Folienmigration

Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit dem Thema Folienmigration und wie Sie mithilfe von empower alte Folien in das neue Design überführen können.

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Grundsätzliche Problematik Format ändern
Master anwenden Design Check

 

 

Grundsätzliche Problematik

Viele Firmen besitzen bereits alte Präsentationen mit vorgefertigten Masterfolien. Wenn nun ein neues Corporate Design entworfen wurde, müssen alle bisherigen Präsentationen geändert werden, um dem neuen Corporate Design zu entsprechen. Was früher sehr mühevoll und mit viel Zeitaufwand verbunden war, ist mit empower kein Problem mehr. 

Wenn alte Präsentationen in einen neuen Master überführt werden sollen, ist dies oft mit viel Arbeitsaufwand verbunden. In alten Präsentationen werden oft Schriftarten, -farben und -größen verwendet, die im neuen Design nicht mehr erwünscht sind und per Hand angepasst werden müssen. Solche Präsentationen enthalten oft auch mehrere Master, die durch nur einen Master ersetzt werden sollen. Und selbst wenn die alte Präsentation auf nur einem Master basiert, enthält dieser oft Folienlayouts, die im neuen Master nicht vorhanden sind.

In empower stehen Ihnen mit „Master anwenden“ und dem „Design Check“ intelligente Tools zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie die Folienmigration deutlich effizienter gestalten können.

 

Master anwenden

Mit empower können Sie Präsentationen mit einem Klick in andere Master überführen. Haben Sie z.B. den gleichen Master für verschiedene Produkte in unterschiedlichen Farbgebungen und mit unterschiedlichen Produkt-Logos hinterlegt, können Sie über den Master-Vorlagen-Ordner in der Schnellzugriffsleiste einfach die ganze Präsentation oder auch einzelne Folien in einen anderen Master überführen.

Öffnen Sie dazu die gewünschte Präsentation in PowerPoint® und wählen Sie dann einen Master aus.

 

Wenn Sie nun auf „Folie(n)“ klicken, wird die aktuell ausgewählte Folie überführt. Ein Klick auf „Präsentation“ hat die Überführung der gesamten Präsentation zur Folge.

 

Rechts neben den Button „Folie(n)“ finden Sie ein Zahnrad-Symbol, über das Sie verschiedene zusätzliche Funktionen beim „Master anwenden“ auswählen können, die Sie bei der Folienmigration unterstützen.

Wenn Sie z.B. alte Präsentationen in einen neuen Master überführen, der sich vom alten Master stark unterscheidet, führt dies in der Regel zu Schwierigkeiten: oft bleiben alte Layouts, die im neuen Master nicht vorkommen, erhalten. Auf diesen Layouts ist in der Regel auch die Fußzeile falsch formatiert bzw. veraltet und lässt sich nur durch manuelles Zuweisen eines neuen Layouts, dem Zurücksetzen der Folie sowie dem Deaktivieren und anschließendem Aktivieren der Fußzeile korrigieren. Durch das Aktivieren der Funktionen „Layouts zurücksetzen“ und „Layouts bereinigen“ löst empower diese Probleme direkt beim Anwenden des Masters.

 

Layouts zurücksetzen“ setzt alle Layouts auf das Ursprungsformat zurück und löst somit jegliche Fußzeilenproblematik. Diese Funktion finden Sie übrigens auch in der empower Leiste unter der Rubrik „Präsentation“.

Layouts bereinigen“ löscht alle überflüssigen Layouts, die durch die Masteranwendung aus dem alten Master erhalten bleiben. Gleichzeitig weist sie diesen Folien das am besten passende Layout aus dem aktuellen Master zu bzw. greift auf ein Standard-Layout zurück, das vorab einmal für den Master definiert werden muss (siehe weiter unten). Diese Funktion finden Sie ebenfalls in der empower Leiste in der Rubrik „Präsentation“ unter „Tools“.

Die Funktion „Intelligenter Formatwechsel“ unterstützt Sie dabei, Präsentationen in ein neues Format zu überführen. Wenn Sie beispielsweise eine Präsentation in 4:3 auf einen neuen Master im 16:9-Format überführen möchten, wählen Sie vor dem Master-Anwenden „Intelligenter Formatwechsel“ aus. Dann wird die alte Präsentation automatisch an das neue Seitenverhältnis angepasst, Objekte werden entsprechend des neuen Seitenverhältnisses auf den Folien verteilt und es wird verhindert, dass z.B. Bilder oder Hintergrundgrafiken verzerrt werden. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur dann genutzt werden kann, wenn beide Master (der Master der Präsentation und der Master, der darauf angewendet werden soll) die gleiche Folienhöhe aufweisen.

Zusätzlich können Sie in den Einstellungen auswählen, ob beim Anwenden des Masters Folienübergänge in der aktuellen Präsentation erhalten bleiben sollen oder nicht. Ist die Funktion „Folienübergänge anwenden“ deaktiviert, werden beim Anwenden eines neuen Masters auf eine Präsentation automatisch alle Folienübergänge in der Präsentation gelöscht.

 

Um die Funktion „Layouts bereinigen“ verwenden zu können, muss der in empower hinterlegte Master einmal dafür eingerichtet werden. Dazu öffnen Sie über „Neu“ eine neue Präsentation mit Ihrem Master. Anschließend speichern Sie diesen über „In Bibliothek speichern“ – „Master“ – „Speichern“ und in der Bibliotheksansicht klicken Sie auf „Überschreiben“.

 

 

Es erscheint ein Auswahlfenster, in dem Sie festlegen können, was geschieht, wenn Sie mit diesem Master die „Layouts bereinigen“-Funktion nutzen.

 

 

Zunächst können Sie ein Layout auswählen, das automatisch verwendet werden soll, wenn eine Folie in der alten Präsentation auf einem Layout basiert, das im neuen Master nicht enthalten ist. Wir empfehlen das „Nur Titel“-Layout, das in fast jedem Master enthalten ist.

Außerdem können Sie festlegen, welche Informationen in der Fußzeile generell angezeigt werden sollen: Das Datum, die Fußzeile und die Seitennummer.

Wenn in der alten Präsentation ein „Leer“-Layout verwendet wurde, können Sie über „Leeres Layout vermeiden“ festlegen, dass der Folie anstatt des „Leer“-Layouts aus dem neuen Master das Layout zugewiesen wird, das Sie oben als Standard festgelegt haben. Dadurch wird vermieden, dass Folien, auf denen überhaupt keine Struktur in Form von Platzhaltern vorhanden ist, erneut mit einem „Leer“-Layout in die neue Präsentation übertragen werden. Das „Nur Titel“-Layout beispielsweise enthält zumindest einen Platzhalter für den Titel, der auf so gut wie jeder Folie verwendet wird.

Zusätzlich können Sie den Layout-Schutz aktivieren. Ist diese Funktion aktiviert, werden beim Design Check alle Elemente als Verstoß angezeigt, die auf einer Folie außerhalb der Platzhalter liegen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 6.21.

Anschließend klicken Sie auf „Anwenden“ und der Master wird mit den zusätzlichen Informationen gespeichert. Ab jetzt können Sie die Funktion „Layouts bereinigen“ nutzen.

Format ändern

Nachdem eine alte Präsentation mit Hilfe der „Master anwenden“-Funktion in einen neuen Master überführt wurde, kann es sein, dass trotzdem noch einzelne Textelemente auf den Folien liegen und Texte nicht direkt in die Platzhalter des neuen Masters eingefügt wurden. Denn das Ergebnis nach dem Ausführen der „Master anwenden“-Funktion hängt stark davon ab, wie konsequent in der alten Präsentation mit Platzhaltern gearbeitet wurde.

Mit der Funktion „Format ändern“ können Sie mit einem Klick Texte in Platzhalter auf der aktuellen Folie oder in Textelemente aus dem Vorlagenordner einfügen. Klicken Sie dazu auf das Element mit dem zu überführenden Text (Platzhalter, Textelement, Form) und es erscheint links über dem Element ein Overlay „Format ändern“.

 

Ein Klick darauf öffnet eine Liste, die zunächst alle Platzhalter der aktuellen Folie (mit Ausnahme der Platzhalter für die Fußzeile) und unterhalb des Trennstriches alle Textelemente des entsprechenden Corporate Design Vorlagenordners anzeigt.

 

 

Wählen Sie nun einen der Platzhalter aus, wird der Text automatisch in den entsprechenden Platzhalter auf der Folie eingefügt. Sollte sich bereits Text in diesem Platzhalter befinden, wird der zu überführende Text unter dem bestehenden im Platzhalter eingefügt.

Sie können aber auch ein Textelement aus der Liste auswählen, dann wird automatisch das entsprechende Element aus der Bibliothek auf der Folie inklusive des zu überführenden Textes eingefügt.

Hat sich der zu überführende Text ursprünglich in einem Textelement (z.B. Textfeld) befunden, wird das Element nach der Überführung gelöscht. Wird Text aus einem Platzhalter überführt, bleibt dieser auf der Folie bestehen.

 

Design Check

Nachdem Sie mithilfe der „Master anwenden“-Funktion den neuen Master erfolgreich auf eine alte Präsentation angewandt und die Inhalte auf den Folien ggf. neu ausgerichtet haben (hier können Sie gut mit den Layout-Tools arbeiten), besteht immer noch die Möglichkeit, dass die Präsentation noch alte Schriftarten, -farben und -größen enthält, die nicht mehr CD-konform sind. Mit dem „Design Check“ können Sie solche Verstöße mit wenigen Klicks finden und beheben. Mehr Informationen zum „Design Check“ finden Sie im Kapitel 2.14.

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