Neue Präsentationen

In diesem Abschnitt werden alle wichtigen Vorgehensweisen zur Erstellung einer neuen Präsentation erläutert.

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Masterauswahl Layout Tools Position Painter
Standard-Vorlage Größe und Position Anpassen Agenda Editor
Präsentationseinstellungen Anordnen Winkel Senden
Masterfelder Position Zeichnen Sprache
Vorlagen nutzen Größe Objekt Tools
Schrift und Farben Auswahl Ränder Design Check
  Strecken Zeilen  
  Andocken    

 

 

Masterauswahl

Um eine neue Präsentation zu erstellen, öffnen Sie zunächst wie gewohnt PowerPoint®. Automatisch öffnet sich ein Auswahlfenster von empower: Hier werden alle Master angezeigt, die Sie in empower hinterlegt haben.

Wählen Sie nun den Master aus, mit dem Sie Ihre Präsentation erstellen wollen und klicken Sie auf „Neue Präsentation erstellen“. Anschließend wird eine neue Präsentation mit dem ausgewählten Master geöffnet und Sie können mit der Arbeit beginnen.

Das Masterauswahlfenster ist eine Standardeinstellung in empower und stellt sicher, dass neue Präsentationen nur noch auf Basis eines in empower freigegebenen Masters erstellt werden. In den „Customizing-Einstellungen“ von empower kann das Auswahlfenster deaktiviert werden. Dann besteht allerdings die Möglichkeit, dass Mitarbeiter Präsentationen erstellen, die nicht CD-konform sind.

 

 

Standard-Vorlage

Um nicht jedes Mal beim Öffnen von PowerPoint® einen Master auswählen zu müssen, können Sie einen Master als Standard-Vorlage festlegen.

Dazu öffnen Sie PowerPoint®, wählen im Auswahlfenster den gewünschten Master aus und klicken anschließend auf „Standard-Vorlage“. Wenn Sie jetzt PowerPoint® starten, öffnet sich automatisch eine Präsentation mit der gewünschten Vorlage.

Um nachträglich einen anderen Master als Standard-Vorlage festzulegen oder generell die Standard-Vorlage zurückzunehmen, klicken Sie in der empower Leiste auf „Neu“. Im Auswahlfenster können Sie über den „Standard-Vorlage“-Button die gewünschten Änderungen vornehmen.

 

 

Präsentationseinstellungen

Bevor Sie anfangen, eine Präsentation mit Inhalten zu füllen, sollten Sie über die „Präsentationseinstellungen“ die Sprache und Fußzeile der Präsentation einstellen. Klicken Sie dazu auf den Button „Präsentationseinstellungen“ in der empower-Leiste.

 

Unter „Sprache“ können Sie die Sprache für die gesamte Präsentation einstellen. Damit legen Sie die Rechtschreibprüfung für alle Folien der Präsentation mit einem Klick fest.

Darunter können Sie auswählen, welche Elemente der Fußzeile angezeigt werden sollen: Datum und Uhrzeit, die Foliennummer und die Fußzeile. Beachten Sie, dass unabhängig von Ihrer Auswahl nur die Elemente, die auch im Folienmaster definiert sind, auf den Folien angezeigt werden können. Klicken Sie anschließend auf „OK“, um die Fußzeile und die Spracheinstellung auf die gesamte Präsentation anzuwenden. Bitte ändern Sie die Fußzeile immer nur über diese Funktion, damit sowohl die Funktionalität der Fußzeilen-Felder als auch die im Master definierte Formatierung erhalten bleiben und Sie eine einheitliche Fußzeile in Ihrer Präsentation verwenden.

 

Abhängig von Ihrem Master werden Ihnen unter den „Präsentationseinstellungen“ ggf. auch Optionen für Masterfelder oder Logos angezeigt. Informationen dazu finden Sie in den folgenden zwei Kapiteln.

 

 

Masterfelder

Über die Funktion „Masterfelder“ können, zusätzlich zur Kopf- und Fußzeile, Felder im Master definiert werden, in die zentrale Informationen eingegeben werden können, die dann auf allen Folien der aktuellen Präsentation erscheinen. Die Funktion „Masterfelder“ steht nur dann zur Verfügung, wenn der Master dafür entsprechend eingerichtet wurde. Wie Sie Masterfelder erstellen können, erfahren Sie in Kapitel 6.23.

Unter dem Button „Präsentationseinstellungen“ in der empower Leiste können Sie die Masterfelder bearbeiten.

 

Je nachdem, wie Ihre Masterfelder eingerichtet wurden, können Sie hier entweder einen vorgegebenen Text auswählen, selber einen Text eintragen oder über eine Checkbox ein Masterfeld an- oder abwählen. Anschließend klicken Sie auf „OK“ und das Masterfeld wird auf allen Folien der aktuellen Präsentation eingefügt.

 

 

 

Vorlagen nutzen

Mit empower haben Sie die Möglichkeit, Präsentationen schnell und effizient aus zentral bereitgestellten Inhalten zusammen zu stellen. In der Schnellzugriffsleiste finden Sie, abhängig von Ihren unternehmensinternen Einstellungen von empower, Vorlagen für Folien, Textelemente, Diagramme, Tabellen, Symbole, Bilder und SmartArts.

Um Ihre Präsentation zu füllen, können Sie also bereits in empower hinterlegte Folienvorlagen verwenden. Öffnen Sie dazu den Ordner „Folien“ und wählen Sie eine gewünschte Folienvorlage aus. Sie haben nun zwei Optionen die Folie in Ihre Präsentation einzufügen: Klicken Sie auf „Einfügen“ wird die Folie in der Präsentation verwendet, d.h. sie fügt sich in den Master der aktuell geöffneten Präsentation ein und Sie können sie mit Ihrem gewünschten Inhalt füllen.

 

Sie können die Folie aber auch über den Button „Mit Master“ einfügen. Dann wird die Folie so eingefügt, wie sie in der Datenbank hinterlegt ist. D.h. der Master kann von dem in Ihrer Präsentation abweichen. Dies ist hilfreich, wenn Sie z.B. Folien von Kunden in deren ursprünglichen Design verwenden wollen.

 

Um Ihre Präsentation zu erstellen können Sie natürlich auch selbst neue Folien entwerfen. Dazu klicken Sie auf „Neue Folie“ und wählen ein passendes Layout aus Ihrem Master aus. Die Folie können Sie dann wie gewohnt bearbeiten.

 

 Die Platzhalter-Optionen sind allerdings mit den empower Vorlagen-Ordnern verknüpft. Wenn Sie z.B. auf den Diagramm-Button drücken, öffnet sich der Diagramm-Vorlagen-Ordner und Sie können einfach eine passende Diagramm-Vorlage einfügen. Auch die anderen Platzhalter-Optionen können Sie analog verwenden. Die Inhalte der Vorlagen-Ordner können Sie natürlich auch unabhängig von Platzhaltern einfügen. Wählen Sie dazu das gewünschte Element aus und klicken Sie auf „Einfügen“.

 

Beim Einfügen von Bildern aus empower in Inhaltsplatzhalter können Sie das Einfügeverhalten der Bilder selbst bestimmen. In PowerPoint® gibt es grundsätzlich einen Unterschied beim Einfügen von Bildern in Inhalts- und Bildplatzhalter: Wird ein Bild in einen Bildplatzhalter eingefügt, wird das Bild an die Größe des Platzhalters angepasst und deswegen ggf. nur ein Ausschnitt davon gezeigt. Wird ein Bild in einen Inhaltsplatzhalter eingefügt, wird das Bild als Ganzes eingefügt – auch, wenn es dann nicht die Größe des Platzhalters einnimmt.

Beim Einfügen eines Bildes aus empower in einen Inhaltsplatzhalter können Sie wählen, ob der Platzhalter wie ein Bildplatzhalter behandelt werden soll. Wählen Sie ein Bild in der Schnellzugriffsleiste aus, können Sie vor dem Einfügen über das Zahnrad-Symbol auswählen, ob das Bild an die Auswahl, sprich den Platzhalter, angepasst werden soll.

 

Ist diese Funktion aktiv, wird das Bild wie in einen Bildplatzhalter eingefügt.

 

 Sollten Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein, können Sie über den grauen Button „Bild vollständig einfügen“ das Bild auch im Nachhinein noch vollständig einfügen lassen (entsprechend der Inhaltsplatzhalter-Funktionalität).

 

 

 

Schrift und Farben

Bei der Erstellung Ihrer Präsentation sollten Sie zur Formatierung von Text und Formen ausschließlich die Rubrik „Schrift und Farben“ in der empower Leiste benutzen.

 

Die Rubrik „Schrift und Farben“ aus der empower Leiste ähnelt den Rubriken „Schriftart“ und „Absatz“, die Sie im Start-Menü von PowerPoint® finden. In der empower Leiste sind diese jedoch mit empower verknüpft und auf das Corporate Design Ihres Unternehmens angepasst. Hier stehen Ihnen nur diejenigen Schriftarten, -größen und -farben zur Verfügung, die dem Corporate Design entsprechen. Ebenso sind Linien- und Füllfarben festgelegt.

Wenn Sie Inhalte auf Folien erstellen oder ändern, sollten Sie diese also über die „Schrift und Farben“-Rubrik anpassen. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Inhalte dem Corporate Design entsprechen. Denn das PowerPoint®-Menü, das sich durch Rechtsklick auf ein Objekt öffnet, bietet die Standard-PowerPoint®-Formatierungen an und kann keine Einhaltung des Corporate Designs gewährleisten.

In der Rubrik „Schrift und Farben“ finden Sie außerdem neben dem Standard-PowerPoint®-Auflistungs-Button einen zusätzlichen Auflistungs-Button, den Sie an den farbigen Aufzählungszeichen erkennen. Wenn Sie diesen Button nutzen, werden die Aufzählungszeichen eingefügt, die in Ihrem Master definiert sind und somit dem Corporate Design entsprechen.

 

Der Standard-PowerPoint®-Button bietet wieder jegliche PowerPoint®-Formatierung an.

 

 

 

Layout Tools

Die empower Layout Tools unterstützen Sie dabei, Ihren PowerPoint®-Präsentationen ein einheitliches Design zu geben, indem Sie u.a. Objekte auf den Folien passgenau innerhalb des so genannten „Arbeitsbereichs“ ausrichten.

Der „Arbeitsbereich“ wird im Master durch den Text-Platzhalter auf dem Master-Layout festgelegt. Er markiert den Bereich, in dem sämtlicher Inhalt auf einer Folie liegen sollte - ausgenommen sind natürlich Titel und Fußzeile.

 

Mit einem Klick auf den Button „Layout Toolbar“ öffnet sich auf der rechten Seite die komplette Layout Toolbar.

 

Nun können Sie, je nachdem welche Elemente Sie auf der aktuellen Folie selektiert haben, alle Funktionen der Layout Tools nutzen.

 

Möchten Sie die Funktionen der Layout Toolbar direkt über die empower Leiste nutzen, können in den Einstellungen rechts oben individuell Gruppen von Tools selektiert werden, die dann direkt im Reiter angezeigt und mit nur einem Klick erreicht werden können.

 

  

Größe und Position

Unter der Rubrik „Größe und Position“ finden Sie eine Reihe von Tools, die Sie beim Ausrichten und Formatieren von Inhalten auf Folien unterstützen. In diesem Bereich gibt es generell die Möglichkeit, bevor Sie eines der Tools anwenden, ein Referenzobjekt auszuweisen. Damit legen Sie fest, an welchem Objekt sich die jeweilige Funktion primär orientieren soll. Um ein Referenzobjekt festzulegen, markieren Sie zunächst alle Elemente, die bearbeitet werden sollen, und klicken anschließend auf das Objekt, das als Referenzobjekt dienen soll. Möchten Sie z.B. drei Objekte links ausrichten, würde sich der Button „Linksbündig“ standardmäßig an dem Objekt ganz links orientieren (hier dunkelblau).

 

Wenn Sie jedoch das mittlere Objekt als Referenzobjekt setzen, werden alle Elemente links an dem Referenzobjekt ausgerichtet (hier hellblau).

 

 

Anordnen

Bis auf den Button „Position tauschen“ handelt es sich in dieser Sektion um generische PowerPoint®-Funktionen. Die Buttons „Linksbündig“, „Rechtsbündig“, „Oben ausrichten“ und „Unten ausrichten“ richten zwei Objekte entsprechend an einander aus. Wird nur ein einziges Objekt auf der Folie ausgewählt, wird dieses am entsprechenden Rand der Folie (links, rechts, oben oder unten) ausgerichtet.

„Horizontal verteilen“ und „Vertikal verteilen“ verteilt Objekte innerhalb der zwei äußeren Objekte einer Selektion entsprechend horizontal oder vertikal. Wird nur ein Objekt ausgewählt, wird dieses im Verhältnis zur Folie horizontal bzw. vertikal mittig ausgerichtet.

 

Wenn Sie zwei Elemente markiert haben, können Sie über den „Position tauschen“-Button mit einem Klick die Position der Elemente wechseln.

 

Position

Unter „Position“ können Sie ein selektiertes Objekt direkt im bzw. am Arbeitsbereich ausrichten. So können Objekte links, rechts, oben und unten sowie in die obere linke und rechte bzw. die untere linke und rechte Ecke ausgerichtet werden. Der Button in der Mitte ordnet ein Element in der Mitte des Arbeitsbereichs an.

Haben Sie keine Elemente auf der Folie selektiert, werden alle frei liegenden Elemente, mit Ausnahme von Platzhaltern, automatisch nach der von Ihnen gewählten Richtung ausgerichtet.

 

Größe

Unter der Rubrik „Größe“ können Sie Elemente der Größe nach an einander anpassen. Markieren Sie dazu zwei Elemente und wählen z.B. „Gleiche Breite“. Die Elemente übernehmen dann die Breite des zuletzt selektieren Elements, wenn Sie kein Referenzobjekt gesetzt haben. Durch mehrmaliges Klicken auf den Button können Sie zwischen den Breiten der verschiedenen Objekte wechseln. Analog können Sie den Button „Gleiche Höhe“ und „Gleiche Größe“ verwenden.

Über die Buttons „Nach links anpassen“, „Nach rechts anpassen“, „Nach oben anpassen“ und „Nach unten anpassen“ können zwei oder mehrere Elemente der Größe nach angepasst werden, um entsprechend links, rechts, oben und unten bündig ausgerichtet zu werden.

 

Auswahl

In der Sektion „Auswahl“ finden Sie die generischen PowerPoint®-Funktionen zum Anordnen von Elementen auf Folien.

 

Sie können Elemente gruppieren und Gruppierungen wieder aufheben. Außerdem können Elemente entweder direkt in den Hintergrund bzw. Vordergrund gerückt werden oder auch nur eine Ebene nach hinten bzw. vorne. Über den Button unten rechts können Sie sich auch das Auswahlfenster von PowerPoint® anzeigen lassen, in dem alle Elemente auf der Folie, auch unsichtbare, angezeigt werden.

 

Um ein Element unsichtbar zu machen, klicken Sie einfach im Auswahlfenster auf das Augen-Symbol rechts neben dem Objektnamen. Unsichtbare Elemente werden natürlich auch vom Design Check nicht berücksichtigt.

Mit Hilfe der Auswahlbuttons rechts können Sie mit einem Klick mehrere Elemente auf einer Folie selektieren. „Gleiche Objekte“ selektiert alle Objekte, die den gleichen Typ des aktuell ausgewählten Elements haben, also beispielsweise alle Rechtecke, alle Textboxen, etc. Über den Button „Gleiche Farbe“ werden alle Objekte, die die gleiche Farbe wie das ausgewählte Objekt haben, selektiert.

 

Strecken

Mit den Buttons „An Breite anpassen“, „An Höhe anpassen“ und „An Fläche anpassen“ können Sie einzelne oder mehrere Elemente mit einem Klick an den Arbeitsbereich anpassen. Wenn Sie ein einzelnes Element auf der Folie selektieren, wird das Element entsprechend an die Breite, Höhe oder die gesamte Fläche des Arbeitsbereichs angepasst. Wenn Sie mehrere Elemente selektieren, werden diese Elemente proportional zu einander in der Größe angepasst und im Arbeitsbereich ausgerichtet. Ist kein Element selektiert, werden alle Elemente auf der Folie, ausgenommen Platzhalter, im Arbeitsbereich ausgerichtet. So können Sie beispielsweise bei der Folienmigration mit einem Klick alle Elemente auf einer Folie passgenau im Arbeitsbereich verteilen.

 

Eine weitere Funktion ist das Angleichen der Abstände verschiedener Elemente zueinander, sowohl horizontal als auch vertikal. Um die Abstände zwischen zwei oder mehreren Elementen anzugleichen, wählen Sie die Elemente aus (es können die Abstände zwischen Formen, Feldern und Objekten angepasst werden) und klicken entweder auf „Gleiche Abstände horizontal“ oder auf „Gleiche Abstände vertikal“.

 

Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in welchem Sie den gewünschten Abstand zwischen den Elementen festlegen und die Fläche, innerhalb der die Elemente liegen sollen, bestimmen können. Dabei können Sie zwischen „An Selektion anpassen“, „An Arbeitsbereich anpassen“ und „Größe nicht anpassen“ wählen. Wählen Sie „An Selektion anpassen“ aus, geben jeweils die beiden äußeren Elemente den Rahmen des Bereichs vor, in dem die Elemente liegen sollen. D.h. die Größe der Elemente wird angepasst, um die gewünschten Abstände zwischen den Elementen zu erreichen und diese gleichzeitig in der durch die Selektion vorgegebenen Fläche anzuordnen.

Wählen Sie „An Arbeitsbereich anpassen“, werden die Elemente im Arbeitsbereich verteilt und der Größe nach angepasst, um die gewünschten Abstände zu erreichen. Sie können sich auch für „Größe nicht anpassen“ entscheiden. Dann werden die Elemente nicht angepasst, sondern einfach mit den eingestellten Abständen vertikal bzw. horizontal auf der Folie verteilt.

 

Über den Button „Form teilen“ lässt sich aus jeder beliebigen Form mit wenigen Einstellungen eine Matrix erstellen. Fügen Sie dazu die gewünschte Form, beispielsweise ein Rechteck, auf der Folie ein und klicken anschließend auf „Form teilen“.

 

Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster in dem Sie die gewünschte Anzahl an Zeilen und Spalten eingeben können. Außerdem können Sie den horizontalen und vertikalen Abstand zwischen den einzelnen Elementen festlegen. Zum Schluss wählen Sie noch aus, ob die Matrix insgesamt die Größe des aktuell markierten Objekts einnehmen oder auf den ganzen Arbeitsbereich angepasst werden soll. Mit einem Klick auf „OK“ wird automatisch eine entsprechende Matrix erstellt.

 

Mit dem „Position Painter“ können Sie, ähnlich zum Format-Pinsel von Microsoft®, Positions- und Größen-Parameter von einem Objekt auf andere Objekte übertragen. Ausführliche Informationen zum Position Painter finden Sie in Kapitel 2.9.

 

Andocken

Über die Funktion Andocken können zwei oder mehrere Elemente aneinander ausgerichtet werden. Der Button „Links andocken“ dockt Elemente nach links aneinander an.

Die Buttons „Rechts andocken“, „Oben andocken“ und „Unten andocken“ funktionieren analog. Während bei „Oben andocken“ und „Unten andocken“ die Elemente entsprechend nach unten bzw. oben gerückt werden, werden bei „Vertikal andocken“ und „Horizontal andocken“ die Elemente mittig zueinander angedockt.

 

Anpassen

In der Rubrik „Anpassen“ finden Sie hauptsächlich generische PowerPoint®-Funktionen, die das Ausrichten von Elementen vereinfachen.

 

Winkel

Mit den Buttons „Linksdrehung 90°“ und „Rechtsdrehung 90°“ können Sie ein Element entsprechend um 90° drehen. Über „Horizontal kippen“ und „Vertikal kippen“ können Sie ein Element entsprechend an der horizontalen oder vertikalen Achse spiegeln.

 

Wählen Sie ein Element mit abgerundeten Ecken aus und klicken auf „Runde Ecken angleichen“, werden die Ecken einheitlich an einen in der Datenbank hinterlegten Winkel angepasst.

Gleiches gilt für Richtungspfeile und eingekerbte Richtungspfeile (zu finden im empower Ribbon unter Formen > Blockpfeile), die über den Button „Winkel angleichen“ einheitlich formatiert werden können.

 

Die Winkel für Runde Ecken und (eingekerbte) Richtungspfeile können in der empower Datenbank eingestellt werden.

 

Zeichnen

Hier finden Sie die generischen PowerPoint®-Funktionen um Formen zusammenzufügen.

Über „Vereinigung“ werden die markierten Elemente zu einer einzigen Form zusammen gefügt. Über den Button „Kombinieren“ werden markierte Elemente zu einer Form vereint, dabei wird allerdings der Überlappungsbereich herausgeschnitten. Die Funktion „In Einzelmengen“ teilt die markierten Elemente, abhängig von ihren Überlappungen, in einzelne Formen auf. Über „Schnittmenge bilden“ wird nur der Überlappungsbereich der markierten Elemente erhalten. Über „Subtrahieren“ wird der Bereich der zuletzt ausgewählten Form aus der zuerst ausgewählten Form ausgeschnitten.

  

Objekt

Unter der Rubrik „Objekt“ finden Sie die Standardeinstellungen von PowerPoint® zur Größe und den Eigenschaften von Formen und Textfeldern. Hier können Sie direkt die Höhe und Breite des markierten Elements einsehen und verändern, sowie über das Kettensymbol das Seitenverhältnis sperren bzw. entsperren. Wählen Sie „Text verkleinern“ aus, passt sich die Schriftgröße innerhalb des Elements automatisch an, wenn dieser ansonsten über das Element hinauslaufen würde. Wird „Form anpassen“ ausgewählt, passt sich nicht der Text sondern die Größe der Form der Textmenge an. Wenn keine der beiden Einstellungen genutzt werden soll, wählen Sie „Nicht anpassen“ aus. Darüber hinaus kann über „Umbrechen“ der automatische Zeilenumbruch aktiviert werden.

 

Ränder

In der Rubrik „Ränder“ können Sie die inneren Ränder eines markierten Elements direkt eingeben. Darüber hinaus können Sie die Ränder eines markierten Elements mit „Rand merken“ analog zum Format-Pinsel von PowerPoint® merken und über „Anwenden“ auf andere Objekte übertragen, indem Sie ein Objekt auswählen und auf „Anwenden“ klicken. Über den Button „Entfernen“ können Sie die Ränder eines Objekts mit einem Klick auf 0 cm setzen.

 

Zeilen

In der Rubrik „Zeilen“ finden Sie die generischen PowerPoint®-Einstellungen zum Zeilenabstand. Unter „Zeilenabstand“ können Sie den Zeilenabstand für das markierte Element einrichten. Haben Sie hier „Genau“ ausgewählt, können Sie unter „Maß“ den genauen Wert eintragen. Unter „Vor“ und „Nach“ können Sie zusätzlich den Abstand vor und nach einer Zeile einstellen.

 

 

Position Painter

Mit dem „Position Painter“ steht Ihnen ein Layout Tool zur Verfügung, mit dem Sie, ähnlich zum Format-Pinsel von Microsoft®, Positions- und Größen-Parameter von einem Objekt auf andere Objekte übertragen können.

 

Soll z.B. Element 2 an Element 1 (Vorlagen-Objekt) angepasst werden, wählen Sie Element 1 aus und drücken Sie den „Position Painter“-Button. Es öffnet sich ein Menüfenster.

 

Der „Position Painter“ hat jetzt bereits die folgenden Parameter von Element 1 gespeichert: Die Breite, die Höhe, die Ausrichtung von links, von rechts, von oben und von unten.

Sie können nun auswählen, welche der Parameter Sie auf ein anderes Objekt anwenden wollen. Die ausgewählten Parameter sind dann farblich hervorgehoben. Wenn Element 2 exakt die gleiche Größe und Position des Referenzobjekts haben soll, wählen Sie die Parameter Breite, Höhe, Von links und Von oben aus. Selektieren Sie nun das Element 2 und klicken dann auf „Anwenden“. Somit haben Sie Element 2 an das Element 1 angepasst.

Nehmen wir wieder unser Beispiel zur Hilfe. Wählen Sie Element 1 aus und drücken Sie den „Position Painter“-Button. Wählen Sie im Menüfenster nur die Breite aus. Selektieren Sie nun Element 2 und klicken dann auf „Anwenden“. Das Element 2 hat nun die gleiche Breite wie Element 1.

Sie können jetzt natürlich auch noch weitere Elemente anpassen. Wählen Sie dazu die entsprechenden Elemente aus und klicken Sie erneut auf „Anwenden“. Die Parameter von Element 1 bleiben so lange gespeichert, bis Sie die Parameter eines anderen Elements durch das Klicken auf „Merken“ speichern oder das Tool schließen.

Wenn verschiedene Elemente auf unterschiedlichen Folien alle die gleiche Position einnehmen sollen, können Sie auf „Mehrfach anwenden“ klicken. Analog zum Doppelklick auf den Format-Pinsel können Sie nun die einmal gespeicherten Parameter direkt mehrfach durch Anklicken der entsprechenden Objekte anwenden.

 

Wenn mit Hilfe des „Position Painter“ Bilder angepasst werden, besteht immer die Gefahr, dass diese verzerren. Deswegen werden Höhe und Breite bei Bildern nie direkt zusammen angepasst. Zunächst wird nur die Höhe, dann nur die Breite des Bildes angepasst. Anschließend können beide Parameter angewandt werden, was aber in den meisten Fällen zu einer Verzerrung des Bildes führt.

 

 

Agenda Editor

Der Agenda-Editor unterstützt Sie bei der Erstellung von Agenda- oder Kapitelseiten, die Ihrer Präsentation die notwendige Struktur verleihen. Um eine Agenda zu erstellen klicken Sie einfach auf den Button „Agenda“ in der empower-Leiste.

 

Nachdem Sie den Agenda-Editor aufgerufen haben, können Sie zunächst - sofern mehrere Layouts hinterlegt sind - ein Agenda Layout auswählen und dann direkt die verschiedenen Agenda-Punkte eintippen und mit „Enter“ in die Liste unten einfügen.

 

Zu jedem angelegten Agenda-Punkt können Sie optional, z.B. im Falle eines Workshops, die Dauer oder den Referenten angeben, sofern diese Funktion für die ausgewählte Agenda aktiviert ist.

Des Weiteren können Sie Agenda-Punkte auch in Unterpunkte umwandeln, indem Sie die Gliederungsebene des Punktes nach rechts oder links verschieben. Die Agenda hat drei Ebenen: es können Hauptpunkte, Unterpunkte und eine zweite Ebene von Unterpunkten erstellt werden, sofern diese Funktion in Ihrer Agenda aktiviert ist.

 

Um die Reihenfolge der Punkte zu ändern, können Sie diese einfach per Drag & Drop verschieben oder die Auf- und Abwärtspfeile benutzen.

 

Dazu noch ein Tipp für Profis: Sie können die Punkte auch über die Tastatur einrücken und verschieben. Halten Sie dazu Strg gedrückt und drücken auf die Pfeiltaste nach rechts oder links, um die Ebene zu verändern. Drücken Sie Strg und die Pfeiltaste nach oben oder unten, um den Punkt zu verschieben. Um zwischen den Punkten hin und her zu navigieren, können Sie einfach die Pfeiltasten nach oben oder unten nutzen.

Um einen bestehenden Agenda-Punkt zu löschen, klicken Sie einfach auf das „Löschen-Symbol“  ganz rechts. empower fragt ab, ob ggf. Agenda-Unterpunkte sowie mögliche Inhaltsfolien der Präsentation zu diesem Agenda-Punkt ebenfalls gelöscht werden sollen. Bitte beachten Sie, dass Sie den Löschvorgang von Kapiteln und dazugehörigen Folien nicht mehr rückgängig machen können.

 

Nachdem Sie alle gewünschten Agenda-Punkte eingepflegt haben, können Sie rechts noch eine Reihe von Einstellungen an der Agenda vornehmen:

 

Sie können z.B. ein Agenda-Deckblatt auswählen, das alle Agenda-Punkte in einer Übersicht zeigt und vor den einzelnen Agenda-Folien eingefügt wird. Die Kapiteltrennseite ist standardmäßig angewählt und bezeichnet die einzelnen Agenda-Folien, die zwischen Ihren Präsentationsfolien eingefügt werden.

 

Außerdem können Sie auswählen, ob Sie auch eigene Agenda-Folien für die Unterpunkte erstellen lassen möchten, sofern Unterpunkte vorhanden sind. Darüber hinaus können Sie entscheiden, ob Unterpunkte, falls vorhanden, auf allen Agenda-Folien zu sehen sein sollen oder nur jeweils beim aktuellen Agenda-Punkt.

 

Unter dem Punkt Elemente können Sie eine Leiste mit Kapitelüberschriften für einen besseren Überblick auf den Inhaltsfolien oder die Navigations-Leiste für ein direktes Navigieren zwischen den Agenda-Punkten im Präsentationsmodus auswählen, falls diese in Ihrer Agenda aktiviert sind. Außerdem können Sie auch die Seitenzahlen zu den Agenda-Punkten anzeigen lassen, falls diese in der Agenda aktiviert sind.

  

Ist unter Agenda Optionen die automatische Aktualisierung aktiviert, werden die Seitenzahlen, die Navigation und die Kapitelüberschriften automatisch ergänzt bzw. aktualisiert, wenn in die Präsentation neue Folien eingefügt oder kopiert, oder alte Folien aus der Präsentation gelöscht werden. Ist die Funktion „Abschnitte erstellen“ aktiviert, wird die Präsentation entsprechend der Hauptpunkte der Agenda automatisch in native PowerPoint®-Abschnitte unterteilt.

 

Sollte die Agenda so viele Punkte enthalten, dass diese nicht mehr auf eine einzige Folie passen, kann die gesamte Agenda entweder automatisch verkleinert und auf die Größe der Folie angepasst oder auf mehrere Folien verteilt werden, damit sie nicht über die Folie hinausragt.

 

Wenn Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Agenda einfügen“ und empower erstellt automatisch die Agenda-Folien in der Präsentation.

  

Diese können Sie jetzt nach Belieben innerhalb Ihrer Präsentation verschieben bzw. weitere Inhaltsfolien zwischen den Agenda-Folien einfügen. Auf allen Inhaltsfolien werden nun automatisch die Kapitelüberschriften und die Navigation eingefügt. Die Kapitelüberschriften zeigen den kompletten Pfad des aktuellen Agenda-Punkts inklusive aller Ebenen an.

  

Die Navigation zeigt alle Agenda-Punkte der ersten Ebene und hebt den aktuellen Agenda-Punkt hervor, so dass Sie genau wissen, an welcher Stelle Ihrer Präsentation Sie sich gerade befinden.

 

Im Präsentationsmodus können Sie über die Navigation direkt zum jeweiligen Agenda-Punkt springen. Auch auf den Agenda-Folien sind die einzelnen Agenda-Punkte verlinkt, so dass Sie mit einem Klick zu einem beliebigen anderen Agenda-Punkt springen können.

Wenn es spätere Änderungen an der Agenda gibt, führen Sie diese bitte immer im Agenda-Editor aus. Klicken Sie dazu einfach auf die Agenda in der Präsentation und wählen „Agenda bearbeiten“.

 

Alternativ können Sie auch direkt über den Agenda-Button in der empower-Leiste wieder auf den Agenda-Editor zugreifen.

 

Dann können Sie die notwendigen Korrekturen einarbeiten und empower passt automatisch alle Agenda-Folien an. Die Agenda-Folien sind zwar normale PowerPoint®-Folien, dennoch sollten Sie diese nie von Hand ändern, da die Änderungen sonst nicht in den Editor übernommen werden und sich z.B. die Kapitelüberschriften oder die Navigation auf den Inhaltsfolien nicht automatisch aktualisieren. Der Agenda-Editor hingegen setzt diese Änderungen intelligent um. Und wenn Sie z.B. die Reihenfolge zweier Agenda-Punkte vertauschen, wirkt sich dies ebenfalls direkt auf Ihre Präsentation aus: Die jeweiligen Agenda-Folien verschieben sich und nehmen dabei alle ihre nachfolgenden Folien mit.

 

 

Senden

Die Funktion „Senden“ dient dazu, einzelne Folien oder die gesamte Präsentation direkt an einen Empfänger per Email zu versenden. Wählen Sie dazu in der aktuell geöffneten Präsentation eine oder mehrere Folien aus, die Sie versenden möchten. Klicken Sie nun auf „Senden“.

 

Es erscheint ein kleiner empower-Dialog. Hier können Sie den Namen der Datei bei Bedarf anpassen und entscheiden, ob nur die ausgewählten Folien, die aktuelle Folie oder alle Folien versendet werden sollen. Anschließend wählen Sie ein oder mehrere Formate aus, in dem die Datei verschickt werden soll. Je nach Office-Version stehen Ihnen die Formate PowerPoint® 2003, PowerPoint® 2007/2010/2013, PDF sowie „Notizenseite als PDF“ zur Verfügung. Klicken Sie dann auf „Neue E-Mail“. empower öffnet nun ein neues E-Mail-Fenster Ihres E-Mail-Programms (Outlook oder Lotus Notes). Sie müssen nun nur noch den Empfänger angeben und können die E-Mail anschließend direkt versenden.

 

 

 

Sprache

Ein Klick auf „Sprache“ öffnet ein Menüfenster, mit dem Sie auf Knopfdruck die Rechtschreibprüfung für die gesamte Präsentation oder einzelne Folien umstellen können.

 

Gerade wenn Präsentationen aus verschiedenen Sprachen entstanden sind, ist es sehr hilfreich, die Rechtschreibprüfung zentral einzustellen.

Wählen Sie die gewünschte Sprache aus und klicken Sie auf „Auf Folie(n) anwenden“, um die Rechtschreibprüfung für die aktuell ausgewählte Folie (oder Folien) anzuwenden – oder auf „Auf Präsentation anwenden“, um direkt die ganze Präsentation umzustellen.

  

 

 

Tools

Unter den Tools verbergen sich vier kleine Werkzeuge:

  • Layouts bereinigen
  • Animationen entfernen
  • Notizen und Kommentare löschen
  • Pack & Go

 

 

 

Über „Layouts bereinigen“ können Sie mit einem Klick überflüssige Layouts, die sich z.B. im Zuge einer Folienmigration automatisch in einen Master eingefügt haben, löschen. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Kapitel 5.2.

 „Animationen entfernen“ löscht ausnahmslos alle bestehenden Animationen in der Präsentation. Dies gilt sowohl für Folienanimationen als auch für Folienübergänge.

Notizen und Kommentare löschen“ löscht mit einem Klick alle Notizen und Kommentare auf den Folien der aktuellen Präsentation.

Mit „Pack & Go“ können Sie alle Daten der aktuellen Präsentation in einen lokalen Ordner auf Ihrem Computer, auf einen USB-Stick oder eine CD kopieren. Diese Funktion ist besonders dann sehr wertvoll, wenn Sie die Präsentation auf ein anderes Medium kopieren möchten und dabei z.B. Videos mit in den Ordner kopiert werden sollen.

 

 

Design Check

Der Design Check überprüft Ihre gesamte Präsentation auf die Einhaltung des Corporate Designs. Klicken Sie dazu einfach auf den „Design Check“-Button.

 

Auf der rechten Seite listet der Design Check alle Verstöße gegen das Corporate Design auf. Dabei wird pro Folie immer das Design geprüft, dem die jeweilige Mastervorlage zugewiesen ist. Ist dem Master, auf dem die Folie beruht, kein Master zugewiesen, werden alle in empower hinterlegten Designs zur Prüfung herangezogen.

 

 

Der Design Check überprüft die verwendete Mastervorlage, die Schriftfarben, Füllfarben, Linienfarben, Schriftgrößen und Schriftarten. Außerdem prüft empower, ob die verwendeten Aufzählungszeichen denen im Master entsprechen und ob ihre Farbe mit einer der zulässigen Schriftfarben übereinstimmt. Wenn Inhalte auf Folien im Bereich des Logo-Schutzraums liegen oder über Platzhalter hinausragen, wird dies ebenfalls angezeigt. Die Titel-Platzhalter werden noch einmal gesondert auf Farbe, Schriftart, Größe und Position im Vergleich zum Master-Layout geprüft.

Die Verstöße gegen das Corporate Design werden nach dem jeweiligen Typ des Verstoßes getrennt angezeigt. Dabei können Sie auswählen, ob die Verstöße noch einmal nach Folien gegliedert aufgelistet werden sollen oder direkt für die gesamte Präsentation.

 

So sehen Sie zum Beispiel, welche falschen Schriftfarben in der Präsentation verwendet wurden. Wenn Sie auf einen Eintrag klicken, selektiert empower automatisch die Folie und das Element, das den Fehler aufweist. Gleichartige Fehler werden gruppiert dargestellt. Dies ermöglicht Ihnen mit einem X in der Überschrift, ganz einfach alle gleichen Verstöße zu markieren und direkt zu ersetzen, in dem Sie eine korrekte Schriftfarbe auswählen und „Anwenden“ klicken.

 

Wenn auf Folien Elemente über dem Logo-Schutzraum oder dem Layout-Schutzraum liegen, zeigt der Design Check diese Verstöße ebenfalls an. Mit einem Klick auf den Eintrag werden die Elemente auf den entsprechenden Folien selektiert und Sie können diese verschieben, so dass Sie nicht mehr im Layout-Schutzraum liegen. Bei falschen Aufzählungszeichen wählen Sie einfach ein passendes aus der Liste aus. Es werden Ihnen alle Aufzählungszeichen angezeigt, die im Master des jeweiligen Designs definiert sind.

 

Bei Titel-Platzhalter-Verstößen können Sie über die „Auto-Korrektur“ die Titel in Schriftfarbe, Schriftart, Größe und Position an den Titel-Platzhalter aus dem Master angepassen.

 

Auch bei den Farb- und Schriftart-/Schriftgrößenverstößen können Sie die „Auto-Korrektur“ nutzen, wenn Sie nicht alle Design Check Verstöße einzeln bearbeiten wollen. Bei Farben wählt empower automatisch die Farbe aus dem Corporate Design aus, die der angemerkten Farbe am ähnlichsten ist. Bei Schriftgrößen wird die nächst größere oder kleinere freigegebene Schriftgröße aus empower automatisch angewandt. Analog wird bei Schriftarten verfahren. Die Auto-Korrektur können Sie für jede Rubrik von Verstößen einzeln anwenden oder direkt mit einem Klick auf „Alle Fehler automatisch korrigieren“ alle Design Check Verstöße auf einmal automatisch korrigieren lassen.

 

Wenn Sie alle Punkte in der Liste korrigiert haben, zeigt Ihnen der Design Check entsprechend an, dass keine Verstöße mehr vorliegen.

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