Bitte wählen Sie Ihr Produkt

3 empower Charts

In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie empower Charts einfügen und wie Sie diese bearbeiten können.

Bitte beachten Sie: Um die Funktionen von empower charts uneingeschränkt nutzen zu können, speichern Sie bitte Präsentationen als PPT oder PPTX Datei.

3.1 Einfügen von Charts

In der PowerPoint®-Menüleiste finden Sie die Funktionen von empower charts unter dem Tab Einfügen. Wenn empower slides ebenfalls installiert ist, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, empower charts auch direkt über den empower slides-Ribbon anzusteuern.

Zum Einfügen eines Charts klicken Sie bitte auf empower Chart und wählen Sie einen der angezeigten Chart Typen aus.

Wenn Sie vorher auf Ihrer Folie einen Platzhalter ausgewählt haben, fügt empower charts das gewünschte Chart direkt in den ausgewählten Platzhalter ein. Zum Bearbeiten des Charts (optisch oder hinsichtlich der Daten), wählen Sie dieses einfach aus. Oberhalb des Charts erscheint automatisch eine Aktionsleiste, mithilfe derer Sie nun Ihre Anpassungen durchführen können.

3.2 Charts-Daten bearbeiten

3.2.1 Integrierte Excel®-Tabelle

Wie bei einem üblichen PowerPoint®-Diagramm können Sie die Daten eines Charts mithilfe einer im Chart eingebetteten Excel®-Tabelle bearbeiten.

Klicken Sie dazu auf den Aktionspunkt Daten auf der Aktionsleiste oberhalb des ausgewählten Charts und wählen dann Daten editieren aus. Wie gewohnt öffnet sich nun die integrierte Excel®-Tabelle und Sie können die Daten bearbeiten, hinzufügen, entfernen sowie die jeweiligen Bereiche selektieren. Alternativ können Sie die integrierte Excel®-Tabelle auch sofort durch einen Doppelklick auf das Chart öffnen und die Bearbeitung der Daten vornehmen.

3.2.2 Daten sortieren

Unabhängig davon, ob Sie die Daten in Ihrem Chart von einer externen Excel®-Datei beziehen oder nicht, können Sie unter dem Aktionspunkt Daten und dann Daten sortieren mit einem Klick die Spalten nach der Gesamtsumme auf- oder absteigend sortieren oder die Sortierung umkehren.

Das Chart passt sich Ihren Wünschen automatisch an.

3.3 Externe Excel®-Daten

Neben der Nutzung integrierter Daten können Sie mithilfe von empower charts auf externe Excel®-Datenquellen zurückgreifen. Klicken Sie hierzu unter dem Aktionspunkt Daten auf Excel Link. Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in der Sie die gewünschte Excel®-Datei auswählen können.

 

Klicken Sie zunächst auf das Drop Down mit der Überschrift Excel-Datei. Sofern Sie bereits eine oder mehrere Excel®-Arbeitsmappen geöffnet haben, wird diese/werden diese im Drop Down aufgelistet. Sofern Sie auf keine der geöffneten Excel®-Arbeitsmappen zurückgreifen wollen (oder Sie keine geöffnet haben), klicken Sie im Drop Down auf (Öffnen…). Haben Sie auf (Öffnen…) geklickt, können Sie nun über den Windows Explorer Ihre Excel®-Arbeitsmappe finden.

 

Sobald Sie eine Excel®-Arbeitsmappe öffnen, erscheint sie auf der rechten Seite. Wählen Sie nun den gewünschten Datenbereich innerhalb der Excel® Tabelle aus, welchen Sie mithilfe eines Charts darstellen wollen. Klicken Sie anschließend auf Bereich auswählen um die Daten auszuwählen. Sobald Sie mit OK bestätigen, wird das Chart mit der Excel®-Tabelle verknüpft und die Daten werden übernommen.

3.3.1 Daten automatisch beim Öffnen aktualisieren

Haben Sie ein Chart mit einer externen Datenquelle verknüpft, können Sie einstellen, ob sich das Chart (bzw. die dahinterliegenden Daten) beim Öffnen der Präsentation (lokal oder aus empower heraus) aktualisieren soll oder nicht. Betätigen Sie entsprechend den Schalter Aktualisiere Daten automatisch beim Öffnen indem Sie diesen auf Nein oder Ja stellen.

3.3.2 Relative Pfade verwenden

Haben Sie ein Chart mit einer externen Datenquelle verknüpft, können Sie einstellen, ob Sie die Funktion Relative Pfade nutzen wollen.

Anstelle eines festen Pfades berücksichtigt diese Einstellung den relativen Pfad der entsprechenden PowerPoint®- und Excel®-Datei. Wenn Sie bspw. eine PowerPoint®- und eine Excel®-Datei (die Charts in der PPT Datei sind mit der Excel®-Datei verknüpft) per E-Mail an eine Kollegin schicken wollen, kann die Kollegin beide Dateien lokal speichern. Obwohl nun der Verknüpfungspfad des Charts auf einen für die Kollegin nicht zugänglichen Pfad verweist, kann eine Verbindung zu den Excel®-Daten aufgrund der relativen Verknüpfung hergestellt werden. Vorausgesetzt ist allerdings, dass die Dateien relativ im gleichen Verhältnis zueinander abgelegt werden. Wenn sich also beispielsweise die Ursprungdateien in dem gleichen Ordner befinden, ist es notwendig, dass die Dateien ebenfalls lokal in dem gleichen Ordner abgespeichert werden.

Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie die Funktion Relative Pfade aktivieren, sich die angezeigte Pfadangabe nicht ändert.

3.3.3 Externe Datenquellen nachträglich bearbeiten

Wollen Sie die externe (Excel®-Daten-)Anbindung eines Charts bearbeiten, klicken Sie auf den Aktionspunkt Link bearbeiten auf der Aktionsleiste oberhalb des Charts. Mit einem Klick auf Verlinkungsquelle öffnen können Sie die verknüpfte Datei auch direkt öffnen und die Daten für das Chart anpassen.

Sofern Sie mehrere externe Excel®-Verknüpfungen in Ihrer Präsentation benutzen, können Sie zum Verwalten der Links den Excel Link Manager über die Funktion Excel Links nutzen, welche sich in der PowerPoint® Menüleiste unter Einfügen im Bereich empower Charts befindet.

Haben Sie den Excel Link Manager geöffnet, sehen Sie eine Übersicht über alle mit Excel®-Dateien verknüpften Charts in Ihrer Präsentation.

Auf der linken Seite wird angezeigt, auf welcher Folie sich die Verknüpfung befindet. Sie sehen den Speicherort der Ursprungsdatei und können diese einfach mit einem Klick auf den Pfad öffnen. Indem Sie mehrere oder alle Einträge markieren, können Sie die ausgewählten Charts auf einmal aktualisieren oder Ihre Verknüpfungen löschen. Rechts haben Sie noch die Möglichkeit, Automatische Aktualisierung beim Öffnen sowie Relative Pfade verwenden zu aktivieren bzw. deaktivieren. Zudem können Sie die Ursprungsdatei für einzelne oder mehrere Verknüpfungen gleichzeitig austauschen. Dazu selektieren Sie einfach die entsprechenden Verknüpfungen und klicken auf Neue Excel®-Datei auswählen. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie die zu verlinkende Datei auswählen können.

3.4 Anpassen von Charts

3.4.1 Data Labels

Klicken Sie auf Data Labels in der Aktionsleiste oberhalb des  Charts, um die Eigenschaften der Datenwerte und -beschriftungen zu ändern.

 

Zunächst haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die Säulensumme im Chart anzeigen lassen möchten.

Zudem können Sie unter der Kategorie Werte Beschriftungen den nominalen Wert im Chart anzeigen lassen, in dem Sie auf Zeige Wert klicken. Möchten Sie die Werte des Charts als Prozentangaben darstellen lassen, können Sie auch die Option Zeige prozentualen Wert aktivieren. Mithilfe des Drop-Down Menüs kann zudem das Format der Prozentangabe gewählt werden. Schließlich können Sie den Seriennamen unter den Weiteren Beschriftungen ein- und ausblenden.

Standardgemäß ist das Zahlenformat entsprechend dem Format in der dem Chart zugrundeliegenden Excel®-Tabelle eingestellt. Mithilfe eines Drop Downs können Sie die Darstellung des numerischen Zahlenformates ändern (bspw. von der mitteleuropäischen Schreibweise zur US-Amerikanischen wechseln). Sie haben die Möglichkeit, zwischen den vordefinierten Formaten zu wählen oder ein eigenes Benutzerdefiniertes Zahlenformat zu erstellen. Hier können Sie auch beispielweise prozentuale Anteile in dem Chart anzeigen lassen. Klicken Sie dafür auf das Drop Down Menü und wählen Sie die Option Benutzerdefiniertes Zahlenformat aus. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie nun das gewünschte Format auswählen oder in dem Eingabefeld ein neues Format definieren können.

Schließlich können Sie in diesem Bereich die Skalierung der Werte ändern, um möglicherweise zu große Zahlen übersichtlich darzustellen.

Um die Lesbarkeit der Datenbeschriftungen auf einem gleichfarbigen Hintergrund zu gewährleisten, können Sie außerdem für die Beschriftung einen transparenten Hintergrund generieren, in dem Sie die Funktion Zeige Datenbeschriftungshintergrund aktivieren.

Des Weiteren können Sie die Einstellungen der Datenbeschriftung auf das Ursprungsformat zurücksetzen, klicken Sie dazu bitte auf Datenbeschriftungen zurücksetzen.

3.4.2 Serien

Mithilfe der Funktion Serien, die sich in der Aktionsleiste oberhalb des Charts befindet, kann für jede Serie des Charts die Achse und gegebenenfalls der Typ ausgewählt werden. Unter der Kategorie Achse kann bestimmt werden, ob sich die Serie an der Primär- oder Sekundärachse orientiert. Bei Balkencharts können Sie zusätzlich unter Typ auswählen, ob die Datenreihe als Linie oder Balken angezeigt werden soll. So sind auch Mischcharts aus Balken und Linien möglich.

3.4.3 Bearbeitung von Textelementen

Um das Design der Textelemente wie die Beschriftung oder Position der Objekte anzupassen, können Sie einfach das entsprechende Element auswählen.

Es wird ein Overlay eingeblendet, in dem nun die Schriftgröße und die Schriftfarbe entsprechend des Corporate Designs angepasst werden kann. Zudem können Sie die Optionen Fett, Kursiv und Unterstrichen wählen.

Bei den Data Labels können Sie außerdem mehrere Elemente markieren und diese gleichzeitig bearbeiten. Selektieren Sie dazu die entsprechenden Elemente und halten Sie währenddessen die „STRG“-Taste gedrückt. Möchten Sie die Position des Elementes verändern, so können Sie dieses per Drag & Drop verschieben.

Bei den Data Labels ist die Besonderheit gegeben, dass sich ihre Position automatisch anpasst, wenn sie sich überschneiden. Um diesen automatisierten Vorgang zu unterbinden, können Sie das Data Label per Drag & Drop bei gleichzeitigem Betätigen der „STRG“-Taste an die gewünschte Stelle platzieren.

Um die Data Labels ausschließlich horizontal und vertikal verschieben zu können, halten Sie bitte die „Shift“-Taste gedrückt während Sie das Element wie gewünscht positionieren.

Des Weiteren haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, vor die Datenbeschriftungen des Charts ein Präfix einzufügen. Dazu klicken Sie einfach auf ein Data Label und dann auf den Button Präfix. Geben Sie hier nun in die Eingabezeile das gewünschte Präfix ein und klicken Sie dann auf OK. Wenn Sie das Präfix wieder entfernen möchten, können Sie einfach eine der Datenbeschriftungen auswählen und nach Betätigen des Präfix-Buttons auf Leeren klicken.

3.4.4 Bearbeitung von Chartelementen

Mit empower charts können Sie die Chartfarben einer Serie oder eines einzelnen Elementes gemäß den Corporate Design Farben bearbeiten. Dazu klicken Sie einfach auf das entsprechende Element einer Serie, dann auf den Farbe-Button und wählen die gewünschte Farbe aus.

 

Ist das Element einer Serie zugehörig, so verändern sich automatisch alle Elemente dieser Serie. Möchten Sie allerdings nur ein einzelnes Element bearbeiten, so können Sie das Element mit einem Doppelklick auswählen und die Änderungen durchführen. 

Außerdem können Sie mit empower charts die Chartelemente mit einer Schraffur versehen. Indem Sie das Element anklicken und dann den Schraffur-Button betätigen, können Sie das gewünschte Muster auswählen.

 

3.5 Chart Eigenschaften

3.5.1 Balkenbreite und Schriftgröße

Klicken Sie auf Eigenschaften in der Aktionsleiste oberhalb des Charts, um die Balkenbreite und die Schriftgröße zu bearbeiten.

Zunächst können Sie ganz oben die Balkenbreite mithilfe eines Schiebereglers manipulieren. Darunter können Sie die Schriftgröße bearbeiten. Die Funktion Schriftgröße auf alle Diagramme auf der Folie anwenden ermöglicht es Ihnen, die Schriftgrößeneinstellungen auf alle Charts, die sich auf der Folie befinden, anzuwenden.

3.5.2 Legende

Um in Ihrem Chart eine Legende anzuzeigen, klicken Sie auf Eigenschaften in der Aktionsleiste und dann auf Legende anzeigen.

Beim Einfügen der Legende können Sie bestimmen, ob sich diese rechts, links, oberhalb oder unterhalb des Charts platzieren soll. Klicken Sie auf die präferierte Position und die Legende wird in das Chart eingefügt. Mit einem Klick auf die Legende kann das Design (Schriftgröße, Schriftfarbe etc.) einheitlich angepasst werden. Um die Legende wieder zu entfernen, wählen Sie die Funktion Eigenschaften sowie Legende anzeigen aus und klicken Sie nun auf Keine.

3.5.3 Manueller Bearbeitungsmodus

Wenn Sie mit der Gestaltung des Charts fertig sind, können Sie auch manuelle Änderungen vornehmen. Wenn Sie den manuellen Bearbeitungsmodus aktivieren, werden alle Funktionen von empower charts deaktiviert und Sie können wie gewohnt manuell Änderungen am Chart vornehmen.

 

Bitte beachten Sie, dass gegeben falls Formatierungen wieder verloren gehen, sobald Sie den manuellen Bearbeitungsmodus wieder deaktivieren.

Grundsätzlich sollte der manuelle Bearbeitungsmodus nicht dafür verwendet werden, das Chart im normalen Gebrauch zu manipulieren, da fast alle Änderungen zurückgesetzt werden oder weitreichende Änderungen dazu führen können, dass empower charts nicht mehr korrekt mit diesem Diagramm funktioniert.

Für einen genaueren Überblick, was nach Verlassen des manuellen Bearbeitungsmodus verloren geht, muss man unterscheiden zwischen Gantt und Daten Chart:

Gantt Chart
Nach Verlassen des manuellen Bearbeitungsmodus werden (nahezu) alle Änderungen des Nutzers rückgängig gemacht.

Daten Chart
Nach Verlassen des manuellen Bearbeitungsmodus werden alle Änderungen des Nutzers rückgängig gemacht, mit folgenden Ausnahmen:

  • Änderungen an Farben für Datenpunkte (also z.B. an einem Stück eines Balkens)
  • Änderungen an Schraffuren von Datenpunkten
  • Änderungen gleich welcher Art an der Kategorie-Achse
  • Änderungen an Achseneinstellungen der Y-Achse (hierzu muss im manuellen Modus die PPT-Achse erst eingeblendet und später im Charts-Modus die EC-Achse aus und wieder eingeschaltet werden)
  • Änderungen an Gitternetzlinien im Chart
  • Einstellungen von Linienart und Marker Style bei Linien-Charts

Zusätzliche Shapes im Chart werden nicht entfernt, dies gilt auch für Chart-Titel, Achsen-Titel, Datentabelle etc.

3.5.4 Achsen konfigurieren

Ebenfalls unter den Eigenschaften können Sie eine Primärachse (und ggf. auch eine Sekundärachse) einblenden. Haben Sie eine Achse ausgewählt, können Sie diese entweder automatisch skalieren oder Sie geben manuell je einen Wert für das Minimum und Maximum der Achsenskala ein.

Zudem können Sie mit einem Klick auf die entsprechende Achse die Textformatierung der Achsenbeschriftung anpassen. Gegebenenfalls haben Sie zusätzlich die Option, die Skalierung der Achse einzustellen.

3.5.5 Gleiche Skalierung und Größe für alle Charts

Um Charts auf einer Folie besser vergleichen zu können, kann die Skalierung sowie die Größe der Charts auf einer Folie vereinheitlicht werden. Wählen Sie dafür ein Chart auf der Folie aus, klicken Sie dann auf den Button Eigenschaften in der Aktionsleiste und anschließend die Schaltfläche Gleiche Skalierung und Größe für alle Diagramme auf der Folie.

Die Skalierungen der Charts werden entsprechend dem selektierten Element angepasst. Die Höhenanpassung orientiert sich an dem höchsten Chart auf der Folie.

3.6 Chart Features

3.6.1 Wachstumspfeile

Der Wachstumspfeil zeigt Ihnen das Wachstum von zwei Datenpunkten an. Um einen Wachstumspfeil zu erstellen, klicken Sie in der Aktionsleiste oberhalb des selektierten Charts auf Linien und wählen Sie dort die Option Wachstumspfeil aus. Nun klappt ein weiterer Bereich aus, in dem Sie die gewünschten zwei Datenpunkte selektieren können. Zudem können Sie hier entscheiden, welchen Beschriftungstyp Sie nutzen wollen (Prozent, Absolut oder beides) und ob eine Ellipse um den Wert angezeigt werden soll.

Möchten Sie nachträglich Bearbeitungen an den Einstellungen vornehmen, so klicken Sie einfach auf den Wachstumspfeil und dann auf Bearbeiten. Es wird nun wieder der Auswahlbereich angezeigt, in dem Sie die Einstellungen des Wachstumspfeils verändern können. Möchten Sie den Pfeil wieder aus der Präsentation löschen, wählen Sie auch hier den Pfeil aus und klicken Sie auf Löschen.

3.6.2 CAGR-Pfeil

Der CAGR-Pfeil (Compound Annual Growth Rate) zeigt Ihnen das durchschnittliche jährliche Wachstum im Zeitraum zwischen zwei Datenpunkten an. Um einen CAGR-Pfeil zu erstellen, klicken Sie in der Aktionsleiste oberhalb des selektierten Charts auf Linien und wählen Sie dort CAGR-Pfeil aus. Nun klappt ein weiterer Bereich aus, in dem Sie die gewünschten zwei Datenpunkte selektieren können.

Wie bei dem Wachstumspfeil können Sie mit einem Klick auf den CGR-Pfeil nachträgliche Änderungen vornehmen oder das Element wieder löschen.

3.6.3 Deltalinie

Die Deltalinie zeigt Ihnen den prozentualen oder absoluten Unterschied zwischen zwei Datenpunkten an. Um eine Deltalinie zu erstellen, klicken Sie in der Aktionsleiste oberhalb des selektierten Charts auf Linien und wählen Sie dort Deltalinie aus. Nun klappt ein weiterer Bereich aus, in dem Sie die gewünschten zwei Datenpunkte selektieren können.

Zudem können Sie hier entscheiden, welchen Beschriftungstyp Sie nutzen wollen (Prozent, Absolut oder beides) und ob eine Ellipse um den Wert angezeigt werden soll. Um die Deltalinie zu löschen oder nachträglich zu bearbeiten, klicken Sie auf das entsprechende Element und wählen Sie die gewünschte Option aus.

3.6.4 Wertelinie

Die Wertelinie zeigt Ihnen eine horizontale Wertelinie innerhalb eines Charts an. Um eine Wertelinie zu erstellen, klicken Sie in der Aktionsleiste oberhalb des selektierten Charts auf Linien und wählen Sie dort Wertelinie aus. Nun klappt ein weiterer Bereich aus, in dem Sie den gewünschten Wert, der angezeigt werden soll, eingeben können. Zudem können Sie die Beschriftung der Wertelinie festlegen.

Möchten Sie die Wertelinie aus dem Chart entfernen oder die Einstellungen der Linie anpassen, so können Sie die Wertelinie auswählen und den entsprechenden Button anklicken.

3.6.5 Verbindungen anzeigen

Mithilfe der Funktion Verbindungen anzeigen können Sie Verbindungslinien zwischen Ihren Chartbalken darstellen. Um Verbindungen anzuzeigen, klicken Sie in der Aktionsleiste oberhalb des selektierten Charts auf Linien und aktivieren Sie dort den Schalter bei Verbindungen anzeigen.

3.6.6 Breaks einsetzen

Mithilfe von Breaks können Sie Datensegmente stauchen, um bspw. relativ kleine Säulen optisch besser erkennbar zu machen. Um Breaks setzen zu können, klicken Sie in der Aktionsleiste oberhalb des selektierten Charts auf Linien und wählen Sie dort Breaks aus. Nun klappt ein weiterer Bereich aus, in dem Sie neue Breaks setzen können.

 

Die Breite (der ausgeblendete Wertebereich) der Breaks kann hier manuell definiert werden. Es kann bspw. vorkommen, dass Sie innerhalb eines Charts Daten verwenden, bei denen hohe absolute Unterschiede bestehen. Dies kann dazu führen, dass eine Säule mit einem sehr niedrigen Wert einer mit einem sehr hohen Wert gegenübersteht. Die Übersichtlichkeit des Charts kann dadurch beeinträchtigt werden. Nutzen Sie in solchen Fällen die Breaks, um so die Übersicht zurückzugewinnen.

Hier nun ein Beispiel für ein Chart ohne Break:

 

Hier nun dasselbe Chart mit Break:

 

3.7 Diagramme in Charts konvertieren

Es besteht die Möglichkeit ein natives PowerPoint®-Diagramm in ein empower Chart zu konvertieren. Dazu selektieren Sie das Diagramm, welches Sie in ein Chart umwandeln möchten, und klicken Sie wie auch beim Einfügen eines Charts im Ribbon auf empower Chart. Wählen Sie dann den gewünschten Charttypen aus und das Diagramm wird entsprechend umgewandelt.

Wenn Sie empower slides installiert haben, besteht auch die Möglichkeit ein Diagramm mithilfe der „Anwenden“-Funktion aus empower slides in ein empower Chart zu formatieren, insofern ein empower Chart im Diagrammvorlagenordner der empower Bibliothek hinterlegt ist. Um das Chart auf das Diagramm anzuwenden, selektieren Sie zunächst das Diagramm auf der Folie und wählen Sie dann in dem Diagrammvorlagenordner das entsprechende Chart aus. Klicken Sie anschließend auf Anwenden. Unter den Einstellungen können Sie wählen, ob auch die Position und Größe sowie der Diagrammtyp auf das selektierte Diagramm angewandt werden soll. Zudem können Sie auf gleiche Weise schon bestehende empower Charts in andere empower Charts umwandeln. Bitte beachten Sie, dass nur Diagramme in Charts umgewandelt werden können, wenn beide integrierten Excel®-Tabellen die gleiche Datenstruktur aufweisen. Zum Beispiel können Sie ein gestapeltes Säulendiagramm in ein gruppiertes Balkenchart konvertieren. Es ist allerdings nicht möglich, dass gestapelte Säulendiagramm in ein Wasserfallchart umzuwandeln.

 

Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.