diese ebenfalls auf die entsprechenden Inhalte Ihrer Benutzerbibliothek zugreifen. Auf diese Weise können Sie z.B. an gemeinsamen Projekten arbeiten. Sollten andere Nutzer Ordner für Sie freigeben, werden Ihnen diese ebenfalls in Ihrer Benutzerbibliothek angezeigt.

Der Bereich Corporate Design Vorlagen ist unternehmensweit einsehbar (sofern mindestens Lese- rechte vorhanden sind) und enthält Vorlagen für z.B. Folien, Diagramme oder auch Bilder. Dieser Bereich sollte zentral gepflegt werden und Arbeitsvorlagen zur Verfügung stellen, mit denen alle Mitarbeiter im Unternehmen schnell und einfach neue, CD-konforme Folien bzw. Präsentationen erstellen können.

Im „Papierkorb“ landen alle Elemente, die Sie aus der Bibliothek löschen. Jedes Element wird standardmäßig nach 6 Tagen unwiderruflich gelöscht. Die Dauer bis zur unwiderruflichen Löschung kann jedoch verlängert werden. Bis dahin können Sie alle Elemente über einen Rechtsklick wiederherstellen und sich auch den Ursprungsordner des Elements anzeigen lassen.

 

Wenn Sie einen Ordner aus der Bibliothek auf der linken Seite auswählen, dann sehen Sie rechts alle Elemente, die in diesem Ordner hinterlegt sind. Dabei kann ein Element entweder eine ganze Präsentation, eine einzelne Folie oder ein Objekt (z.B. ein Diagramm, eine Tabelle oder eine Textbox) sein. Um welche Art von Element es sich handelt, erkennen Sie am Icon rechts unten.

Natürlich können auch Master in der Bibliothek hinterlegt werden. Zu jedem Objekt sind außerdem weitere Metainformationen wie Autor, letztes Änderungsdatum, Anzahl der Einfüge-Operationen, Bewertung und Sprache unternehmensweit einsehbar.

 

Um ein Element in einer größeren Vorschau anzusehen, klicken Sie einfach auf die Lupe links oben.

 

In der Vollbibliothek können Sie – sofern Sie die entsprechenden Rechte besitzen – die Reihenfolge der angezeigten Elemente einfach per Drag & Drop verschieben. Mit einem Klick auf das Favoriten-Symbol (s.u.) können Sie dieses zu den Favoriten hinzufügen. Das Element wird dann zusätzlich im Favoritenordner der Schnellzugriffsleiste angezeigt.

 

 

 

Ordnerstruktur anlegen

Bevor Sie eine Ordnerstruktur für Ihre Unternehmensbibliothek anlegen, sollten Sie sich Gedanken machen, wie die Inhalte, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen wollen, sinnvoll gegliedert werden können. Empfehlungen und Tipps hierzu finden Sie im Kapitel 6.17.

Nachdem Sie sich für eine passende Ordnerstruktur entschieden haben, können Sie mit dem Anlegen der Ordner beginnen. Um einen neuen Ordner in der Bibliothek zu erstellen, öffnen Sie zunächst über den „Bibliothek“-Button die Bibliotheksansicht. Wählen Sie anschließend einen Bereich aus, in dem Sie den neuen Ordner erstellen wollen (Unternehmensbibliothek, Benutzerbibliothek oder Corporate Design Vorlagen), und klicken dann unten links auf „Neuer Ordner“.

 

empower erstellt nun einen neuen Ordner im gewünschten Bereich. Um den Namen des Ordners anzupassen, müssen Sie den neuen Ordner auf der rechten Seite des Dialogfensters auswählen und unten links auf „Umbenennen“ klicken. Nach Eingabe des gewünschten Namens bestätigen Sie die Änderung mit „Enter“.

 

Um einen Ordner zu löschen wählen Sie den Ordner analog im rechten Bereich des Dialogfensters aus und klicken anschließend auf „Löschen“.

 

Für das Umbenennen und Löschen von Ordnern gibt es noch einen alternativen Weg. Sie können den entsprechenden Ordner auch mit einem Rechtsklick in der Ordnerstruktur auf der linken Seite des Dialogfensters auswählen und dann die gewünschte Aktion durchführen.

 

 

Beachten Sie, dass beim Löschen eines Ordners auch alle Inhalte des Ordners inklusive Unterordner gelöscht werden.

 

Speichern innerhalb der Bibliothek

ACHTUNG: Bitte achten Sie grundsätzlich darauf, dass Präsentationen im PPTX- oder PPT-Format gespeichert werden müssen, damit eine einwandfreie Funktionalität von empower gewährleistet werden kann.

Um ein Element in die Bibliothek hochzuladen, selektieren Sie das gewünschte Element und klicken auf „In Bibliothek speichern“.

 

Nun haben Sie – abhängig von Ihrer Selektion – die Möglichkeit, die gesamte Präsentation, die ausgewählte Folie, den Master, mehrere Folien oder ein Folienset, ein Einzel-Objekt oder mehrere Objekte hochzuladen.

 

 In unserem Bespiel wählen wir die Option „Folie“.

 

Jetzt haben Sie die Wahl zwischen „Speichern“ und „Speichern unter“. Analog zu allen Microsoft Office®-Programmen wird bei „Speichern“ die Folie überschrieben, sofern Sie bereits in der Bibliothek abgelegt wurde. Wenn Sie „Speichern unter“ auswählen, öffnet sich der bekannte Speichern-Dialog zur Auswahl eines Ordners. Würden Sie auf „Speichern“ klicken, obwohl das Element noch nicht in empower hinterlegt ist, würde sich ebenfalls der Speichern-Dialog zur Auswahl eines Ordners öffnen.

Öffnet sich der Speichern-Dialog, so können Sie auf der linken Seite einen entsprechenden Ordner auswählen, in dem bspw. die Folie gespeichert werden soll. Bei Bedarf können Sie natürlich auch ad-hoc einen Ordner hinzufügen. Anschließend können Sie den vorgeschlagenen Namen übernehmen oder abändern und bei Bedarf Stichwörter eintragen. Unten rechts wird Ihnen angezeigt, ob die Folie dem Corporate Design entspricht.

Mit einem Klick auf „OK“ wird die Folie in der Bibliothek gespeichert.

 

Möchten Sie ein bestehendes Element aus der Bibliothek aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor. Fügen Sie das Element aus der Bibliothek in Ihre Präsentation ein und führen die gewünschten Anpassungen durch.

Wenn Sie nun auf „Speichern“ klicken, wird das Element direkt in der Bibliothek überschrieben.

Sie können aber auch auf „Speichern unter“ klicken. Dann wählen Sie z.B. die Folie aus, wenn Sie die Folie aktualisieren möchten. Nun merkt empower automatisch, dass dieses Element bereits in der Bibliothek vorhanden ist und schlägt eine Aktualisierung vor. Ein Klick auf „Überschreiben“ überschreibt das Element in der Bibliothek.

 

 

Optional können Sie das bestehende Objekt auch als eigenständiges Objekt in die Bibliothek hochladen. Dafür müssen Sie einen anderen Speicherort auswählen, oder dem Element einen anderen Namen geben. Sie sollten ein Objekt aber immer nur dann als eigenständiges Element hochladen, wenn das Objekt nichts mehr mit dem ursprünglichen zu tun hat und zusätzlich in der Bibliothek erscheinen soll. Bei Elementen, die Sie aus dem Vorlagenbereich herunterladen und verändern, schlägt empower standardmäßig vor, ein neues Objekt hochzuladen, damit zentrale Vorlagen nicht aus Versehen überschrieben werden können.

Um mehrere Folien auf einmal hochzuladen, markieren Sie alle gewünschten Folien und wählen Sie im Speichern-Dialog „Ausgewählte Folien“ aus. Die Folien werden dann in einem Rutsch als einzelne Elemente in der Bibliothek gespeichert.

 

Die Option „Folienset“ speichert ebenfalls alle Folien in der Bibliothek - allerdings wird Ihnen in der Bibliothek nur die erste Folie angezeigt und Sie können in der Bibliothek auch nicht auf die einzelnen Folien zugreifen. Wenn Sie das Folienset in eine Präsentation einfügen, stehen Ihnen aber wieder alle Folien zur Verfügung. Diese Option bietet sich immer dann an, wenn es eine Gruppe von Folien gibt, die immer nur zusammen verwendet werden sollen. Mit dem Folienset verhindern Sie, dass ein Nutzer nur eine Folie des Sets zweckentfremdet benutzt.

 

Um einen neuen Master in der Bibliothek abzulegen, wählen Sie im Speichern-Dialog „Master“ aus und klicken auf „Speichern unter“. Jetzt erscheint zunächst der Hinweis, dass der Master mit allen Folien in dieser Präsentation abgespeichert wird. Das heißt, es wird nicht nur die Mastervorlage sondern auch alle Folien der aktuell geöffneten Präsentation in empower hinterlegt.

 

Wenn Sie später über „Neu“ eine neue Präsentation mit diesem Master öffnen, werden in die neue Präsentation automatisch alle Folien angezeigt, die Sie jetzt zusammen mit dem Master hochladen. So können Sie Standard-Folien festlegen, die bei jedem Öffnen einer neuen Präsentation mit diesem Master angezeigt werden sollen.

Nach einem Klick auf „OK“ wählen Sie einen Ordner aus, in dem der Master abgelegt werden soll. Anschließend können Sie dem Master einen Namen geben. Klicken Sie auf „OK“ und es erscheint ein Fenster, in dem Sie die nötigen Informationen für die „Master anwenden“ Funktion eingeben müssen.

 

Nachdem Sie auf „Anwenden“ klicken, erscheint ein zweites Fenster, in dem Sie den Master einem Design in empower zuweisen können.

 

Weitere Informationen zum Einrichten der „Master anwenden“-Funktion und den Designs finden Sie in Kapitel 5.2 und Kapitel 6.2. Anschließend wird der Master in empower gespeichert.

Wenn Sie Bilder in empower speichern möchten, können Sie dies auch direkt über die Bibliothek tun, ohne vorher alle Bilder auf einer Folie einzufügen und über „In Bibliothek speichern“ in der Bibliothek abzulegen. Gehen Sie einfach mit einem Rechtsklick auf den gewünschten Zielordner in der Bibliothek und wählen dann „Bilder importieren“ aus.

 

 

Anschließend können Sie über den Button rechts einen Ordner auf Ihrem PC auswählen, aus dem Bilder importiert werden sollen. Über „Bestehende Elemente überschreiben“ kann festgelegt werden, ob Elemente im Zielordner der empower Bibliothek überschrieben werden sollen, falls sie dort bereits vorhanden sind. Wird diese Option nicht ausgewählt, werden alle Elemente neu hinzugefügt und auch automatisch neu benannt. Ist die Option „Unterverzeichnisse einschließen“ aktiviert, werden alle Unterordner des lokal ausgewählten Ordners mit Inhalten (Bilder) in die Bibliothek gespeichert und auch im Verzeichnis abgebildet. Klicken Sie nun auf „OK“ und die Bilder werden in die empower Bibliothek importiert.

 

Bitte beachten Sie, dass Sie bei empower professional grundsätzlich nur Elemente in die Benutzerbibliothek hinzufügen können, es sei denn Sie sind als Administrator ausgecheckt. Bei empower enterprise haben Sie je nach Ihren zugeteilten Rechten die Möglichkeit, Elemente in die Unternehmensbibliothek hochzuladen.

 

Einstellungen beim Speichern

Wenn Sie Elemente in der empower Bibliothek speichern, stehen Ihnen im Speichern-Dialog zusätzlich verschiedene Optionen zur Verfügung.

 

Grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit unter „Speichern im Ziel“ festzulegen, an welcher Stelle ein Element in seinem Zielordner eingefügt werden soll. Über „Vorne einfügen“ wird das Element an erster Stelle im Ordner eingefügt, über „Hinten einfügen“ an letzter.

 

Wenn in empower die Mehrsprachigkeitsfunktion aktiviert ist, können Sie direkt beim Speichern eines Elements diesem eine Sprache zuweisen. Dazu wählen Sie einfach im Speichern-Dialog rechts neben „Sprache“ die gewünschte Sprache aus. (Weitere Informationen zur Mehrsprachigkeitsfunktion finden Sie in Kapitel 3.10.)

 

Wenn Sie mehrere Objekte auf einmal in empower speichern, z.B. mehrere Folien, können Sie bereits im Speichern-Dialog über den „Erweitert“-Button für jede Folie einzeln einen eigenen Namen und individuelle Stichwörter eingeben und pro Folie eine Sprache für die Mehrsprachigkeitsfunktion zuweisen. Klicken Sie anschließend auf „OK“, kommen Sie zurück zum Speichern-Dialog. Hier können Sie wie gewohnt einen Zielordner auswählen und das Speichern erneut mit „OK“ bestätigen.

 

 

Wenn Sie ein Element speichern wollen, dass aus der empower Bibliothek stammt und sich in einem Update-Verbund befindet, können Sie im Speichern-Dialog auch die Einstellungen für das Update-Verhalten dieses Elements beim Verteilen von Updates vornehmen. Weitere Informationen zur Update-Funktion von empower finden Sie in Kapitel 4

 

 

Präsentationen innerhalb der Bibliothek erstellen

Mit empower können Sie neue Präsentationen auch direkt in der Bibliothek zusammenstellen. Wählen Sie hierzu einen Ordner aus, in dem Sie eine neue Präsentation erstellen wollen, und klicken Sie dann auf „Neue Präsentation“.

 

empower legt dann eine neue Präsentation an, die noch keine Folien enthält.

 

Über den „Split-Screen“-Modus können Sie jetzt einfach eine zweite Bibliotheksansicht öffnen und ganz bequem Inhalte aus anderen Ordnern und Präsentationen per Drag & Drop in Ihre neue Präsentation hereinziehen.

  

Standardmäßig werden die Folien dabei kopiert – wenn Sie aber die Umschalt-Taste gedrückt halten, können Sie Folien auch verschieben, sofern Sie die nötigen Rechte dazu besitzen. Sie können Präsentationen natürlich auch ohne den „Split-Screen“ erstellen, der Übersichtlichkeit halber empfehlen wir jedoch diese Vorgehensweise.

 

 

Suche und Filter

Um die Navigation in der Bibliothek zu vereinfachen, haben Sie oberhalb des Ordnerinhalts die Möglichkeit Filter anzuwenden. Sie können nach Präsentationen, Text & Formen, Folien, Diagrammen, Tabellen, Bildern, Videos, SmartArts und Mastern filtern. (Der Filter für Master wird nur in solchen Ordnern angezeigt, in denen Master auch grundsätzlich abgespeichert werden dürfen.) Darüber hinaus können Sie auch Elemente, die als Favoriten markiert sind, für die eine Updatemeldung vorliegt oder die als „Sprachvariante veraltet“ markiert sind, filtern. Wählen Sie z.B. den Folien-Filter aus, werden Ihnen im aktuell geöffneten Ordner nur die darin enthaltenen Folien angezeigt.

 

 

Sie können natürlich auch mehrere Filter gleichzeitig anwenden. Durch erneutes Klicken auf einen Filter wird dieser wieder deaktiviert. Mit einem Klick auf „X“ können Sie alle Filter auf einmal zurücksetzen. Zusätzlich können Sie alle Inhalte nach ihrer Sprachzuweisung filtern. Mit der Sortierungs-Funktion können Sie, analog zu Microsoft Office®, die Inhalte eines Ordners nach verschiedenen Kriterien sortieren.

Die Google-ähnliche Suche von empower ermöglicht es Ihnen, gezielt nach Elementen in der Bibliothek zu suchen. Sie durchsucht dabei alle Inhalte eines Objektes inklusive Schlagworten, Texten, Notizen und Alternativtexten. Hier zahlt sich auch eine gezielt eingesetzte Verwendung von Schlagworten aus. Die Suchtreffer-Ergebnisse werden dabei nach Ihrer Relevanz aufgelistet, so dass Sie immer die besten Suchtreffer ganz oben finden. Bitte beachten Sie, dass die Suche nur bei empower enterprise und nur im Online-Modus zur Verfügung steht.

Zusätzlich bietet die Google-ähnliche Suche zahlreiche weitere Suchmöglichkeiten, mithilfe derer Sie die Suche noch effizienter gestalten können. So steht Ihnen z.B. die Kategorien-Suche zur Verfügung.

Mithilfe dieser können Sie innerhalb folgender Kategorien suchen:

  • Name
  • Keywords
  • Title
  • Content
  • Notes
  • Footer
  • AllText
  • Author
  • Editor

 

Wenn Sie mit der Kategorien-Suche arbeiten, sucht empower nach dem Suchbegriff ausschließlich innerhalb der angegebenen Kategorie. Beachten Sie, dass die Kategorien, unabhängig von Ihrer empower Version, allesamt in Englisch angegeben werden müssen. Wollen Sie z.B. nach dem Suchbegriff „madeinoffice“ in den Fußzeilen suchen, geben Sie folgendes in das Suchfeld ein: Footer:madeinoffice

So können Sie mit jeder der oben aufgeführten Kategorien verfahren und somit innerhalb dieser suchen.

Mit der Platzhalter-Suche (Wildcard-Search) steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, mit der Sie nach Gruppen von Dateien suchen können, die ähnliche Namen besitzen. Mit der Platzhalter-Einzelzeichen-Suche können Sie nach Begriffen suchen, die sich durch ein einzelnes Zeichen unterscheiden. Benutzen Sie dazu das Fragezeichen „?“. Dies bietet sich bei einem Verdacht von eventuellen Rechtschreibfehlern an. Sie können so z.B. nach „Test“ oder „Text“ suchen.

Mit der multiplen Platzhalter-Suche erweitern Sie die Suche nach beliebig vielen Zeichen unmittelbar nach Ihrem Suchbegriff. So können Sie z.B. nach „Test“, „Tests“ oder „Tester“ suchen. Nutzen Sie dazu einfach das Sternsymbol „*“.

Zusätzlich stehen Ihnen Operatoren zur Verfügung, mit denen Sie Suchbegriffe verknüpfen können.

Mit dem Operator „AND“ verknüpfen Sie zwei Suchbegriffe. Das heißt, es wird nach einem Dokument gesucht, welches beide Suchbegriffe enthält. Beachten Sie, dass „AND“ immer großgeschrieben werden muss.

Mit dem Operator „OR“ wird innerhalb der gesamten Bibliothek nach Dokumenten gesucht, die entweder den einen oder den anderen Suchbegriff enthalten. Auch hier muss „OR“ immer großgeschrieben werden.

Mit dem Operator „NOT“ spezifizieren Sie die Suche. D.h. Sie suchen nach einem Suchbegriff und schließen gleichzeitig einen anderen aus. Es werden Ihnen also Dokumente angezeigt, die nur den ersten und nicht den zweiten Suchbegriff enthalten. Beachten Sie auch hier, dass „NOT“ großgeschrieben werden muss.

 

Mit dem Operator „+“ suchen Sie ebenfalls nach zwei Suchbegriffen gleichzeitig. Der Begriff, der direkt nach dem Plus gesetzt wird, sollte in dem Dokument enthalten sein, der zweite Begriff kann, muss aber nicht enthalten sein. Beachten Sie, dass zwischen Plus und dem ersten Suchbegriff kein Leerzeichen stehen darf.

 

Checkout-Funktion

Mit Hilfe der Checkout-Funktion von empower können Sie in der Bibliothek für alle Nutzer sichtbar machen, dass Sie an einem Element arbeiten und somit Überschneidungen bei der Bearbeitung durch andere Nutzer vermeiden.

Um eine Folie in der Bibliothek auszuchecken, klicken Sie mit Rechtsklick darauf und wählen unter „Zusammenarbeit“ „Auschecken“.

 

Es erscheint für alle Nutzer sichtbar ein roter Hinweis auf der Folie, dass diese Folie momentan ausgecheckt ist, also bearbeitet wird. Wenn man mit der Maus über die Folie fährt, wird außerdem angezeigt, von wem diese Folie gerade bearbeitet wird.

 

Wenn Sie jetzt die Folie in PowerPoint® einfügen, können Sie wie gewohnt die gewünschten Änderungen daran vornehmen. Beim Speichern der Folie in der Bibliothek erscheint dann eine Abfrage, ob Sie die Folie jetzt direkt beim Speichern in der Bibliothek wieder einchecken möchten oder nicht. Wenn Sie keine weiteren Änderungen daran vornehmen möchten, wählen Sie „Ja“ aus. Die Folie wird dann in der Bibliothek gespeichert und automatisch wieder eingecheckt.

 

Sie können Elemente auch direkt in der Bibliothek einchecken, in dem Sie mit Rechtslick auf das Element gehen und unter „Zusammenarbeit“ „Einchecken“ auswählen.

 

Elemente, die durch einen anderen Nutzer ausgecheckt sind, können Sie trotzdem öffnen um diese in PowerPoint® zu verwenden und zu bearbeiten. Wenn Sie z.B. Änderungen an einer ausgecheckten Folie vornehmen und die Folie anschließend wieder in die Bibliothek speichern möchten, erscheint eine Warnmeldung, dass diese Folie gerade von einem anderen Nutzer ausgecheckt ist. Wenn Sie auf „Checkout ignorieren und trotzdem speichern“ klicken, wird die Folie inklusive der Änderungen in der Bibliothek gespeichert, bleibt aber trotzdem ausgecheckt.

 

Der Nutzer, der diese Folie ausgecheckt hat, bekommt dann beim Speichern eine Meldung, dass in der Zwischenzeit Änderungen an der Folie vorgenommen wurden und kann entscheiden, ob er diese berücksichtigen möchte oder nicht.

 

Label-Funktion

Mit der Label-Funktion von empower können Sie auf allen Elementen der Bibliothek, für die Sie mindestens Schreibrechte besitzen, ein Label anbringen, das in der Bibliotheksansicht direkt auf dem Element angezeigt wird. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie vor allem das gemeinsame Arbeiten an Präsentationen effizienter gestalten.

Wenn Sie z.B. mit mehreren Kollegen an einer Präsentation arbeiten, können Sie für jede Folie markieren, welcher Kollege für die Bearbeitung der jeweiligen Folie zuständig ist. Dazu markieren Sie die entsprechenden Folien und gehen mit einem Rechtsklick über „Zusammenarbeit“ auf „Label hinzufügen“.

 

Es öffnet sich ein Menüfenster, in dem Sie das gewünschte Label eingeben oder ein Label aus der Liste auswählen können. In der Liste werden immer die letzten zehn von Ihnen verwendeten Labels angezeigt.

 

Nach einem Klick auf „Label hinzufügen“ wird auf den Folien das entsprechende Label angezeigt.

 

Im Gegensatz zur gängigen Praxis, einfach Post-Its auf den einzelnen Folien einzufügen und abzuspeichern, können Sie die Notizen so auf einen Blick in der Bibliothek lesen. Was Sie als Label setzen steht Ihnen völlig frei, Sie können z.B. Aufforderungen wie „Daten aktualisieren“ oder Markierungen wie „Entwurf“ mit Hilfe der Label-Funktion für alle empower-Nutzer sichtbar machen.

Um ein Label zu ändern, klicken Sie mit rechts auf das Element und wählen „Label bearbeiten“. Um ein Label zu löschen wählen Sie „Label entfernen“.

 

Versionsverlauf

Die Funktion „Versionsverlauf“ ermöglicht den Zugriff auf ältere Versionen einer Folie. Während das Update Center dem Nutzer anzeigt, welche Version einer Folie unter welchem Pfad liegt und wie das Updateverhalten der einzelnen Versionen eingestellt ist, konzentriert sich der Versionsverlauf ausschließlich auf die einzelnen Versionen der ausgewählten Folie, auch wenn diese nicht mehr in der Bibliothek hinterlegt sind, und kann beliebige Versionen wiederherstellen.

  

Mit einem Rechtsklick auf eine Folie in der Bibliothek können Sie sich den detaillierten Versionsverlauf der ausgewählten Folie anzeigen lassen. Auf der linken Seite stehen einzeln aufgelistet alle Versionen der Folie mit Erstelldatum, Uhrzeit sowie dem Bearbeiter der Folie. Als erstes ist immer die aktuelle Version abgebildet, d.h. die zuvor ausgewählte Folie, die durch „(aktuell)“ gekennzeichnet ist.

 

Auf der rechten Seite wird eine Vorschau der ausgewählten Version der Folie angezeigt. Über die Funktion „Änderungen zur aktuellen Version anzeigen“ können Sie sich die Änderungen zur aktuellen Folie optisch anzeigen lassen.

Über „Wiederherstellen“ wird die ausgewählte Version wiederhergestellt und als neueste Version gespeichert. Über „Einfügen“ lässt sich die ausgewählte Version der Folie in die aktuell geöffnete Präsentation einfügen. Wenn Sie „Mit Master“ auswählen, wird die Folie mit dem Master in die aktuelle Präsentation eingefügt, mit dem die Folie ursprünglich in der Bibliothek gespeichert wurde.

 

 

Mehrsprachigkeitsfunktion

Die Funktion „Mehrsprachigkeit“ hilft Ihnen, Elemente, die in mehreren Sprachversionen in empower abgelegt sind, einfacher zu verwalten. Für jedes Element in der Bibliothek (egal ob Folie, Präsentation, Objekt oder Master) kann eine Sprachzuordnung festgelegt werden. Wenn dasselbe Element in verschiedenen Sprachvarianten abgelegt wird, kann zwischen den einzelnen Elementen eine „Sprachverbindung“ erstellt werden. Diese Verbindung ermöglicht es Ihnen über den „Sprache wechseln“-Button aus der empower-Leiste mit wenigen Klicks ohne langes Suchen in der Bibliothek andere Sprachversionen eines Elements zu öffnen (z.B. bei einer sprachverwandten Präsentation) oder dieses zu ersetzten (wie z.B. eine Folie innerhalb einer Präsentation). Außerdem können die Elemente in der Bibliothek nach Sprachen gefiltert werden.

Um einem Element in der Bibliothek eine Sprache zuzuweisen, klicken Sie mit rechts darauf und wählen unter „Mehrsprachigkeit“ über „Sprache auswählen“ die gewünschte Sprache aus.

  

Soll z.B. eine Folie neu in der Bibliothek abgelegt werden, kann dieser auch direkt im Speichern-Dialog eine Sprache zugewiesen werden. Welche Sprachen generell zur Auswahl stehen, kann vom Administrator in den „Einstellungen“ festgelegt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel 6.8. Zusätzlich zu den verschiedenen Sprachen gibt es auch die Möglichkeit der Folie den Wert „Universal“ zuzuweisen. Alle Elemente, die als „Universal“ markiert werden, werden in der Bibliothek angezeigt - unabhängig davon, welche Sprache gefiltert wird. Als „Universal“ markierte Elemente stehen also automatisch in allen Sprachen zur Verfügung. Diese Funktion eignet sich z. B. für Grafiken oder Folien mit Elementen, die keinen Text enthalten.

Wenn ein Element neu in der Bibliothek gespeichert wird, kann im Speichern-Dialog auch „Nicht zugewiesen“ ausgewählt werden. Dann wird dem Element keine spezifische Sprache zugewiesen und die Mehrsprachigkeitsfunktion steht für dieses Element nicht zur Verfügung. Die Zuweisung der Sprache kann dann jedoch im Nachhinein in der Bibliothek wie oben beschrieben wieder geändert werden.

 

Nach einem Rechtsklick auf ein Element in der Bibliothek stehen Ihnen im Kontextmenü unter „Mehrsprachigkeit“ verschiedene Funktionen zur Verfügung: Unter „Sprache auswählen“ wird angezeigt, welche Sprache der Folie aktuell zugewiesen ist und hier kann dem Element auch eine andere Sprache zugewiesen werden. Über „Sprache entfernen“ kann die Sprachzuweisung auch komplett gelöscht werden. Dies entspricht dem Wert „Nicht zugewiesen“.

Außerdem kann jetzt eine Sprachverbindung zwischen zwei Elementen erstellt werden. Dazu wählen Sie „Für neue Sprachverbindung merken“ aus. Anschließend wählen Sie bei dem Partnerelement in einer anderen Sprache „Sprachverbindung herstellen“ aus und die Elemente werden der Sprachverbindung hinzugefügt.

 

Über „Sprachvariante(n)“ können Sie sich jetzt alle Sprachvarianten dieses Elements anzeigen lassen. Es öffnet sich ein zweites Bibliotheksfenster, in dem das entsprechende Element in der Bibliothek ausgewählt ist. Über „Sprachverbindung verlassen“ kann eine Sprachverbindung wieder getrennt werden.

Als weitere Funktion können Folien aus einer Sprachverbindung als veraltet markiert werden, wenn z.B. an einer Folie Änderungen vorgenommen wurden, die auch an allen anderen Folien des Sprachverbunds in der jeweiligen Sprache ergänzt werden müssen. Diese Funktion ist unabhängig von der Updatefunktion in empower.

Wenn Sie an einer Folie aus einem Sprachverbund Änderungen vorgenommen haben, erscheint beim Speichern der Folie in der Bibliothek ein Hinweis, dass diese Folie in einem Sprachverbund ist. empower fragt ab, ob die anderen Sprachvarianten der Folie durch die Änderungen jetzt veraltet sind und ebenfalls angepasst werden müssen. Wenn Sie auf „Ja“ klicken, werden die anderen Folien des Sprachverbunds in der Bibliothek automatisch als veraltet markiert.

Unabhängig davon können Sie eine Folie auch direkt in der Bibliothek als veraltet markieren, indem Sie mit rechts auf die Folie klicken und „Als veraltet markieren“ auswählen.

Der Vorteil dieser Funktion ist, dass Sie jetzt in der Bibliothek nach veralteten Folien filtern können. Dazu wählen Sie den Filter „Sprachvariante veraltet“. Somit haben Sie stets einen Überblick darüber, welche Folien in der Bibliothek evtl. angepasst oder z.B. neu übersetzt werden müssen.

Wenn Sie mit rechts auf eine als veraltet markierte Folie klicken, können Sie sich außerdem die veraltete Folie zusammen mit einer neueren Sprachvariante in die aktuell geöffnete Präsentation einfügen lassen. Wenn im Sprachverbund der Folie mehrere aktuelle Folien vorhanden sind, können Sie auswählen, welche der aktuellen Sprachvarianten zusammen mit der veralteten angezeigt werden soll. In der Präsentation können Sie dann auf einen Blick sehen, welche Änderungen an der veralteten Folie vorgenommen werden müssen.

 

Die Inhalte der Bibliothek können außerdem hinsichtlich ihrer Sprachzuweisung gefiltert und bearbeitet werden. Über den Sprachfilter können Sie sich z.B. nur deutsche Elemente anzeigen lassen. Über „Alle anzeigen“ wird der Filter wieder aufgehoben.

 

 

In einer geöffneten Präsentation können Sie den „Sprache wechseln“-Button verwenden, um die gesamte Präsentation mit einem Klick in eine andere Sprache zu überführen. Wählen Sie einfach die gewünschte Sprache aus und wenden Sie sie auf die gesamte Präsentation oder die ausgewählte Folie an.

 

Sollte eine Folie noch nicht in der entsprechenden Sprachvariante in der Bibliothek hinterlegt sein, erscheint ein entsprechender Hinweis.

 

Diese Markierung kann über den „Sprache wechseln“-Button wieder entfernt werden.

  

 

Berechtigungen

In der Bibliotheksansicht haben Sie die Möglichkeit für jeden Ordner in empower individuelle Bearbeitungsrechte bzw. Verwaltungsrechte an die Nutzer zu vergeben.

Wählen Sie einfach einen Ordner aus, für den Sie Rechte vergeben möchten, und klicken Sie auf das „Eigenschaften“-Symbol unten. In dieser ersten Übersicht sehen Sie, welche Benutzer bereits welche Art von Berechtigung für diesen Ordner besitzen.

 

 

In empower gibt es vier unterschiedliche Berechtigungstypen: Administrator, Editor, Autor und Leser.

Ein Administrator darf zum einen Ordner und Unterordner hinzufügen oder löschen, Berechtigungen an Nutzer erteilen sowie Inhalte erstellen, aktualisieren, lesen und löschen.

Ein Editor kann alle Inhalte in einem Ordner lesen, aktualisieren, löschen und neue Inhalte hinzufügen. Jedoch kann er keine Ordner anlegen oder Berechtigungen erteilen.

Ein Autor darf alle Inhalte in einem Ordner lesen, aktualisieren und neue Inhalte hinzufügen. Die von ihm erstellten Elemente kann er bearbeiten und löschen, die Elemente anderer Nutzer nur verwenden.

Ein Leser darf Inhalte eines Ordners verwenden, er kann jedoch keinerlei Änderungen daran vornehmen. Beachten Sie, dass empower standardmäßig allen Nutzern Leserechte zuteilt und diese Option daher nur dann verfügbar und erforderlich ist, wenn nicht allen Nutzern Leserechte zugeteilt werden sollen. Um die Standardeinstellung zu ändern, wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung.

Sie können sich diese Informationen zu den Benutzertypen und Berechtigungen jederzeit anzeigen lassen, wenn Sie mit dem Cursor über das unten gekennzeichnete Fragezeichen fahren.

 

Für einen bestehenden Nutzer können Sie die Berechtigung ändern, indem Sie in der Übersicht unter „Berechtigung“ den gewünschten Benutzertypen auswählen. Um einem neuen Benutzer Rechte für den aktuellen Ordner zu erteilen, gehen Sie auf „Hinzufügen“.

 

Suchen Sie den Benutzer in der Active Directory Suche über eines der angegebenen Kriterien. Anschließend wählen Sie nun den entsprechenden Nutzer aus der Ergebnisliste aus, selektieren die gewünschte Berechtigungsart und fügen ihn über einen Klick auf „OK“ hinzu.

 

Um einem Nutzer seine Berechtigung wieder zu entziehen, wählen Sie den Nutzer aus und entfernen ihn über den „Entfernen“-Button.

 

Wenn Sie einen Ordner in Ihrer Benutzerbibliothek für einen anderen Nutzer freigeben, haben Sie die Möglichkeit, den entsprechenden Nutzer per E-Mail darüber zu benachrichtigen. Nachdem Sie den Nutzer hinzugefügt haben, werden Sie gefragt, ob Sie den neu hinzugefügten Nutzer per E-Mail benachrichtigen möchten. Wenn Sie auf „Ja“ klicken, öffnet empower automatisch eine neue E-Mail in Ihrem E-Mail-Programm. Diese ist bereits an den Nutzer adressiert und enthält eine Benachrichtigung über die Freigabe des Ordners und einen Link, über den er direkt zum freigegebenen Ordner gelangt.

 

 

Sie können nicht nur einzelnen Nutzern, sondern auch Gruppen der Active Directory Rechte vergeben. Dabei gehen Sie den gleichen Weg über „Hinzufügen“ und wählen die entsprechende Gruppe aus. Geben Sie den Gruppennamen in das Feld „Anzeigename“ ein. Bei Gruppen können Sie sich dann in der Übersicht auch die einzelnen Mitglieder der Gruppe anzeigen lassen.

 

Die Rechte, die Sie auf einem Ordner erteilen, werden automatisch auf alle seine Unterordner vererbt und können auch nicht auf tieferer Ebene wieder aufgehoben werden. Wollen Sie lediglich für einen Unterordner Rechte vergeben, dann können Sie dies tun, indem Sie die entsprechenden Ordner separat auswählen.

 

Designs

In empower 7 können mehrere Corporate Designs hinterlegt werden. Ein Corporate Design kann einer oder mehreren Master-Vorlagen zugewiesen werden und beinhaltet vordefinierte Farben, Schriften und eine oder mehrere Agenda-Vorlagen. Optional können auch für jedes Design eigene Corporate Design Vorlagenordner angelegt werden.

Wenn Sie einen 4:3- und einen 16:9-Master haben, können Sie hierfür z.B. zwei Designs anlegen, um jeweils eine eigene Agenda zu verwenden und separate Text-Elemente bereitzustellen. Haben Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Marken, dann können Sie pro Master und Marke ein Design anlegen.

Das jeweilige Design wird immer dann aktiv, wenn ein Master in Verwendung ist, der sich auf dieses Design bezieht. D.h. in der empower-Leiste werden unter „Schrift und Farben“ nur die für dieses Design freigegebenen Schriftarten, Schriftgrößen und Farben angezeigt. Auch im Agenda-Editor stehen nur diejenigen Agenda-Layouts zur Verfügung, die für dieses Design angelegt wurden. Wenn für dieses Design auch spezielle Ordner in der Vorlagenbibliothek angelegt wurden, werden diese beim Öffnen der Vorlagenordner in der Schnellzugriffsleiste automatisch angezeigt. Der Design Check prüft pro Folie immer nach den Vorgaben des jeweiligen Designs.

Neue Designs können nur von Corporate Design Administratoren im empower Customizing Bereich angelegt und verwaltet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in Kapitel 6.2.

Beim Speichern eines Masters in die Bibliothek können Sie diesen allerdings einem bestehenden Design zuweisen, müssen es aber nicht. Um den Master einem Design zuzuweisen, wählen Sie das entsprechende Design aus der Liste aus und klicken auf „Zuweisen“. Ansonsten wählen Sie „Nicht zuweisen“ aus.

 

Wird ein Master keinem Design zugewiesen, erlaubt der Design Check für Folien, die auf diesem Master beruhen, alle in empower hinterlegten Designs, d.h. alle Schriftarten, -größen und -farben und es stehen alle Agenda-Vorlagen zur Verfügung.

 

Offline-Modus

Der „Offline-Modus“ ermöglicht das Arbeiten mit empower für den Fall, dass keine Verbindung zum Unternehmensnetzwerk möglich ist - so z.B. im Home Office oder auf Geschäftsreisen. Um in den „Offline-Modus“ zu wechseln, klicken Sie auf „Offline arbeiten“.

 

Im „Offline-Modus“ stehen Ihnen alle Inhalte der Ordner zur Verfügung, die als „Offline-Ordner“ gekennzeichnet sind. Sie können allerdings nur Elemente herunterladen und keine neuen in der Datenbank speichern. Das ist erst wieder im „Online-Modus“ möglich. Wie Sie Offline-Ordner erstellen können, erfahren Sie im nächsten Kapitel 3.14.

empower erstellt für die „Offline-Ordner“ eine virtuelle Datenbank auf Ihrem Computer, in der die Inhalte gespeichert werden. Im „Online-Modus“ gleicht der „empower Sync“ die Inhalte in einem von Ihrer IT-Abteilung festgelegten Intervall mit der empower Datenbank ab. Wenn Sie sichergehen wollen, dass Ihnen im „Offline-Modus“ der aktuelle Stand der Inhalte lokal zur Verfügung steht, betätigen Sie den empower Sync einmal manuell, bevor Sie in den „Offline-Modus“ wechseln. Weitere Informationen zum „empower Sync“ finden Sie im Kapitel 3.15.

 

Offline-Ordner erstellen

Um die Inhalte eines Ordners auch im „Offline-Modus“ verfügbar zu machen, können Sie den Ordner als „Offline-Ordner“ kennzeichnen. Wählen Sie dazu den gewünschten Ordner in der Bibliothek aus und klicken Sie auf „Offline verfügbar“.

 

Anschließend öffnet sich ein Menüfenster:

 

Sie können hier den einzelnen Ordner oder diesen Ordner inklusive aller seine Unterordner offline verfügbar machen. Mit einem Klick auf eine der beiden Optionen ist der Ordner ab jetzt offline verfügbar. Das erkennen Sie nun auch auf einen Blick an dem grünen Offline-Symbol.

 

Wenn der Ordner nicht mehr offline verfügbar sein soll, gehen Sie den gleichen Weg über „Offline verfügbar“ und wählen die dritte Option „Ordner und alle Unterordner nicht mehr offline verfügbar machen“.

 

empower Sync

Der „empower Sync“ kümmert sich ohne Ihr Zutun um das regelmäßige Synchronisieren mit der Datenbank. In einem von Ihrer IT-Abteilung festgelegten Intervall wird die virtuelle Datenbank auf Ihrem Computer mit der empower Datenbank abgeglichen.

Wenn Sie einmal kurzfristig das Büro verlassen müssen und sicherstellen wollen, dass Sie die aktuellsten Daten offline verfügbar haben, können Sie den „empower Sync“ manuell starten. In der Windows-Taskleiste rechts unten gibt es ein empower „Sync“- Symbol. Mit einem Rechtsklick auf dieses Symbol öffnet sich ein kleines Kontextmenü. Wählen Sie hier „Jetzt synchronisieren“ und empower startet sofort einen Synchronisationsvorgang. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, erscheint ein kleiner Hinweis.

 

Sollte mal ein Problem bei der Synchronisation aufgetreten sein, so wählen Sie einfach „Zurücksetzen“ und empower stellt den lokalen Datenbestand wieder her.

 

Und wenn Sie unterwegs sind und z.B. eine UMTS-Karte nutzen, können Sie den regelmäßigen Sync-Vorgang bei Bedarf einfach „deaktivieren“ bzw. „aktivieren“.

 

Updates-Button

Ein Klick auf „Updates“ überprüft die aktuell geöffnete Präsentation auf Updates.

 

Wenn in der aktuell geöffneten Präsentation Elemente enthalten sind, von denen es bereits eine neuere Version in der Bibliothek gibt, öffnet sich der Update-Assistent und Sie können entscheiden, wie Sie mit den einzelnen Updates verfahren wollen. Weitere Informationen zur Update-Funktion von empower finden Sie in Kapitel 4.

 

In Bibliothek anzeigen

Anhand des Buttons „In Bibliothek anzeigen“ können Sie bei der jeweils ausgewählten Folie oder einem ausgewählten Objekt überprüfen, ob dieses aus der empower Bibliothek stammt oder nicht und wenn ja, in welchem Ordner es liegt. Ist der Knopf ausgegraut, stammt das Element nicht aus der Bibliothek. Ist der Knopf hingegen aktiv, wissen Sie sofort, dass dieses Element aus der Bibliothek stammt.

 

Wenn Sie auf „In Bibliothek anzeigen“ klicken, öffnet sich die Folienbibliothek und zeigt Ihnen das ausgewählte Objekt in der Bibliothek an. Hier finden Sie außerdem weitere Informationen über das ausgewählte Objekt.

 

Ablaufdatum

Für jedes Element in der Bibliothek kann ein Ablaufdatum festgelegt werden, wenn mindestens Editor-Rechte vorhanden sind. Wenn für ein Element ein Ablaufdatum hinterlegt ist, wird dieses Element nach Ablauf des Datums automatisch in den Papierkorb verschoben.

Um ein Ablaufdatum festzulegen, wählen Sie das entsprechende Element mit einem Rechtsklick aus und wählen „Ablaufdatum“.

 

Hier können Sie über die Kalenderübersicht ein Ablaufdatum auswählen oder direkt ein Datum in das Feld eingeben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob das Element ein Lösch-Update verteilen soll, wenn es in den Papierkorb verschoben wird.

 

Mit einem Klick auf „OK“ ist das Ablaufdatum gesetzt. Dieses wird jetzt auch in den Metadaten des Elements unterhalb der Inhaltsansicht angezeigt.

 

Um das Ablaufdatum wieder zu entfernen, öffnen Sie das Menü erneut und wählen „Kein Ablaufdatum“.

 

empower Link

Wenn Sie anderen empower Nutzern einen direkten Verweis auf ein Element aus der Bibliothek geben möchten, können Sie ihnen einen Link per Email zukommen lassen.

 

Dazu gehen Sie mit einem Rechtsklick auf das gewünschte Element und wählen dann „Link als Email senden“. Anschließend öffnet sich automatisch Ihr E-Mailprogramm mit einer vorformulierten, neuen E-Mail. Diese E-Mail müssen Sie jetzt nur noch an den gewünschten Empfänger adressieren und abschicken. Der Empfänger der E-Mail kann dann mit einem Klick auf das darin enthaltene Bild direkt auf den entsprechenden Inhalt in empower zugreifen.

 

Sie können sich den Link zu einem Element in der empower Bibliothek auch direkt per Rechtsklick über „Link in Zwischenablage kopieren“ oder über den Button „Pfad kopieren“ weiter unten in die Zwischenablage kopieren.

 

 

Anschließend erscheint ein Hinweis, dass der Link in die Zwischenablage kopiert ist und Sie ihn in der Zielanwendung einfügen können. Jetzt können Sie den Link in jede beliebige Datei wie z.B. in eine Word®-Datei einfügen. Ein Klick auf diesen Link öffnet ebenfalls das entsprechende Element in der empower Bibliothek.

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